Mahlzeiten in der Entgeltabrechnung / 3 Praxisrelevante Essenmarken-Sachverhalte

Gibt der Arbeitgeber Essenmarken oder Essenschecks für den Bezug von Mahlzeiten aus, sind folgende Fallgestaltungen zu unterscheiden.^[1]

[1] R 8.1 Abs. 7 LStR.

3.1 Essenmarken für unternehmenseigene Kantine

Gelten die Essenmarken für den Bezug von Mahlzeiten in einer vom Arbeitgeber selbst betriebenen Kantine, so ist der Wert der Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen. Der Wert der Essenmarken ist für die Besteuerung ohne Bedeutung; lohnsteuerpflichtig ist stets der Sachbezugswert bzw. der um die Zahlung des Arbeitnehmers geminderte Sachbezugswert.

3.2 Essenmarken für nicht selbst betriebene Kantine

Gibt der Arbeitgeber für die arbeitstägliche Mahlzeit Essenmarken aus, welche in einer vom Arbeitgeber nicht selbst betriebenen Kantine eingelöst werden können, und sind die in den Lohnsteuer-Richtlinien verlangten Voraussetzungen für außerbetriebliche Mahlzeiten erfüllt und beträgt insbesondere der Verrechnungswert der Essenmarke nicht mehr als 7,23 EUR, so ist ebenfalls der Wert der Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen. Insbesondere dann, wenn der Arbeitgeber dem Betreiber der Einrichtung nicht nur den Wert der Essenmarke bar ersetzt, sondern zusätzlich noch Sachleistungen erbringt, indem er z. B. dem Betreiber der Einrichtung Räume oder Einrichtungsgegenstände verbilligt überlässt oder Strom und Heizung zur Verfügung stellt. In diesen Fällen ist nicht der Wert der Essenmarke, sondern stets der Sachbezugswert bzw. der um die Zahlung des Arbeitnehmers geminderte Sachbezugswert lohnsteuerpflichtig.^[1]

Praxis-Beispiel

Zuzahlung des Arbeitnehmers

Der Arbeitnehmer nimmt arbeitstäglich in der verpachteten Betriebskantine ein Mittagessen zum Preis von 4,50 EUR ein. Er gibt die Essenmarke mit einem aufgedruckten Wert von 3 EUR in Zahlung und zahlt die Differenz von 1,50 EUR.

Ergebnis: Der Unterschiedsbetrag zwischen der Zuzahlung und dem amtlichen Sachbezugswert für die Mahlzeit (4,13 EUR) i. H. v. 2,63 EUR ist lohnsteuerpflichtig.

[1] R 8.1 Abs. 7 Nr. 4a LStR.

3.3 Essenmarken für fremdbewirtschaftete Kantine oder Gaststätte

Etwas anderes gilt, wenn die Leistungen des Arbeitgebers an den Betreiber der fremden Kantine oder bei Mahlzeiten außerhalb des Betriebs an die Gaststätte u. a. ausschließlich aus Barzuschüssen in Form von Essenmarken bestehen, deren Verrechnungswert 7,23 EUR nicht übersteigt. In diesen Fällen ist der Besteuerung der Wert der Essenmarke zugrunde zu legen, höchstens aber der amtliche Sachbezugswert. Die Essenmarke ist steuerfrei, wenn der Arbeitnehmer nach Verrechnung des Wertes der Essenmarke mindestens den amtlichen Sachbezugswert bezahlt.

Praxis-Beispiel

Ansatz des Verrechnungswerts der Essenmarke

Der Arbeitnehmer nimmt arbeitstäglich in einer Gaststätte ein Mittagessen zu 4,50 EUR ein und gibt die Essenmarke mit einem aufgedruckten Wert von 4,50 EUR in Zahlung.

Ergebnis: Lohnsteuerpflichtig ist der amtliche Sachbezugswert für die Mahlzeit von 4,13 EUR.

Der Arbeitnehmer kauft mittags in einer Gaststätte einen Imbiss zu einem Preis von 3 EUR. Er übergibt die Essenmarke mit einem aufgedruckten Wert von 1,50 EUR und zahlt die Differenz i. H. v. 1,50 EUR.

Ergebnis: Die Zuzahlung des Arbeitnehmers von 1,50 EUR unterschreitet den amtlichen Sachbezugswert für die Mahlzeit (4,13 EUR) um 2,63 EUR. Lohnsteuerpflichtig ist aber maximal der Wert der Essenmarke mit 1,50 EUR.

Erhält der Arbeitnehmer arbeitstäglich eine Essenmarke mit einem Verrechnungswert von mehr als 7,23 EUR, die beim Bezug einer Mahlzeit in einer nicht vom Arbeitgeber betriebenen Kantine oder außerhalb des Betriebs in einer Gaststätte u. a. eingelöst werden kann, ist stets die Essenmarke mit ihrem Verrechnungswert lohnsteuerpflichtig, ggf. gekürzt um ein vom Arbeitnehmer gezahltes Entgelt, das auch in einem vereinbarten Barlohnverzicht bestehen kann.

Praxis-Beispiel

Essenmarke als Barlohn

Die Arbeitnehmer können für 2 EUR Essenmarken im Betrieb erwerben, die in einer nahe gelegenen Gaststätte beim Bezug eines arbeitstäglichen Essens für 7,50 EUR (Verrechnungswert der Essenmarke) eingelöst werden können.

Ergebnis: Der Besteuerung ist der Verrechnungswert der Essenmarke zugrunde zu legen, abzüglich des vom Arbeitnehmer gezahlten Entgelts, also pro Mahlzeit 5,50 EUR. Die Pauschalbesteuerung mit 25 % ist ausgeschlossen, weil der 2024 für Essenmarken zugelassene Höchstbetrag von 7,23 EUR überschritten wird und deshalb für die Mahlzeit nicht der amtliche Sachbezugswert, sondern der tatsächliche Verrechnungswert der Essenmarke dem Arbeitslohn zugerechnet werden muss.

Nachweis der Arbeitnehmer-Zuzahlung

Der Arbeitgeber muss die Zuzahlung des Arbeitnehmers grundsätzlich in nachprüfbarer Form nachweisen.^[1] Dieser Einzelnachweis ist nur dann nicht erforderlich, wenn z. B. durch eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Betreiber der Gaststätte gewährleistet ist, dass die Zuzahlung des Arbeitnehmers für eine Mahlzeit den anteiligen amtlichen Sachbezugswert nicht unterschreitet. Denkbar wäre auch, dass die Zuzahlung des Arbeitnehmers von der Gaststätte auf der Essenmarke bestätigt wird.

[1] R 8.1 Abs. 7 Nr. 6 LStR.

3.4 Arbeitnehmer im Hotel- und Gaststättengewerbe

Die amtlichen Sachbezugswerte für die arbeitstägliche Mahlzeit gelten auch für Arbeitne...