Mahlzeiten in der Entgeltabrechnung / 5 Mahlzeiten aus besonderem Anlass

Mahlzeiten aus besonderem Anlass sind nicht nur gegeben, wenn sie unmittelbar durch den Arbeitgeber unentgeltlich oder verbilligt eingeräumt werden.^[1]

Die nachfolgenden Ausführungen gelten auch für die besondere Arbeitgeberbewirtung im weiteren Sinne, die auf Veranlassung des Arbeitgebers durch einen Dritten erfolgt. Entscheidend ist, dass

• die Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden und
• die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist.^[2]

Steuerfreie Arbeitnehmerbewirtung bei überwiegend betrieblichem Interesse

Mahlzeiten, die im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers an die Arbeitnehmer abgegeben werden, gehören nicht zum Arbeitslohn. Hierzu rechnen

• die Speisen und Getränke anlässlich herkömmlicher Betriebsveranstaltungen^[3]
• Bewirtungskosten aus Anlass der Ehrung eines einzelnen Jubilars oder eines ausscheidenden Arbeitnehmers, auch wenn an der Veranstaltung weitere Arbeitnehmer teilnehmen,
• Bewirtungskosten im Rahmen einer betrieblichen Veranstaltung aus Anlass eines runden Arbeitnehmer-Geburtstags,
• Mahlzeiten im Rahmen einer geschäftlichen Bewirtung, wenn also auch fremde Geschäftspartner beteiligt sind,
• Speisen und Getränke anlässlich außergewöhnlicher Arbeitseinsätze.

[1] R 8.1 Abs. 8 LStR.

[2] R 8.1 Abs. 2 Nr. 2 LStR.

[3] R 19.5 LStR.

5.1 Außergewöhnliche Arbeitseinsätze

Hierzu gehören Speisen und Getränke, die aus Gründen des Arbeitsablaufs unentgeltlich überlassen werden und sich damit als notwendige Begleiterscheinung der mit dem außergewöhnlichen Arbeitseinsatz erfolgten Zielsetzung erweisen. Außergewöhnlich sind nur solche Arbeitseinsätze, die einen vorhersehbaren oder ohne Aufschub zu erledigenden Arbeitsanfall betreffen. Nicht begünstigt, sondern lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn sind deshalb die sog. Arbeitsessen, die im Rahmen regelmäßiger Geschäftsleitungssitzungen abgegeben werden.^[1]

[1] BFH, Urteil v. 4.8.1994, VI R 61/92, BStBl 1995 II S. 59.

5.1.1 Höchstgrenze von 60 EUR pro Ereignis und Arbeitnehmer

Es ist in jedem Fall zu prüfen, ob eine Abgabe aufwendiger Speisen und Getränke vorliegt, mit denen eine Belohnungsabsicht verfolgt wird. Auch bei Vorliegen eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes ist deshalb für die Steuerfreiheit erforderlich, dass der Wert der abgegebenen Speisen und Getränke pro Ereignis und Arbeitnehmer 60 EUR nicht überschreitet.^[1]

Praxis-Beispiel

Steuerfreie Bewirtung im Rahmen der Inventurarbeiten

Während der jährlichen Inventurarbeit sorgt der Arbeitgeber für einen warmen Imbiss im Betrieb, damit die Arbeitnehmer nach einer kurzen Pause die Arbeiten fortsetzen können.

Ergebnis: Die unentgeltliche Mahlzeit dient dem Zweck der zügigen Durchführung der betrieblichen Inventur und ist deshalb als Mahlzeit anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes im Rahmen der Grenze von 60 EUR steuerfrei.

[1] R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 i. V. m. R 19.6 Abs. 2 LStR.

5.1.2 "Nachträgliche" Bewirtungen nicht begünstigt

Steuerfrei bleiben nur Speisen, die sich als notwendige Begleiterscheinung der mit dem Arbeitseinsatz verfolgten Zielsetzung erweisen. Begünstigt sind deshalb nur Arbeitnehmerbewirtungen während des Arbeitseinsatzes. Mahlzeiten, die im Anschluss an den Arbeitseinsatz in einer Gaststätte gewährt werden, können dagegen stets nur als Entlohnung für die geleistete Zusatzarbeit verstanden werden. Die steuerpflichtige Bewirtungsleistung ist mit dem tatsächlichen Gaststättenpreis dem Lohnsteuerabzug zu unterwerfen. Die amtlichen Sachbezugswerte finden keine Anwendung.

Praxis-Beispiel

Quartalsabrechnung kein außergewöhnlicher Arbeitseinsatz

Ein Arzt lädt seine Belegschaft im Anschluss an die vierteljährlich vorzunehmende Quartalsabrechnung zum Abendessen in ein benachbartes Restaurant ein.

Ergebnis: Die vierteljährlich stattfindende Quartalsabrechnung ist zwar ein begünstigter Arbeitseinsatz, die Bewirtung erfolgt aber außerhalb des Betriebs im Anschluss an den Arbeitseinsatz.

5.2 Auswärtstätigkeit

Mahlzeiten, die der Arbeitnehmer zur üblichen Beköstigung von seinem Arbeitgeber (im weiteren Sinne) anlässlich oder während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit erhält, oder welche die Voraussetzungen einer doppelten Haushaltsführung erfüllen, sind steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Seit 2014 gilt dies nur noch dann, wenn der Arbeitnehmer für diesen Reisetag keine Verpflegungspauschale in Anspruch nehmen kann, z. B. weil die Abwesenheitsgrenze von 8 Stunden (eintägige Reisen) nicht erreicht wird oder die 3-Monatsfrist bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit an derselben Einsatzstelle abgelaufen ist. Der Ansatz des amtlichen Sachbezugswerts (2024: 2,17 EUR für das Frühstück bzw. 4,13 EUR für Mittag- bzw. Abendessen) für die Besteuerung des geldwerten Vorteils ist zwingend, sofern es sich um eine übliche Mahlzeit handelt.^[1] Um eine übliche Bewirtung handelt es sich, wenn der Gesamtwert der vom Arbeitgeber pro Mahlzeit unmittelbar oder mittelbar gewährten Speisen und Getränke nicht mehr als 60 EUR beträgt. Die nach altem Reisekostenrecht alternativ mögliche Bewertung der üblichen Arbeitgeberbewirtung mit den tatsächlichen Kosten^[2] ist nicht mehr zulässig.

Wichtig

60-EUR-Grenze für amtlichen Sachbezugswe...