Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Auslösungen be ... / b) Erstattung der tatsächlichen Aufwendungen

Rz. 18

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Bei Abrechnung der Fahrtkosten für das private Kfz (> Kraftfahrzeugbenutzung) anhand der tatsächlichen Aufwendungen ist dem ArbG der Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten dieses Fahrzeugs nachzuweisen, der dem Anteil der begünstigten Fahrten (> Rz 24 ff) an der gesamten Jahresfahrleistung entspricht (> R 9.5 Abs 1 Satz 3 LStR).

Beispiel:

Die nachgewiesenen Gesamtkosten des PKW betragen 9 000 EUR im Kalenderjahr. Der ArbN hat in dieser Zeit mit dem PKW 24 000 km zurückgelegt, und zwar 3 000 km privat, 9 000 km zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und 12 000 km anlässlich von Auswärtstätigkeiten (= 50 %).

Der ArbG darf bis zu 50 % der Gesamtkosten von 9 000 EUR, also 4 500 EUR oder (4 500 EUR : 12 000 km = rund) 0,38 EUR/km steuerfrei erstatten.

Für die praktische Abwicklung während des laufenden Kalenderjahres muss bei laufender Kostenerstattung allerdings zunächst von den auf den jeweiligen > Lohnzahlungszeitraum entfallenden oder anhand der für das Vorjahr nachgewiesenen geschätzten Gesamtkosten ausgegangen werden. Etwaige Schwankungen werden mit der Kostenerstattung für den letzten Lohnzahlungszeitraum des Kalenderjahres ausgeglichen (vgl § 41c Abs 1 Satz 1 Nr 2 EStG). Zur Ermittlung der Gesamtkosten > Kraftfahrzeugkosten. Bei Fahrzeugwechsel wird auf die unterjährigen Verhältnisse abgestellt.

Rz. 19

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Hat der ArbN die tatsächlichen Gesamtkosten repräsentativ für ein bestimmtes Kfz aufgezeichnet, so kann zur Vereinfachung ein auf dieser Grundlage ermittelter individueller Km-Satz steuerfrei bleiben (> R 9.5 Abs 1 Satz 4 iVm Abs 2 LStR). Der auf ein bestimmtes Kfz bezogene individuelle Km-Satz gilt solange, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern, zB bis zum Ablauf des Abschreibungszeitraums oder wenn sich die Leasingkosten ändern. Zur Ermittlung des Km-Satzes muss der ArbN für 12 Monate die Gesamtkosten für sein Kfz (> Kraftfahrzeugkosten) und die Gesamtfahrleistung des für die begünstigten Fahrten (> Rz 24 ff) eingesetzten Kfz ermitteln und zunächst gegenüber dem ArbG nachweisen. Der ArbG hat diese Unterlagen als Belege zum > Lohnkonto zu nehmen (R 9.5 Abs 2 Satz 2 LStR). Zum Nachweis > Rz 21. Die Gesamtkosten geteilt durch die Gesamtfahrleistung ergeben den individuellen Km-Satz. Daneben können auch hier die nicht bei der Ermittlung der Gesamtkosten berücksichtigten außergewöhnlichen Aufwendungen oder die als Reisenebenkosten geltenden Aufwendungen steuerfrei ersetzt werden.

Rz. 20

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Neben den anteiligen Gesamtkosten können als Reisenebenkosten die Park- und Straßenbenutzungsgebühren (Maut), Beiträge zu einer nur das Risiko für Berufsunfälle außerhalb einer ortsgebundenen ersten Tätigkeitsstätte (also zB Unfälle während einer Auswärtstätigkeit) deckenden > Unfallversicherung sowie außergewöhnliche Aufwendungen infolge von Verkehrsunfällen (zu Einzelheiten > Kraftfahrzeugunfall) steuerfrei ersetzt werden. Zu weiteren Reisenebenkosten > Rz 69. Nicht steuerfrei bleiben idR erstattete Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder (> Reisekosten Rz 126). Zu Einzelheiten > Bußgelder mwN.

Rz. 21

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Will der ArbG die Aufwendungen des ArbN nach tatsächlichen Aufwendungen steuerfrei belassen, muss der ArbN ihm diese im Einzelnen nachweisen. Bei Ansatz des individuellen Km-Satzes (> Rz 19) muss der ArbN die Gesamtfahrleistung und die tatsächlichen Aufwendungen für 12 Monate nachweisen. Eine > Schätzung einzelner feststehender Kostenbestandteile zB der Benzinkosten anhand eines durchschnittlichen Kraftstoffverbrauchs sind möglich; > Kraftfahrzeugkosten Rz 18. Es ist jedoch von den für den ArbN ungünstigsten Umständen auszugehen (BFH 167, 421 = BStBl 1992 II, 854; H 9.5 – Einzelnachweis – LStH). Der ArbG, der die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit des von ihm erstatteten Betrags gegenüber dem FA nachweisen muss, hat diese Unterlagen als Anlage zum > Lohnkonto aufzubewahren. Ergänzend > Rz 75 ff.