Pauschalierungsmöglichkeiten in der Entgeltabrechnung / Sozialversicherung

1 Berechnung von Sozialversicherungsbeiträgen

1.1 Pauschalbesteuerung im Abrechnungszeitraum

Pauschal besteuerte Einnahmen sind nicht dem sozialversicherungsrechtlichen Arbeitsentgelt zuzurechnen, wenn sie mit der Entgeltabrechnung für den jeweiligen Abrechnungszeitraum pauschal besteuert werden. Teilweise sind neben der Pauschalversteuerung weitere Voraussetzungen gefordert, die eine Arbeitsentgelteigenschaft ausschließen.

Für die beitragsrechtliche Behandlung ist die tatsächliche Erhebung der pauschalen Lohnsteuer maßgebend.

Hinweis

Aufzeichnungspflichten bei Pauschalbesteuerung

Werden pauschal besteuerte Zuwendungen in der Sozialversicherung beitragsfrei belassen, gilt Folgendes: In den Entgeltunterlagen des jeweils begünstigten Arbeitnehmers muss zusätzlich nachprüfbar aufgezeichnet werden, für welche besondere Arbeitsleistung in welchem Monat dieser sonstige Bezug gewährt wurde.

1.2 Nachträgliche Pauschalbesteuerung

Eine vom Arbeitgeber erst im Nachhinein vorgenommene Pauschalbesteuerung wirkt sich auf die beitragsrechtliche Behandlung der Arbeitsentgeltbestandteile nach § 1 Abs. 1 Satz 2 SvEV nur bis zur Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung aus.^[1] Insofern wirkt eine nach dem jeweiligen Abrechnungszeitraum durchgeführte Pauschalbesteuerung dieser Art längstens bis zum letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres.^[2]

Dies gilt auch, wenn die Entgeltbestandteile vom Arbeitgeber zunächst beitragspflichtig behandelt oder unzutreffend als steuer- und beitragsfrei beurteilt wurden und er die zulässige Pauschalbesteuerung noch bis zur Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung nachholt.

Diese Rechtsauffassung hat das Bundessozialgericht inzwischen in einem Urteil bestätigt.^[3]

Praxis-Beispiel

Pauschalversteuerung für das Vorjahr nach Februar

Der Arbeitgeber veranstaltet im September eine Betriebsfeier. Die Zuwendungen an die Arbeitnehmer stehen aufgrund ausstehender Rechnungen zunächst nicht fest. Der Arbeitgeber führt keine Lohnsteuer und keine Sozialversicherungsbeiträge ab. Im März des Folgejahres kann der konkrete Zuwendungsbetrag festgestellt werden. Es handelt sich um 200 EUR je Arbeitnehmer. Für die den Steuerfreibetrag von 110 EUR übersteigenden Zuwendungen von 90 EUR nimmt er dann die Pauschalversteuerung nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG vor.

Diese 90 EUR pro Arbeitnehmer sind beitragspflichtiges Arbeitsentgelt, da die Pauschalversteuerung erst nach dem letzten Tag des Monats Februar für das Vorjahr vorgenommen wird. Dieses Beispiel lag der zuvor angeführten Entscheidung des Bundessozialgerichts zugrunde.

[1] BE v. 20.4.2016: TOP 5.

[2] § 41b Abs. 1 Satz 2 EStG i. V. m. § 93c Abs. 1 Nr. 1 AO.

[3] BSG, Urteil v. 23.4.2024, B 12 BA 3/22 R.

1.2.1 Korrektur der Pauschalbesteuerung nach Lohnsteuer-Außenprüfung

Die nachträgliche Änderung der Besteuerung im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung führt im Zusammenhang mit § 1 Abs. 1 Satz 2 SvEV nicht zu einer geänderten Beurteilung der Beitragspflicht. Hier erfolgt die Änderung durch die Finanzverwaltung und damit nicht durch den Arbeitgeber. Nimmt der Arbeitgeber allerdings aufgrund der Beanstandung durch den Lohnsteueraußenprüfer mit dessen Zustimmung noch bis zum letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres eine entsprechende Änderung des Lohnkontos und/oder eine nachträgliche Pauschalbesteuerung vor, ist eine entsprechende Berichtigung auch hinsichtlich der gezahlten Sozialversicherungsbeiträge zulässig.

1.2.2 Pauschalbesteuerung von Sachzuwendungen

Nach § 37b Abs. 1 EStG besteht u. a. die Möglichkeit der Pauschalversteuerung von Sachzuwendungen an Arbeitnehmer eines Dritten. Sofern diese Arbeitnehmer eines mit dem Zuwendenden verbundenen Unternehmens sind, handelt es sich bei pauschalversteuerten Sachzuwendungen dennoch immer um beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Sachzuwendungen an Arbeitnehmer nicht verbundener Arbeitgeber, für die der Zuwendende die Pauschalversteuerung vornimmt, zählen hingegen nicht zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt.^[1] Für diese Bezüge gilt eine Ausnahme hinsichtlich des Zeitpunkts der Pauschalversteuerung.

Hinweis

Ausnahme zur Wirkung der Pauschalbesteuerung im Abrechnungszeitraum

Die nach § 37b Abs. 1 EStG pauschal besteuerten Sachzuwendungen für Arbeitnehmer eines Dritten, die nicht Arbeitnehmer eines mit dem Zuwendenden verbundenen Unternehmens sind, müssen nicht im jeweiligen Abrechnungszeitraum pauschal besteuert werden. Sie gelten auch dann nicht als beitragspflichtiges Entgelt, wenn die Pauschalbesteuerung zu einem späteren Zeitpunkt erfolgt.

[1] § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 14 SvEV.

1.3 Grenzwerte für die Pauschalbesteuerung

Ist vertraglich geregelt, dass die Durchführung der Pauschalbesteuerung auf geringere Werte als die steuerlichen Höchstgrenzen beschränkt ist, können die pauschal besteuerbaren Bezüge auch nur in Höhe dieser tarif- oder arbeitsvertraglichen Grenzwerte beitragsfrei belassen werden. Bei Beiträgen, die die vertraglichen Grenzwerte übersteigen, besteht bei Durchführung des Regelbesteuerungsverfahrens Beitragspflicht.

1.4 Bedeutung der Pauschalierungsmöglichkeiten in der Sozialversicherung

Die Pauschalbesteuerung ist für die in

• § 40 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG genannten sonstigen Bezüge, soweit sie nicht einmalig gezahltes Arbeitsentgelt sind,
• § 40 Abs. 2 EStG genannten Einnahmen und
• § 40b EStG in der am 31.12.2004 geltenden Fassung aufgeführten Zukunftssicherungsleistungen, die zus...