Hartz/Meeßen/Wolf, ABC-Führer Lohnsteuer, Zustellung

A. Allgemeines

Rz. 1

Stand: EL 135 – ET: 08/2023

Eine Zustellung ist die Bekanntgabe eines schriftlichen oder elektronischen Dokuments in einer besonderen Form, die den Nachweis ermöglichen soll, dass der Empfänger das Dokument tatsächlich erhalten hat (vgl § 2 Abs 1 Verwaltungszustellungsgesetz – VwZG). Ein > Verwaltungsakt (§ 118 AO) ist demjenigen Beteiligten bekannt zu geben, für den er bestimmt ist oder der von ihm betroffen ist. Ein schriftlicher VA (zB ein > Steuerbescheid) wird regelmäßig durch die Post als einfacher Brief übermittelt; einer besonderen Zustellung bedarf es nicht (> Bekanntgabe von Steuerverwaltungsakten). Zugestellt wird nur, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder behördlich angeordnet ist (§ 122 Abs 5 AO). Für den Beginn einer Rechtsbehelfsfrist ist der Zeitpunkt der tatsächlichen Zustellung und nicht der dritte Tag nach Aufgabe des VA zur Post (§ 122 Abs 2 AO) maßgebend (BFH 165, 5 = BStBl 1991 II, 826; BFH/NV 2011, 1006).

Rz. 2

Stand: EL 135 – ET: 08/2023

Zugestellt werden kann stets nur an eine einzelne Person. Das gilt auch für die Zustellung von VA an > Ehegatten, es sei denn, ein Ehegatte ist gleichzeitig Zustellungsbevollmächtigter des anderen Ehegatten (BFH 178, 105 = BStBl 1995, 681). In diesem Fall sind jedoch zwei Dokumente zu übersenden und es ist deutlich zu machen, dass es sich um eine Zustellung an zwei Personen handelt. Bei förmlicher Zustellung zusammengefasster, mehrere Personen betreffender Bescheide muss jedem Inhaltsadressaten eine Ausfertigung des Bescheids zugestellt werden (BFH 178, 105 = BStBl 1995 II, 681). Werden einer Person mehrere Bescheide in einer Sendung zugestellt, müssen alle Bescheide auf dem Umschlag vermerkt sein (vgl BFH/NV 2011, 1106).

Rz. 3

Stand: EL 135 – ET: 08/2023

Zustellungen der FinBeh sind im VwZG (> Rz 1) geregelt, während für die Finanzgerichte nach § 53 Abs 2 FGO die Vorschriften der ZPO gelten. Das VwZG gilt auch für die Zustellung von Bußgeldbescheiden durch eine FinBeh, für die im Übrigen die Vorschriften des OWiG anzuwenden sind (vgl § 412 Abs 1 AO). Das VwZG verweist jedoch zum Teil auf Vorschriften der ZPO, die dadurch auch iRd VwZG anzuwenden sind. Das VwZG gilt für alle Bundesbehörden, bundesunmittelbaren Körperschaften, Anstalten und Stiftung, sowie für die Landesfinanzbehörden (vgl § 1 Abs 1 VwZG).

Rz. 4

Stand: EL 135 – ET: 08/2023

Randziffer einstweilen frei.

B. Zustellungsarten

Rz. 5

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Die Zustellung wird entweder durch die Behörde selbst, durch die Post oder durch einen nach § 17 De-Mail-Gesetz akkreditierten Diensteanbieter erbracht. Post idS sind alle Dienstleister, die von der Bundesnetzagentur eine entsprechende Lizenz erhalten haben. Es werden die folgenden Arten der Zustellung unterschieden:

• Zustellung mit Postzustellungsurkunde (> Rz 6 ff),
• Zustellung mittels Einschreiben (> Rz 10 ff),
• Zustellung gegen Empfangsbekenntnis (> Rz 13 ff),
• Elektronische Zustellung (> Rz 17),
• Öffentliche Zustellung (> Rz 20 ff),
• Zustellung im Ausland (> Rz 25 ff).

Von der FinBeh soll grundsätzlich die wirtschaftlich günstigste Art der Zustellung gewählt werden, sofern diese zur Beweissicherung ausreichend ist.

I. Zustellung mit Postzustellungsurkunde

Rz. 6

Stand: EL 135 – ET: 08/2023

Bei der Zustellung mit Postzustellungsurkunde übergibt die Behörde das zuzustellende Dokument der Post in einem verschlossenen Umschlag mit einem vorbereiteten Vordruck einer Zustellungsurkunde (vgl § 3 Abs 1 VwZG). Wie der Vordruck einer Zustellungsurkunde auszusehen hat, ergibt sich aus der Zustellungsvordruck-VO vom 12.02.2002 (BGBl 2004 I, 671), zuletzt geändert durch Art 26 des Gesetzes vom 05.10.2021 (BGBl 2021 I, 4607). Für die Zustellung gelten die Vorschriften der §§ 177 bis 182 ZPO entsprechend.

Rz. 7

Stand: EL 135 – ET: 08/2023

Zur Vorbereitung der Zustellung durch die Post hat die FinBeh auf dem Zustellungsvordruck den Empfänger, das Aktenzeichen des zuzustellenden Dokuments sowie die Anschrift der FinBeh anzugeben, die den Auftrag erteilt. Das Aktenzeichen in der Postzustellungsurkunde muss dabei identisch mit dem Aktenzeichen auf dem verschlossenen Umschlag mit dem zuzustellenden Dokument sein. Dies ist die (einzige) Verbindung zwischen der bezeugten Zustellung durch die Post und dem Dokument, das zugestellt worden ist. Fehlen diese Angaben, ist eine Zustellung nicht wirksam (vgl § 182 Abs 2 ZPO). Das Aktenzeichen darf nicht nur aus einer Steuernummer bestehen, sondern muss die Identifizierung des zugestellten Dokuments ermöglichen (BFH 160, 103 = BStBl 1990 II, 602). Auch die zusätzliche Bezeichnung "Steuerbescheid" oder "Feststellungsbescheid" ist nicht ausreichend. Es müssen außerdem die Steuerart und das Jahr der Festsetzung angegeben werden. Andererseits sollen zur Wahrung des > Steuergeheimnis die Angaben für Dritte möglichst keine Rückschlüsse auf den Inhalt zulassen. Deshalb ist es ausreichend, wenn das Dokument derart durch Zahlen und Buchstaben gekennzeichnet ist, dass der Empfänger die Sendung eindeutig dem betreffenden Vorgang zuordnen kann (BFH 165, 5 = BStBl 1991 II, 826). Werden mit einer U...