Meldepflichten zu Versorgungsbezügen / 5 Umfang und Durchführung des Meldeverfahrens

Originär obliegt somit der Zahlstelle die Meldepflicht über Beginn, Höhe, Art und Veränderungen und Ende des Versorgungsbezugs gegenüber der Krankenkasse. Diese Meldepflicht ist umfassend und unabhängig vom krankenversicherungsrechtlichen Status des Versorgungsempfängers; also auch unabhängig davon, ob die Zahlstelle für den jeweiligen Versorgungsempfänger Beiträge abzuführen hat oder nicht. Einzige Voraussetzung ist, dass der Versorgungsempfänger seinen Versicherungsschutz in der gesetzlichen Krankenversicherung hat.

Hinweis

Keine Meldepflicht bei privater Krankenversicherung

Für die bei einem privaten Krankenversicherungsunternehmen versicherten Versorgungsempfänger treffen die Zahlstelle keine Meldepflichten.

Für die gesetzlich krankenversicherten Versorgungsempfänger hat die Zahlstelle somit die in Betracht kommenden Meldungen sowohl für Versicherungspflichtige, als auch für freiwillig Krankenversicherte oder für Familienversicherte abzugeben.

Die daneben speziell für versicherungspflichtige Mitglieder mit Renten- oder Versorgungsbezug geregelte Meldepflicht gegenüber der Krankenkasse zu Beginn, Art, Höhe, Veränderungen und der Zahlstelle der Versorgungsbezüge ergänzt die Meldepflicht der Zahlstelle.^[1] Die Meldepflicht des Versicherungspflichtigen kann insbesondere dann bedeutsam sein, wenn die Zahlstelle ihrer Meldepflicht noch nicht nachkommen konnte, weil ihr z. B. die zuständige Krankenkasse noch nicht bekannt war oder der Versorgungsempfänger erst nach Zubilligung der Versorgungsbezüge krankenversicherungspflichtig geworden ist.

Darüber hinaus ist der Versicherte aufgrund der generellen Vorschrift des § 206 SGB V verpflichtet, jegliche Änderungen der persönlichen Verhältnisse, die Auswirkungen auf das Versicherungsverhältnis haben, seiner Krankenkasse mitzuteilen.

[1] § 205 SGB V.

5.1 Versicherungsnummer als Identifizierungsmerkmal

Gesteuert wird das Meldeverfahren für Versorgungsbezüge über die von der Rentenversicherung für den jeweiligen Versorgungsempfänger vergebene Versicherungsnummer (VSNR). Die VSNR ist somit von der Zahlstelle zwingend zu verwenden, wenn sie Meldungen für ihren Versorgungsempfänger an die zuständige Krankenkasse abgeben will. Hiermit wird sichergestellt, dass die Zahlstellen bereits Erstmeldungen für ihre Versorgungsempfänger mit der richtigen VSNR abgeben können.

Grundlage der Abfrage sind Namens-, Adress- und Geburtsdaten des Versicherten. Auf die Abfrage erfolgt unmittelbar die Antwort in Form der Mitteilung der vorhandenen VSNR oder der Hinweis, dass mit den übermittelten Angaben keine bzw. keine eindeutige VSNR ermittelt werden konnte. Die Vergabe einer VSNR ist in diesem Verfahren allerdings nicht vorgesehen. Konnte keine VSNR bei der Rentenversicherung ermittelt werden, hat die Beginn-Meldung der Zahlstelle wie bisher ohne VSNR an die zuständige Krankenkasse zu erfolgen.

5.2 Elektronisches Übermittlungsverfahren

Die Meldungen zu den Versorgungsbezügen dürfen nur auf elektronischem Wege zwischen Zahlstelle und Krankenkasse abgegeben werden.^[1] Dabei hat die Zahlstelle entweder eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder eine systemgeprüfte maschinelle Ausfüllhilfe zu verwenden. Die Krankenkasse hat nach inhaltlicher Prüfung alle fehlerfreien Angaben elektronisch zu übernehmen, zu verarbeiten und zu nutzen. Alle Rückmeldungen der Krankenkasse an die Zahlstelle haben arbeitstäglich durch Datenübertragung zu erfolgen.

Zur Beschreibung des elektronischen Meldeverfahrens sind durch den GKV-Spitzenverband "Grundsätze zum Zahlstellen-Meldeverfahren"^[2], eine Verfahrensbeschreibung^[3] sowie einen Fragen-Antworten-Katalog herausgegeben worden. Als Identifizierungsmerkmal im elektronischen Meldeverfahren sind für die Zuordnung bei der jeweiligen Krankenkasse die Versicherungsnummer der gesetzlichen Rentenversicherung (VSNR) und für die Zuordnung bei der jeweiligen Zahlstelle das Aktenzeichen des Versorgungsbezugs (AZVU) festgelegt worden.

[1] § 202 Abs. 2 SGB V.

[2] GR v. 22.3.2023 i. d. F. v. 1.1.2024.

[3] GR v. 11.5.2023 i. d. F. v. 1.1.2024.

5.3 Einheitliche Zahlstellennummer

Damit das Zahlstellenmeldeverfahren zwischen den beteiligten Stellen – den Zahlstellen von Versorgungsbezügen einerseits und den Krankenkassen andererseits – ordnungsgemäß abgewickelt werden kann, haben die Zahlstellen beim GKV-Spitzenverband elektronisch eine Zahlstellennummer zu beantragen.^[1]

Diese Zahlstellennummer ist in ihrer Funktion der Betriebsnummer des Arbeitgebers im DEÜV-Meldeverfahren vergleichbar. Jeder Zahlstelle kann somit auch nur eine Zahlstellennummer zugeordnet sein, mit der das Zahlstellen-Meldeverfahren durchzuführen ist. Die Zahlstellennummern und alle Angaben, die zur Vergabe der Zahlstellennummer erforderlich sind, sind in einer gesonderten Datei beim GKV-Spitzenverband zu speichern. Die Zahlstellennummern dürfen von den Sozialversicherungträgern, ihren Verbänden und Arbeitsgemeinschaften, den Behörden der Zollverwaltung etc. verarbeitet, genutzt und übermittelt werden, soweit dies für die Erfüllung einer gesetzlichen Aufgabe nach dem SGB erforderlich ...