3.1 Tatsächliche Aufwendungen
Aufwendungen, die nicht Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind, können nach dem Wortlaut des Gesetzes in tatsächlicher Höhe angesetzt werden, z. B. für Fahrten
- zwischen Wohnung bzw. erster Tätigkeitsstätte und auswärtiger Tätigkeitsstätte einschließlich sämtlicher Zwischenheimfahrten;
- zwischen einer Unterkunft am Ort der auswärtigen Tätigkeitsstätte und auswärtiger Tätigkeitsstätte;
- zwischen mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten;
- innerhalb eines weiträumigen Tätigkeitsgebiets;
- zwischen Wohnung und ständig wechselnden Tätigkeitsstätten.
3.2 Öffentliche Verkehrsmittel
Benutzt der Arbeitnehmer für seine beruflichen Auswärtstätigkeiten öffentliche Verkehrsmittel, dürfen die tatsächlich angefallenen Kosten steuerfrei ersetzt werden.
Das Entsprechende gilt für den Betriebsausgabenabzug, wenn der Unternehmer Geschäftsreisen z. B. mit der Bahn oder dem Flugzeug unternimmt.
Die Aufwendungen müssen in beiden Fällen durch entsprechende Belege nachgewiesen werden. Die Unterlagen sind als Anlage zum Lohnkonto bzw. als Beleg zur Buchführung aufzubewahren.
3.3 Arbeitnehmereigenes Fahrzeug
3.3.1 Wahl zwischen Einzelnachweis und Kilometerpauschale
Bei Benutzung eines eigenen Kfz hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, die pro Kilometer angefallenen Kosten entweder einzeln nachzuweisen oder die hierfür festgelegten, vom jeweils benutzen Fahrzeug abhängigen Kilometersätze in Anspruch zu nehmen. Beim Pkw beträgt der Kilometersatz 0,30 EUR pro gefahrenem Kilometer.
3.3.2 Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen
Der in der Praxis häufigste Fall ist, dass der Unternehmer bzw. Arbeitnehmer seine Reisen mit dem eigenen Pkw durchführt. Werden die hierbei anfallenden Aufwendungen nachgewiesen, sind die anteiligen Pkw-Kosten in tatsächlicher Höhe Betriebsausgaben bzw. durch den Arbeitgeber steuerfrei ersetzbar.
Zu den Gesamtkosten eines Fahrzeugs gehören die Betriebsstoffkosten, Wartungs- und Reparaturkosten, Garagenkosten am Wohnort, Kraftfahrzeugsteuer, Beiträge zu Halterhaftpflicht- und Fahrzeugversicherungen, Absetzungen für Abnutzung, Zinsen für ein Anschaffungsdarlehen, bei einem geleasten Fahrzeug die Leasingsonderzahlung sowie Aufwendungen infolge von Verkehrsunfällen. Nach Auffassung des FG München sind Leasingsonderzahlungen innerhalb eines 12-Monats-Zeitraums auch kalenderjahrübergreifend zu berücksichtigen.
Nicht dazu gehören z. B. Park- und Straßenbenutzungsgebühren sowie Aufwendungen für Insassen- und Unfallversicherungen; diese Aufwendungen sind als Reisenebenkosten abziehbar. Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder sind ebenso wenig berücksichtigungsfähig.
Für die Abschreibung ist bei Personenkraftwagen und Kombifahrzeugen grundsätzlich von einer Nutzungsdauer von 6 Jahren auszugehen; bei hoher Fahrleistung ggf. auch eine kürzere Nutzungsdauer. Für gebraucht erworbene Kraftfahrzeuge ist die entsprechende Restnutzungsdauer zu schätzen.
Kein Ansatz der Kilometersätze bei öffentlichen Verkehrsmitteln
Benutzt der Arbeitnehmer für seine berufliche Auswärtstätigkeit ein öffentliches Verkehrsmittel, dürfen ausschließlich die tatsächlich angefallen Kosten als Reisekosten angesetzt werden. Der bei Benutzung des eigenen Kfz alternativ im BRKG festgelegte reisekostenrechtliche Kilometersatz von 0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer ist für berufliche Auswärtstätigkeiten mit Bus, Bahn, Flugzeug und Schiff nicht zulässig. Nach den eindeutigen gesetzlichen Reisekostenbestimmungen kann der Arbeitnehmer für regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel ohne Wahlrecht nur die tatsächlich entstandenen Fahrtkosten in Anspruch nehmen.
3.3.3 Ansatz der Kilometerpauschalen
Ohne Einzelnachweis dürfen anstelle der tatsächlich pro Kilometer nachgewiesenen Kosten für das Fahrzeug auch pauschale Kilometersätze angesetzt werden, die sich an der jeweils aktuellen Wegstreckenentschädigung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) orientieren. Hiernach kann der Arbeitnehmer folgende Pauschalbeträge in Anspruch nehmen:
| Fahrzeug |
Wegstreckenentschädigung |
| Pkw |
0,30 EUR/km |
| Motorrad/Motorroller |
0,20 EUR/km |
| Moped/Mofa |
0,20 EUR/km |
| Fahrrad |
5,00 EUR pro Monat |
Die pauschalen Kilometersätze gelten nur für arbeitnehmereigene Fahrzeuge, also Fahrzeuge, die der Arbeitnehmer als Eigentümer oder Leasingnehmer für seine beruflichen Auswärtstätigkeiten nutzt. Aufwendungen für die Mitnahme von Gepäck sind durch die Kilometerpauschalen abgegolten. Neu ist der Reisekostenabzug, wenn der Arbeitnehmer für seine berufliche Auswärtstätigkeit ein Fahrrad benutzt. Nach dem Bundesreisekostengesetz wird eine Wegstreckenentschädigung von 5 EUR pro Monat gewährt, wenn der Arbeitnehmer das Fahrrad zu mindestens 2 Fahrstrecken pro Monat benutzt. Für Dienstfahrten mit dem eigenen Fahrrad können wie beim Pkw aber auch die tatsächlich angefallenen Kosten nach dem individuell ermittelten Kilometersatz als Reisekosten angesetzt werden. Die Nachweisführung obliegt dem Arbeitnehmer. Bei Mieträdern dürfen auch die nachgewiesenen tatsächlichen Mietkosten abgezogen werden.