Kommt es zu keiner Versicherungsfreiheit als Arbeitnehmer nach den allgemeinen Regelungen, ist zu prüfen, ob der Beschäftigte als Werkstudent gilt und als solcher kranken-, pflege- und arbeitslosenversicherungsfrei ist. Grundvoraussetzung für den Status als Werkstudent ist, dass der Arbeitnehmer als ordentlich Studierender an einer Fachschule oder Hochschule immatrikuliert ist. Zeit und Arbeitskraft muss von der betreffenden Person überwiegend für das Studium aufgewendet werden und die Beschäftigung darf gegenüber dem Studium nur eine untergeordnete Rolle spielen. Personen, die neben ihrem Studium nicht mehr als 20 Stunden wöchentlich beschäftigt sind, gehören ihrem Erscheinungsbild nach grundsätzlich zu den Studenten und nicht zu den Arbeitnehmern. Die Höhe des Arbeitsentgelts ist dabei ohne Bedeutung. Bei der Prüfung, ob der beschäftigte Student die 20-Stunden-Grenze überschreitet, sind die Arbeitszeiten ggf. weiterer Beschäftigungen und selbstständiger Tätigkeiten des Studenten anzurechnen. Die versicherungsrechtliche Beurteilung der Beschäftigungen oder Tätigkeiten spielt für die Zusammenrechnung der Arbeitszeiten keine Rolle.
In der Rentenversicherung stets versicherungspflichtig
Die versicherungsrechtliche Beurteilung ist für die Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung einerseits und für die Rentenversicherung andererseits getrennt vorzunehmen: Werkstudenten sind versicherungsfrei in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. In der Rentenversicherung sind sie hingegen versicherungspflichtig. Anders als für geringfügig entlohnt Beschäftigte (Minijobber) können sie sich nicht von der Rentenversicherungspflicht auf Antrag befreien lassen.
2.1 Student ist bis zu 20 Stunden in der Woche beschäftigt
Wird neben dem Studium eine bzw. mehrere Beschäftigung(en) ausgeübt, die 20 Stunden pro Woche nicht überschreiten, ist der Arbeitnehmer als Werkstudent kranken-, pflege- und arbeitslosenversicherungsfrei und rentenversicherungspflichtig. Die Höhe des Verdienstes spielt keine Rolle.
Anrechnung von Arbeitszeiten aus Nebenbeschäftigungen
Ein Student arbeitet unbefristet bei Arbeitgeber A montags bis freitags tagsüber 18 Wochenstunden. Das monatliche Arbeitsentgelt beträgt 900 EUR.
Prüfschritt "Minijob"
Eine geringfügig entlohnte Beschäftigung liegt nicht vor, da das Arbeitsentgelt die Geringfügigkeitsgrenze von 538 EUR (bis 31.12.2023: 520 EUR) überschreitet.
Prüfschritt "Werkstudent"
Die wöchentliche Arbeitszeit von 18 Stunden übersteigt nicht die 20-Wochenstunden-Grenze. Die Voraussetzungen für die Anwendung des Werkstudentenprivilegs sind damit erfüllt.
Ergebnis: Die Beschäftigung bei Arbeitgeber A ist aufgrund des Werkstudentenprivilegs versicherungsfrei in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. In der Rentenversicherung besteht Versicherungspflicht.
Fortführung des Beispiels
Zusätzlich zur Beschäftigung bei Arbeitgeber A nimmt der Student ab dem 1.8.2024 bei Arbeitgeber B eine geringfügig entlohnte Beschäftigung mit einem Entgelt von 530 EUR auf. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 5 Stunden; keine Arbeitszeiten am Wochenende, in den Abend- und Nachtstunden oder während der Semesterferien.
- erneuter Prüfschritt "Werkstudent" (für Arbeitgeber A)
Durch die Aufnahme des Minijobs bei Arbeitgeber B beträgt die wöchentliche Arbeitszeit des Studenten insgesamt 23 Stunden. Die Anrechnung der Arbeitszeit bei Arbeitgeber B erfolgt unabhängig davon, dass es sich hierbei lediglich um einen geringfügig entlohnten Minijob handelt.
Ergebnis: Mit Aufnahme des Minijobs bei Arbeitgeber B zum 1.8.2024 wird in der Zusammenrechnung der Arbeitszeiten die 20-Stunden-Grenze überschritten. Das führt bei Arbeitgeber A zum Wegfall der Versicherungsfreiheit aufgrund des Werkstudentenprivilegs. Dadurch tritt – zusätzlich zu der bereits bestehenden Rentenversicherungspflicht – ab 1.8.2024 Versicherungspflicht in der Kranken-, Pflege- und der Arbeitslosenversicherung ein.
In der Beschäftigung bei Arbeitgeber B ist der Student vom 1.8.2024 an geringfügig entlohnt beschäftigt, da das Arbeitsentgelt aus dieser Beschäftigung regelmäßig nicht mehr als 538 EUR im Monat beträgt.
Abgabe von DEÜV-Meldungen
Die Personengruppe für die rentenversicherungspflichtigen Werkstudenten ist mit "106" und der Beitragsgruppenschlüssel mit "0100" anzugeben. Die Meldungen sind an die Krankenkasse des Arbeitnehmers bzw. Studenten zu übermitteln.
2.2 Student ist mehr als 20 Stunden in der Woche beschäftigt
Überschreitet die wöchentliche Arbeitszeit 20 Stunden, scheidet die Werkstudentenregelung grundsätzlich aus. Das hat zur Folge, dass der Arbeitnehmer der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherungspflicht unterliegt. Eine Ausnahme gibt es für das zeitlich befristete Überschreiten der 20-Stunden-Grenze durch Arbeitseinsätze
- am Wochenende,
- in den Abend- und Nachtstunden oder
- während der Semesterferien
an insgesamt höchstens 26 Wochen (182 Kalendertage) im Laufe eines Jahres. Das hierbei maßgebliche Zeitjahr (nicht Kalenderjahr) endet mit dem voraussichtlichen Ende der zu beurteile...