Anpassung der GoBD aufgrund gesetzlicher Änderungen

GoBD zum zweiten Mal geändert

Für die Praxis ergab sich seit dem 1.1.2025 Änderungsbedarf, insbesondere durch die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung (E-Rechnung i.S.d. § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG) bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern. Die einzelnen Änderungen werden – gegliedert nach Sachgruppen – nachfolgend kurz dargestellt.

Fakturierungsprogramm

Wird ein Fakturierungsprogramm eingesetzt, muss keine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung (z. B. PDF-Datei) gespeichert bzw. aufbewahrt werden, wenn jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück der Ausgangsrechnung erstellt werden kann (Rz. 76).

Aufbewahrung

Ergänzend werden folgende Regeln in die GoBD aufgenommen:

• In Form eines strukturierten Datensatzes (z. B. E-Rechnung) empfangene Buchungsbelege, Handels- oder Geschäftsbriefe bedürfen abweichend von § 147 Abs. 2 Nr. 1 AO keiner bildlichen, sondern nur einer inhaltlichen Übereinstimmung (Rz. 118).
• Zudem ist es bei E-Rechnungen ausreichend, wenn nur der strukturierte Teil aufbewahrt wird. Der menschenlesbare Datenteil einer hybriden E-Rechnung (z. B. PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung) ist nur aufzubewahren, wenn darin zusätzliche / abweichende besteuerungsrelevante Informationen enthalten sind, wie z. B. Buchungsvermerke (Rz. 119).
• Ebenfalls nicht aufzubewahren ist ein zur Dokumentation der technischen Abwicklung einer elektronischen Zahlung erzeugte Nachweis eines Zahlungsabwicklungsdienstes. Aufzubewahren ist dieser jedoch, sofern dieser als Buchungsbeleg verwendet wird, er die einzige Form der Abrechnung mit dem Zahlungsabwicklungsdienst darstellt oder nur mit ihm eine eindeutige Abgrenzung zwischen baren und unbaren Geschäftsvorfällen in der Kassenbuchführung gewährleistet ist (Rz. 121).

Maschinelle Auswertbarkeit

E-Rechnungen in einem hybriden Format bestehen neben dem strukturierten Datenteil (z. B. XML-Datei) auch aus einem Datenteil im Bildformat (z. B. PDF-Dokument). Entscheidend ist nicht, ob der Rechnungsempfänger nur das Rechnungsbild (PDF-Dokument) nutzt, sondern dass der strukturierte Datenteil (XML-Datei) vorhanden ist, der nicht durch eine Formatumwandlung (z. B. in TIFF) gelöscht werden darf. Aufzubewahren ist der strukturierte Datenteil. Sollte die PDF-Datei weitere, steuerlich relevante Informationen enthalten (z. B. Buchungsvermerke), so sind auch diese aufzubewahren. In diesem Fall muss die maschinelle Auswertbarkeit dann für alle Inhalte der PDF-Datei möglich sein (Rz. 125).

Zudem werden die möglichen mathematisch-technischen Auswertungen um sonstige strukturierte Dateien (z. B. E-Rechnungen) ergänzt (Rz. 127).

Elektronische Aufbewahrung

Neu gefasst wird die Regelung zu eingehenden elektronischen Handels- oder Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen. Diese müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen im XML-Format, Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat). Allerdings ist eine Umwandlung (Konvertierung) in ein anderes Format (z. B. MSG in PDF) unter den Voraussetzungen der Rz. 135 zulässig.

Werden die Bildinformationen z. B. durch OCR angereichert (z. B. es wird eine volltextrecherchierbare PDF-Datei erzeugt), sind die dadurch gewonnenen Informationen nach Verifikation und Korrektur ebenfalls aufzubewahren. Bei E-Rechnungen ist es hingegen ausreichend, wenn der strukturierte Teil aufbewahrt wird und die GoBD-Anforderungen erfüllt werden. Der menschenlesbare Datenteil einer E-Rechnung muss nur dann aufbewahrt werden, wenn er zusätzliche oder abweichende Informationen enthält (z. B. Buchungsvermerke, qualifizierte elektronische Signaturen), die für die Besteuerung von Bedeutung sind (Rz. 131).

Mittelbarer Datenzugriff (Z2)

Neu gefasst werden die Regeln zum sog. mittelbaren Datenzugriff (Z2) i.S.d. § 147 Abs. 6 AO. Die Finanzbehörde kann verlangen, dass er an ihrer Stelle die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet werden (ggf. von einem beauftragten Dritten) und die Datenauswertung im maschinell auswertbaren Format der Finanzbehörde zur Verfügung gestellt oder ein Nur-Lesezugriff ermöglicht wird. Dabei kann jedoch nur eine maschinelle Auswertung unter Verwendung der im DV-System des Steuerpflichtigen oder des beauftragten Dritten vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten verlangt werden (Rz. 166).

Redaktionelle Änderungen

Bisher verwendete Begriffe werden aktualisiert bzw. ersetzt, wie z. B: "XML-File" durch "XML-Datei, strukturierter Teil einer E-Rechnung". Ebenso "Kontoauszüge in PDF oder Papier" durch "Dateien im PDF-Format oder papierhafte Belege" sowie "Kontoumsatzdaten" durch "Dateien" (Rz. 76).

Mit diesem Schreiben werden die GoBD (BMF-Schreiben v. 28.11.2019) nach der Änderung durch das BMF-Schreiben v. BMF-Schreiben v. 11.3.2024 nun mit Wirkung ab dem 14.7.2025 ein weiteres Mal geändert. Diese geänderten GoBD sind mit Wirkung vom 14.7.2025 anzuwenden (Rz. 185).

BMF, Schreiben v. 14.7.2025, IV D 2 - S 0316/00128/005/088