Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Auslösungen be ... / VII. Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflichten

Rz. 75

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Der ArbG muss in der Lage sein, die Berechtigung der von ihm bei der Erstattung von Aufwendungen in Anspruch genommenen Steuerfreiheit gegenüber dem FA zu belegen. Gelingt das zB in einer lohnsteuerlichen > Außenprüfung nicht, besteht die Gefahr der > Haftung für Lohnsteuer. Die Feststellungslast (> Beweislast), ob steuerfreie Erstattung von > Reisekosten oder stpfl > Arbeitslohn gegeben sind, trifft beim LSt-Abzug den ArbG (vgl zB BFH 173, 73 = BStBl 1994 II, 256; BFH 178, 171 = BStBl 1995 II, 744). Soweit ein ArbN aber zu Unrecht steuerfrei belassene Auslösungen im Rahmen der Veranlagung versteuert hat, haftet der ArbG nicht mehr (BFH 167, 359 = BStBl 1992 II, 696).

Rz. 76

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Dazu reichen die für die Betriebsbuchführung erforderlichen Belege nicht aus, zu denen zB die Rechnung der bei Gestellung von Verpflegung (> Rz 40 ff) und Unterkunft als Sachbezug (> Rz 65 ff) gehören. IdR wird der ArbN eine Aufstellung der ihm zu erstattenden Aufwendungen vorlegen. Dazu muss er aber auch die Unterlagen beibringen, aus denen die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit der Erstattung ersichtlich sind, zB Fahrkarten, > Fahrtenbuch (Anzahl der auf begünstigten Strecken zurückgelegten Km); ggf gesondert die Fahrstrecken, für die nur ein Betrag iHd > Entfernungspauschale steuerfrei bleiben darf (> Rz 25 ff). Ersetzt der ArbG dem ArbN den auf die begünstigten Fahrten entfallenden Anteil der tatsächlichen Kfz-Kosten (> Rz 18) oder einen individuellen Km-Satz (> Rz 19), so müssen sich aus den Unterlagen auch die tatsächlichen Gesamtkosten für das Kfz ergeben. Der ArbG hat diese Unterlagen als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren (> R 9.5 Abs 2 Sätze 1 und 2 LStR). Wegen der Einzelheiten zur Führung > Lohnkonto.

Rz. 77

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Bei Abschluss des Lohnsteuerabzugs sind die Bescheinigungspflichten des § 41b EStG zu beachten. Seit 2014 (> Rz 1) ist die Bescheinigung des Großbuchstaben M (vgl § 41b Abs 1 Nr 8 EStG) für die vom ArbG gestellten Mahlzeiten in den Fällen des § 8 Abs 2 Satz 8 EStG (> Rz 41 – Besteuerungsvariante) zu beachten. ‚M’ ist unabhängig von der Anzahl der zum > Arbeitslohn führenden (> Rz 48) gestellten Mahlzeiten zu bescheinigen; auch ist unerheblich, dass die Mahlzeit nicht besteuert worden ist (> Rz 43) oder ob sie individuell oder pauschal besteuert worden ist (> Rz 41, 80/4; vgl BMF vom 25.11.2020, Rz 92 f, BStBl 2020 I, 1228, > Rz 1 sowie BMF vom 09.09.2019, BStBl 2019 I, 911). Der Buchstabe M soll dem > Wohnsitz-Finanzamt des ArbN zB signalisieren, dass der ArbN in den Fällen des § 8 Abs 2 Satz 8 EStG aufgrund der Gestellung einer Mahlzeit keine oder nur gekürzte Verpflegungspauschalen als > Werbungskosten abziehen kann. Für welche Arbeitstage das im Einzelnen gilt, muss der ArbN anhand anderer Unterlagen (zB der jeweiligen Reisekostenabrechnung oder einer gesonderten ArbG-Bescheinigung) darlegen. Bei der > Veranlagung von Arbeitnehmern trägt der ArbN nämlich die Darlegungs- und Feststellungslast (> Beweislast) dafür, dass die Voraussetzungen für eine Steuerbefreiung des § 3 Nr 16 EStG gegeben waren (BFH/NV 2001, 36).

Rz. 78

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Die Summe der nach § 3 Nr 16 EStG steuerfrei gezahlten Vergütungen für Verpflegung bei Auswärtstätigkeit und bei doppelter Haushaltsführung (> Rz 30 ff) ist vom ArbG in der > Lohnsteuerbescheinigung aufzuführen (vgl § 41b Abs 1 Satz 2 Nr 10 EStG). Dies ist jedoch nicht überall zwingend; es gilt nur, wenn solche steuerfreien Leistungen im > Lohnkonto aufgezeichnet worden sind (vgl § 41b Abs 1 Satz 2 EStG). Davon kann das > Betriebsstätten-Finanzamt den ArbG befreien, allerdings nur in Fällen von geringer Bedeutung oder wenn die Nachprüfung in anderer Weise sichergestellt ist (§ 4 Abs 2 Nr 4 LStDV). Dann brauchen die steuerfreien Bezüge nicht mit ihrem Wert aufgeführt werden. Ergänzend > Lohnsteuerbescheinigung Rz 8 und 10/20 sowie BMF vom 09.09.2019, BStBl 2019 I, 911 und > Rz 77.

Rz. 79

Stand: EL 132 – ET: 12/2022

Die steuerfreien Beträge sind auf der > Lohnsteuerbescheinigung für das Kalenderjahr zu bescheinigen, in dem sie geleistet werden (Zuflussprinzip). Macht der ArbN im Rahmen der ESt-Veranlagung ihm nicht steuerfrei erstattete Aufwendungen als WK geltend, können die vom ArbG bescheinigten steuerfreien Beträge von den anzugebenden ArbG-Erstattungen abweichen.

Beispiel:

Der ArbN reicht im Dezember 2022 beim ArbG die Reisekostenabrechnung für das IV. Quartal ein. Aufgrund einer Dienstwagengestellung steht ihm nur eine Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen iHv 120 EUR zu. Der ArbG erstattet diesen Betrag am 28.01.2023; der ArbG ist nicht von der Bescheinigungspflicht befreit.

Die Erstattung ist in die Lohnsteuerbescheinigung 2023 aufzunehmen. Bei der Ermittlung der Werbungskosten iRd ESt-Veranlagung 2022 hat der ArbN die für das Jahr 2022 zustehenden Verpflegungsmehraufwendungen bereits um den Betrag von 120 EUR zu kürzen. Das Zu- und Abflussprinzip wird durch die Anwendung der Rech...