Marion Kellner-Lewandowsky
Einzelgespräche führen
Auf der Basis der identifizierten Stakeholder sollten im Projektverlauf regelmäßig Einzelgespräche mit den beteiligten bzw. betroffenen Personen geführt werden. Dies erscheint Projektleitern vielleicht aufwendig. Es sichert aber das frühzeitige Wahrnehmen von Signalen, die auf Akzeptanzprobleme und Widerstand hinweisen. Basis solcher Gespräche kann die Struktur des Ziel-Erwartungs-Abgleichs sein, welcher sowohl für das Gesamtprojekt als auch auf Einzelaspekte anwendbar ist. Der Projektleiter sollte mit einer offen-aufmerksamen Haltung in die Gespräche gehen und sich hauptsächlich auf das Fragenstellen und Zuhören konzentrieren. Viele reizt der Versuch, für mehr Akzeptanz die eigenen Argumente dem Gegenüber darzulegen und so auf einem sehr rationalen Weg Überzeugung und Akzeptanz zu schaffen. Auf diesem Weg wird es jedoch weder gelingen, die Frühwarnsignale zu erkennen noch Akzeptanz zu schaffen. Sachargumente werden in der Regel nur akzeptiert, wenn eine emotionale Grundlage geschaffen ist. Und diese kann nur durch eine ergebnisoffene Haltung, durch Zuhören und Interesse am Standpunkt des anderen geschaffen werden.
Fragetechniken der Gesprächssteuerung
Folgende Fragen helfen, das Gespräch in die richtige Richtung zu lenken:
- Wie nehmen Sie den Fortschritt des Projekts im Gemeinkostenmanagement wahr?
- Welche Aspekte finden Sie mehr, welche weniger förderlich?
- Welche Ursachen erkennen Sie hinter den Problemen?
- Was ist aus Ihrer Sicht das Ziel, welches wir in diesem Aspekt anstreben sollten?
- Welche Lösungsvorschläge und -ideen haben Sie zur Realisierung dieser Zielstellung?
- Wie wird sich dies nach der Umsetzung auf Ihren Bereich und auf das Gesamtunternehmen auswirken?
- Welche Hinweise möchten Sie darüber hinaus dem Projekt mitgeben?
Auch wenn es reizvoll erscheint, die oben genannten Fragen in einem allgemeinen Fragebogen schriftlich abzufragen: Dem persönlichen Gespräch ist – wenn möglich – Vorrang zu geben. Ein persönliches Gespräch signalisiert persönliches Interesse und wird dem aufmerksamen Zuhörer und Beobachter zusätzlich körpersprachliche Signale des Gegenübers mitliefern.