Die Rahmenbedingungen der Systemuntersuchung sind in den Gemeinsamen Grundsätzen für die Systemprüfung nach § 22 Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) definiert. Die Systemuntersuchung besteht aus der Systemprüfung, den Pilotprüfungen und der permanenten Qualitätssicherung.
Die Systemprüfung basiert auf einem umfangreichen Pflichtenheft (Stand 15.11.2023, gültig ab 1.1.2024) sowie Testaufgaben, die mittels des zu prüfenden Programms verarbeitet werden müssen.
Zusätzlich zur initialen Systemprüfung ist eine Pilotprüfung nötig, in der das Programm von mindestens 2 Programmanwendern genutzt wird: Der laufende, tatsächliche Betrieb soll zeigen, dass das Programm ordnungsgemäß funktioniert und praktikabel in der Anwendung ist.
Nach einer ersten, umfassenden Prüfung des jeweiligen Programms werden jährlich Prüfungen im Rahmen einer Qualitätssicherung durchgeführt.
Seit dem 1.1.2022 umfasst die Systemuntersuchung zusätzlich die Programme von Zeiterfassungssystemen, soweit diese den Datenabruf von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen der Arbeitnehmer durch die Arbeitgeber ermöglichen.
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