Absageschreiben und diskriminierungsfreie Ablehnungsgründe

Kurzbeschreibung

Diese Arbeitshilfe gibt wichtige Informationen zur Absage einer Bewerbung, Empfehlungen für ein "neutrales" Absageschreiben sowie zu diskriminierungsfreien Ablehnungsgründen. Zusätzlich werden Hinweise zum Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und interner Dokumentation bei der Bewerberauswahl gegeben.

Absageschreiben

Kommt ein Bewerber nicht für die Stelle in Betracht, ist ihm dies zur Klarstellung mitzuteilen. Dabei sollte sich der Arbeitgeber möglichst vorsichtig ausdrücken und kurzfassen. Das Absageschreiben darf insbesondere keine unmittelbaren oder mittelbaren Hinweise auf eines der 8 durch das AGG besonders geschützten Kriterien (Rasse, ethnische Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexuelle Identität)^[1] enthalten.

Wichtig: Im Hinblick auf die Haftungsrisiken nach dem AGG sollte das Absageschreiben in der Regel keine materielle Begründung für die Nichtberücksichtigung des Bewerbers enthalten, d. h. auch keinen Hinweis auf die Gründe, die zur Auswahl des Eingestellten geführt haben.

Hat sich der Arbeitgeber in seiner Absage gegenüber dem betroffenen Arbeitnehmer aber bereits auf bestimmte Ablehnungsgründe festgelegt, muss er damit rechnen, dass das Arbeitsgericht die Prüfung der Frage, ob eine Diskriminierung im Sinne des AGG vorliegt, auf diese im Ablehnungsschreiben ausdrücklich genannten Ablehnungsgründe beschränkt. Er kann sich dann nicht nachträglich auf weitere Gründe beziehen.

Achtung: Das keine besondere Begründung enthaltende Absageschreiben sollte nicht dadurch "entwertet" werden, dass telefonisch Auskünfte gegeben werden. Auch öffentliche Äußerungen durch einen Arbeitgeber reichen aus, um eine Vermutung für das Vorliegen einer unmittelbar diskriminierenden Einstellungspolitik zu begründen.^[2]

[1] Vgl. § 1 AGG.

[2] EuGH, Urteil v. 10.7.2008, C-54/07, NZA 2008 S. 929.

Folgen bei fehlerhafter, diskriminierender Absage

Bei einem Verstoß gegen das Benachteiligungsverbot ist der Arbeitgeber verpflichtet, den hierdurch entstandenen Schaden zu ersetzen. Somit hat beispielsweise der abgelehnte Bewerber einen Anspruch auf Ersatz der Bewerbungskosten oder des entgangenen Gewinns, wenn er ohne die verbotene Benachteiligung eingestellt worden wäre.

Wegen eines immateriellen Schadens können Bewerber eine "angemessene Entschädigung in Geld" verlangen.^[1] Eine allgemeine Obergrenze hinsichtlich der Höhe ist nicht geregelt. Bei einer Nichteinstellung darf die Entschädigung dann 3 Monatsgehälter nicht übersteigen, wenn der Beschäftigte auch bei benachteiligungsfreier Auswahl nicht eingestellt worden wäre. Die Begrenzung der Höhe der Entschädigung gilt nicht für denjenigen, der bei benachteiligungsfreier Auswahl den ausgeschriebenen Arbeitsplatz hätte erhalten müssen ("Bestbewerber").

[1] § 15 Abs. 2 AGG.

1. Empfehlungen für das Absageschreiben

1.1 Erforderlicher Inhalt

Das Absageschreiben sollte enthalten:

• einen Dank für die Bewerbung und das gezeigte Interesse,
• Bedauern, dass man sich nicht für diesen Bewerber entschieden hat,
• gute Wünsche für die weiteren Bewerbungen und den beruflichen Werdegang,
• bei schriftlicher Bewerbung einen Hinweis zur Rücksendung der Bewerbungsunterlagen.

Das Absageschreiben kann zudem enthalten (optional):

• einen Hinweis auf die Vielzahl der eingegangenen Bewerbungen,
• einen Hinweis, dass man sich über eine spätere Bewerbung auf ein anderes Stellenangebot durchaus freuen würde,
• einen Hinweis auf die Einbindung von Entscheidungsgremien (insb. bei schwerbehinderten Bewerbern).^[1]

Praxis-Beispiel

Diskriminierungsfreies Absageschreiben

"Sehr geehrte(r) Herr/Frau …,
wir bedauern Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir Ihre Bewerbung um die Stelle als […] leider nicht berücksichtigen können.
Wir bedanken uns für Ihre Bewerbung und übersenden Ihnen Ihre Bewerbungsunterlagen anbei zurück.
Ggf: Über eine Bewerbung zu einem anderen Zeitpunkt würden wir uns freuen!"

1.2 Begründung

Eine Begründung, weshalb die Bewerbung keinen Erfolg hatte, ist für das Absageschreiben nicht erforderlich und aus Arbeitgebersicht auch nicht anzuraten. Wenn der Arbeitgeber sie dennoch formulieren will, sollte er größte Sorgfalt walten lassen, um die etwaige Schadensersatzrisiken nach § 15 Abs. 1 und 2 AGG zu vermeiden.^[2]

Achtung: Nach Rechtsprechung des BAG spielt es keine Rolle, welche Motivation der Absage zugrunde gelegen hat. Der Umstand, dass eine diskriminierende Absage im Übrigen freundlich formuliert war, ist für die Bemessung der Entschädigung irrelevant. Ein freundlich formuliertes Absageschreiben und ein respektvolles Verhalten sind eine Selbstverständlichkeit. Fehlt es daran und wird etwa herabwürdigend gehandelt, können darin – im Gegenteil – vielmehr besondere Umstände liegen, die zu einer höheren Entschädigung führen.^[3]

1.3 Floskelhafte Formulierungen

Es stellt im Übrigen kein Problem dar, wenn die Absage floskelhaft erscheint, wie das LAG Rheinland-Pfalz jüngst im Rahmen einer potenziellen Altersdiskriminierung entschieden hat. Die Formulierung im gegenständlichen Absageschreiben lautete:

"Nach Durchsicht aller eingegangenen Bewerbungen müssen wir Ihnen heute mitteilen, dass wir Sie ...