Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Reisekosten

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Auf einen Blick:

Das Stichwort erläutert im Einzelnen den Abzug der Werbungskosten von Arbeitnehmern bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit nach § 9 EStG. Der steuerfreie Ersatz von Reisekosten durch den ArbG gemäß § 3 Nr 16 EStG wird beim Stichwort > Auslösungen bei privaten Arbeitgebern und Besonderheiten des öffentlichen Dienstes (§ 3 Nr 13 EStG) werden bei > Reisekostenvergütungen erläutert.

A. Werbungskosten bei einer Auswärtstätigkeit

I. Grundsätzliches

Rz. 1

Stand: EL 129 – ET: 02/2022

Reisekosten entstehen bei Dienst- oder Geschäftsreisen oder einer anderen Form der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit (zum Begriff > Rz 20); dann sind sie Erwerbsaufwendungen (> Werbungskosten oder > Betriebsausgaben). Als Reisekostenarten kommen die Fahrtkosten (§ 9 Abs 1 Satz 3 Nr 4a EStG; > R 9.5 LStR; > Rz 60 ff), die Verpflegungsmehraufwendungen (§ 9 Abs 4a EStG; > R 9.6 LStR; > Rz 80 ff), die Übernachtungskosten (§ 9 Abs 1 Satz 3 Nr 5a EStG; > R 9.7 LStR; > Rz 110 ff) und die Reisenebenkosten (> R 9.8 LStR; > Rz 124 ff) in Betracht. In anderen Fällen können Reisekosten bei nicht (ausschließlich) beruflicher Veranlassung als > Sonderausgaben (> Bildungsaufwendungen Rz 43 ff) oder – in Ausnahmefällen – als > Außergewöhnliche Belastungen Rz 75 Besuch von Angehörigen steuermindernd berücksichtigt werden oder zu den nicht abziehbaren Aufwendungen für die private > Lebensführung gehören (zum Abzugsverbot > Rz 55 ff).

Rz. 2

Stand: EL 129 – ET: 02/2022

Bei einem > Arbeitnehmer sind Reisekosten Aufwendungen, die durch die berufliche Tätigkeit außerhalb seiner Wohnung und > Erste Tätigkeitsstätte veranlasst sind. Sie sind keine allgemeinen WK iSv § 9 Abs 1 Satz 1 EStG, sondern werden nur nach Maßgabe von § 9 Abs 1 Satz 3 Nr 4a, 5a, 5b, Abs 4, 4a EStG sowie > R 9.5 bis 9.8 LStR berücksichtigt; zu Einzelheiten > Rz 60–133 und bei Fahrten zu einem > Sammelpunkt oder weiträumigen Tätigkeitsgebiet > Rz 78–79. Besonderheiten gelten für die hier nicht behandelten Fälle der > Doppelte Haushaltsführung (> Rz 23).

Rz. 3

Stand: EL 129 – ET: 02/2022

Diese WK werden auf Antrag des ArbN bereits im > Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren als Freibetrag festgestellt (ELStAM – elektronische > Lohnsteuerabzugsmerkmale) oder bei einer > Veranlagung von Arbeitnehmern zur ESt berücksichtigt, soweit sie nicht der ArbG bereits steuerfrei erstattet hat.

Vergütungen, die ArbN im öffentlichen und privaten Dienst zur Erstattung von Reisekosten von ihrem ArbG erhalten, sind in den Grenzen des § 3 Nr 13 EStG und § 3 Nr 16 EStG steuerfrei. Die Steuerbefreiung wird für Geld- und Sachleistungen angewendet (> R 3.13 Abs 1 Satz 1 LStR; BFH 223, 410 = BStBl 2009 II, 547). Zur Gestellung von Verpflegung durch den ArbG > Rz 108 ff. Zu Einzelheiten > Auslösungen bei privaten Arbeitgebern und > Reisekostenvergütungen aus öffentlichen Kassen. Als WK werden Aufwendungen des ArbN deshalb nur abgezogen, wenn und soweit sie der ArbG nicht nach § 3 Nr 13 EStG oder § 3 Nr 16 EStG mit Geld- oder Sachleistungen steuerfrei ersetzt hat. Erstattet der ArbG aber geringere als die höchstens als WK abziehbaren Beträge, kann der Unterschiedsbetrag im Rahmen des steuerlich Zulässigen als WK berücksichtigt werden (> Rz 39).

Rz. 4

Stand: EL 129 – ET: 02/2022

Bei der > Veranlagung von Arbeitnehmern trägt der ArbN gegenüber dem FA die Darlegungs- und Feststellungslast (> Beweislast), dass die Voraussetzungen des § 3 Nr 13 EStG oder § 3 Nr 16 EStG für die Steuerfreiheit des Reisekostenersatzes gegeben sind (EFG 1999, 337; BFH/NV 2001, 36). Kommt das FA bei der Veranlagung – ausnahmsweise – zu der Erkenntnis, dass der ArbG erstattete Reisekosten zu Unrecht steuerfrei gelassen hat, wird sie das FA insoweit als zusätzlichen > Arbeitslohn besteuern. Erstattet der ArbG allerdings zu Recht höhere Beträge als sie der ArbN als WK abziehen darf, bleibt der überschießende Betrag steuerfrei. Ein solcher Fall kann eintreten, wenn der ArbG Übernachtungskosten mit Pauschbeträgen erstattet (> Rz 113) oder bei einer zusammengefassten Abrechnung der Reisekosten (> Auslösungen bei privaten Arbeitgebern Rz 88 ff) der ArbN aber beim FA nur geringere tatsächliche Aufwendungen nachweisen kann.

II. Rechtsentwicklung

Rz. 5

Stand: EL 129 – ET: 02/2022

Das EStG enthielt bis einschließlich 2013 keine geschlossene Behandlung des steuerlichen Reisekostenrechts. Für den Abzug der Reisekosten als WK bei der Einkunftsermittlung galt die Grundnorm des § 9 EStG. Die Erstattung von Reisekosten im öffentlichen Dienst wurde zunächst wie die Zahlung von Aufwandsentschädigungen in § 3 Nr 11 EStG steuerfrei gestellt. Für die privaten ArbG folgte mit § 19 Abs 2 EStG 1934 vom 16.10.1934 (RGBl 1934 I, 1005 = RStBl 1934, 1261) die Steuerbefreiung für erstattete Aufwendungen. Mit dem StÄndG 1957 vom 26.07.1957 (BGBl 1957 I, 848 = BStBl 1957 I, 352) wurde § 3 Nr 13 EStG als eigenständige Steuerbefreiung für Reisekosten aus öffentlichen Kassen in das EStG eingefügt. Mit dem StÄndG 1959 vom 18.07.1958 (BGBl 1958 I, 473 = BStBl 1958 I, 412) wurde die Steuerbefreiung für die Erstattung von Reisekosten durch private ArbG mit ...