Absageschreiben und diskriminierungsfreie Ablehnungsgründe / 1. Empfehlungen für das Absageschreiben

1.1 Erforderlicher Inhalt

Das Absageschreiben sollte enthalten:

• einen Dank für die Bewerbung und das gezeigte Interesse,
• Bedauern, dass man sich nicht für diesen Bewerber entschieden hat,
• gute Wünsche für die weiteren Bewerbungen und den beruflichen Werdegang,
• bei schriftlicher Bewerbung einen Hinweis zur Rücksendung der Bewerbungsunterlagen.

Das Absageschreiben kann zudem enthalten (optional):

• einen Hinweis auf die Vielzahl der eingegangenen Bewerbungen,
• einen Hinweis, dass man sich über eine spätere Bewerbung auf ein anderes Stellenangebot durchaus freuen würde,
• einen Hinweis auf die Einbindung von Entscheidungsgremien (insb. bei schwerbehinderten Bewerbern).^[1]

1.2 Begründung

Eine Begründung, weshalb die Bewerbung keinen Erfolg hatte, ist für das Absageschreiben nicht erforderlich und aus Arbeitgebersicht auch nicht anzuraten. Wenn der Arbeitgeber sie dennoch formulieren will, sollte er größte Sorgfalt walten lassen, um die etwaige Schadensersatzrisiken nach § 15 Abs. 1 und 2 AGG zu vermeiden.^[2]

Achtung: Nach Rechtsprechung des BAG spielt es keine Rolle, welche Motivation der Absage zugrunde gelegen hat. Der Umstand, dass eine diskriminierende Absage im Übrigen freundlich formuliert war, ist für die Bemessung der Entschädigung irrelevant. Ein freundlich formuliertes Absageschreiben und ein respektvolles Verhalten sind eine Selbstverständlichkeit. Fehlt es daran und wird etwa herabwürdigend gehandelt, können darin – im Gegenteil – vielmehr besondere Umstände liegen, die zu einer höheren Entschädigung führen.^[3]

1.3 Floskelhafte Formulierungen

Es stellt im Übrigen kein Problem dar, wenn die Absage floskelhaft erscheint, wie das LAG Rheinland-Pfalz jüngst im Rahmen einer potenziellen Altersdiskriminierung entschieden hat. Die Formulierung im gegenständlichen Absageschreiben lautete:

"Nach Durchsicht aller eingegangenen Bewerbungen müssen wir Ihnen heute mitteilen, dass wir Sie nicht in den engeren Kreis der für die o. g. Position infrage kommenden Kandidaten aufnehmen konnten. Bitte sehen Sie darin keine Abwertung Ihrer Person, Kenntnisse oder Qualifikation. Unsere Entscheidung beruht auf dem spezifischen Anforderungsprofil für diese Aufgabenstellung."

Selbst wenn diese floskelhafte Formulierung den wahren Kern für die Entscheidung der Beklagten, den Kläger nicht einzustellen, nicht treffen sollte, gibt es keine Anhaltspunkte dafür, dass (bspw.) das Alter des Klägers ausschlaggebend gewesen sein könnte.^[4]

1.4 Negative Beispiele

Hier aktuelle Beispiele aus der Rechtsprechung, wie ein Absageschreiben nicht formuliert werden sollte^[5]:

Ein Absageschreiben sollte auch keine anderen missverständlichen Formulierungen enthalten, welche den Bewerber (trotz Absage) loben oder besonders qualifiziert darstellen, wie z. B.:

• "… haben wir uns für einen anderen Bewerber entschieden, was nicht in Zusammenhang mit Ihrer Qualifikation stand."
• "Da wir Sie fachlich und menschlich für sehr qualifiziert halten, bedauern wir, Ihnen heute absagen zu müssen."
• " ... nach sorgfältiger Durchsicht der eingegangenen Bewerbungen teilen wir Ihnen mit, dass wir nach Ihren Unterlagen einen durchaus positiven Eindruck von Ihnen gewonnen haben. Unter den Bewerbern befinden sich einige, die die Voraussetzungen in besonderer Weise zu erfüllen scheinen. Bitte berücksichtigen Sie, dass es oft nur Kleinigkeiten sind, die bei einer solchen Auswahl den Ausschlag geben."