Voraussetzung für die Erstattung von Meldungen und Beitragsnachweisen im automatisierten Verfahren ist, dass
- die Stammdaten bei der Datenerfassung, spätestens jedoch jeweils vor der monatlichen Abrechnung, maschinell auf Zulässigkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft und als fehlerhaft erkannte Daten protokolliert und nicht in die Entgeltunterlagen übernommen werden,
- Daten nur übermittelt werden, wenn dem Arbeitgeber die melderelevanten persönlichen Daten des Beschäftigten vorliegen,
- die Fehlzeiten maschinell verwaltet werden,
- alle Tatbestände, die zu einer Unterbrechung der sozialversicherungsrechtlichen Beschäftigung führen, maschinell verwaltet werden,
- die SV-Tage maschinell ermittelt werden,
- Rückrechnungen/Beitragskorrekturen mindestens bis zum April des Vorjahres programmgesteuert erfolgen,
- nach Korrekturen von Entgelten oder abrechnungsrelevanten Stammdaten im Zeitrahmen der Rückrechnungstiefe und von Märzklausel-Fällen bereits abgerechnete Monate (auch Monate, in denen einmalig gezahltes Arbeitsentgelt gewährt wurde) automatisch aufgerollt werden,
- alle melderelevanten Daten aus maschinell geführten Entgeltunterlagen entnommen werden,
- alle Meldetatbestände maschinell erkannt werden,
- alle Meldungen, Beitragsnachweise, Anträge und Bescheinigungen maschinell ausgelöst, vollzählig erstattet und dokumentiert werden,
- vor Erstattung der Meldungen, Beitragsnachweise, Anträge und Bescheinigungen und Abrufe von Arbeitsunfähigkeitszeiten die darin enthaltenen Stamm- und Abrechnungsdaten maschinell auf Zulässigkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft sind,
- die Meldung des elektronischen Lohnnachweises und der einzelnen UV-Jahresmeldungen, die aus demselben Entgeltabrechnungsprogramm/System erzeugt werden, auf Grundlage derselben Entgelte erstellt und gemeldet werden,
- als fehlerhaft erkannte Meldedaten protokolliert und nicht übermittelt werden und
- entgegengenommene Meldungen, Anforderungen und Bescheinigungen maschinell verarbeitet und dokumentiert werden sowie die sich daraus ergebenden systemseitigen Folgeprozesse umgesetzt werden.
Für die Beurteilung einer ordnungsgemäßen Abwicklung der Entgeltabrechnung sind die Regelungen der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) maßgebend. Für die Berechnung der Beiträge gilt der erste Abschnitt der BVV.
1.1 Systemuntersuchung
Die Rahmenbedingungen der Systemuntersuchung sind in den Gemeinsamen Grundsätzen für die Systemprüfung nach § 22 Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) definiert. Die Systemuntersuchung besteht aus der Systemprüfung, den Pilotprüfungen und der permanenten Qualitätssicherung.
Die Systemprüfung basiert auf einem umfangreichen Pflichtenheft (Stand 15.11.2023, gültig ab 1.1.2024) sowie Testaufgaben, die mittels des zu prüfenden Programms verarbeitet werden müssen.
Zusätzlich zur initialen Systemprüfung ist eine Pilotprüfung nötig, in der das Programm von mindestens 2 Programmanwendern genutzt wird: Der laufende, tatsächliche Betrieb soll zeigen, dass das Programm ordnungsgemäß funktioniert und praktikabel in der Anwendung ist.
Nach einer ersten, umfassenden Prüfung des jeweiligen Programms werden jährlich Prüfungen im Rahmen einer Qualitätssicherung durchgeführt.
Seit dem 1.1.2022 umfasst die Systemuntersuchung zusätzlich die Programme von Zeiterfassungssystemen, soweit diese den Datenabruf von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen der Arbeitnehmer durch die Arbeitgeber ermöglichen.
1.2 Zertifizierung
Nach erfolgreicher Systemprüfung erhält der Software-Ersteller das GKV-Zertifikat "systemuntersucht" und eine Produkt Modifikations-Identnummer (Prod-MOD-ID), die ein Jahr lang – bis zur nächsten Prüfung – gültig ist. Die Datenannahmestellen der Sozialversicherungsträger überprüfen diese Nummer. Ist die Version nicht mehr gültig, werden die Meldungen abgewiesen.
Die gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen sind für alle Software-Ersteller grundsätzlich kostenfrei.
1.3 Ausfüllhilfen
Sofern der Arbeitgeber oder sein Steuerberater kein Entgeltabrechnungsprogramm einsetzt, das zur maschinellen Übermittlung von Meldungen und Beitragsnachweisen zugelassen ist, ist eine Übermittlung von elektronischen Meldungen an die Datenannahmestelle nicht möglich. Es besteht aber die Möglichkeit, alternativ mit einer zugelassenen Ausfüllhilfe, z. B. dem SV-Meldeportal, manuell erfasste Meldungen und Beitragsnachweise maschinell zu übermitteln. Die inhaltlichen Anforderungen an eine Ausfüllhilfe werden in einem durch die ITSG erstellten Pflichtenheft festgelegt. Änderungen oder Erweiterungen des Pflichtenheftes bedürfen der vorherigen Zustimmung der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung.
Arbeitgeber, die keine Entgeltabrechnungssoftware einsetzen, können z. B. mit der Ausfüllhilfe SV-Meldeportal Meldungen und Beitragsnachweise zur Sozialversicherung auf dem vorgeschriebenen elektronischen Weg verschlüsselt übermitteln.
Neben dem SV-Meldeportal werden auch noch von anderen Anbietern zertifizierte Ausfüllhilfen angeboten.
1.4 Verschlüsselung mittels "Dakota"
Im elektronischen Datenaustausch im Gesundheitswesen müssen alle Meldungen verschlüsselt versendet werden....