Anforderungen an ein ordnungsgemäßes elektronisches Fahrtenbuch

Leitsatz

1. Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden.

2. Kann der Arbeitnehmer den ihm überlassenen Dienstwagen auch privat nutzen und wird über die Nutzung des Dienstwagens ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht geführt, so ist der zu versteuernde geldwerte Vorteil nach der 1%-Regelung zu bewerten. Eine Schätzung des Privatanteils anhand anderer Aufzeichnungen kommt nicht in Betracht.

Normenkette

§ 8 Abs. 2 Sätze 2 bis 4, § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG

Sachverhalt

Die Klägerin stellte ihren beiden Geschäftsführern in den Streitjahren 2000 bis 2003 firmeneigene Kfz auch für private Fahrten zur Verfügung. Zur Ermittlung der auf Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte entfallenden Anteile an der Gesamtnutzung der Fahrzeuge bedienten sich die Geschäftsführer des Tabellenkalkulationsprogramms MS-Excel. Die Dateien enthielten zeilenweise fortlaufend für jede einzelne Fahrt Angaben zu Wochentag, Datum, Anlass der Fahrt mit zurückgelegter Streckenlänge sowie den am Ende der Fahrt sich ergebenden Kilometerstand. Die den nachträglich erstellten Einträgen zugrunde liegenden Aufzeichnungen wie Terminkalender und ähnliche Notizen wurden vernichtet.

Bei den Lohnabrechnungen erfasste die Klägerin als geldwerten Nutzungsvorteil den anhand der eingegebenen Daten errechneten Betrag. Das FA verwarf die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs; es ermittelte den Nutzungsvorteil nach der 1%-Regelung pauschal und forderte die überschießende LSt im Haftungsweg nach. Das FG wies die Klage ab.

Entscheidung

Der BFH bestätigte die Vorentscheidung. Das Programm MS-Excel eröffne dem Anwender die Möglichkeit zu einer nachträglichen Veränderung bereits eingegebener Daten, deren Reichweite in der Datei selbst nicht mehr dokumentiert werde. Die Eintragungen könnten zu einem späteren Zeitpunkt ohne größeren Aufwand an praktisch jedes gewünschte Ergebnis angepasst werden. Der Ausdruck einer solchen Datei sei deshalb zum Nachweis der Vollständigkeit und Richtigkeit der erforderlichen Angaben nicht geeignet. Der private Nutzungsvorteil sei deshalb zwingend nach der 1%-Regelung zu bewerten.

Hinweis

1. Mit der Besprechungsentscheidung hat sich der BFH im Wesentlichen der Auffassung der Finanzverwaltung angeschlossen. Ein mit Hilfe eines PC-Programms erstelltes Fahrtenbuch kann nur unter bestimmten Bedingungen anerkannt werden. Dies hängt mit den technischen Möglichkeiten von Computerprogrammen zusammen.

2. Der BFH wiederholte auch hier seine bereits im Urteil vom 9.11.2005, VI R 27/05, BFH-PR 2006, 217 vertretene Auffassung, dass sich aus Sinn und Zweck der gesetzlichen Regelung ergibt, dass ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht nur fortlaufend in einer geordneten und geschlossenen äußeren Form, sondern vor allem auch zeitnah zu führen ist. Ziel ordnungsgemäßer Aufzeichnungen muss es sein, die unzutreffende Zuordnung einzelner Privatfahrten zum beruflichen Nutzungsanteil wie auch deren gänzliche Nichtberücksichtigung im Fahrtenbuch möglichst auszuschließen. Dieser Anforderung wird nur die fortlaufende und zeitnahe Erfassung der Fahrten in einem geschlossenen Verzeichnis gerecht, das aufgrund seiner äußeren Gestaltung geeignet ist, jedenfalls im Regelfall nachträgliche Abänderungen, Streichungen und Ergänzungen als solche kenntlich werden zu lassen.

3. Nach diesen Maßstäben ist eine mittels eines Computerprogramms erzeugte Datei, an deren bereits eingegebenem Datenbestand zu einem späteren Zeitpunkt noch Veränderungen vorgenommen werden können, ohne dass die Reichweite dieser Änderungen in der Datei selbst dokumentiert und bei gewöhnlicher Einsichtnahme in die Datei offen gelegt wird, kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Eine solche Aufzeichnungsmethode ist nicht geeignet, den fortlaufenden und lückenlosen Charakter der Angaben und ihre zeitnahe Erfassung mit hinreichender Zuverlässigkeit zu belegen. Der auf diese Weise erzeugte Datenbestand ist kein in sich geschlossenes Verzeichnis und damit auch kein Fahrten-"Buch" i.S.d. § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG.

4. Dem Steuerpflichtigen ist aufgrund der vorgenannten Ausführungen (zur Erhaltung der Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs) zu raten, bei elektronischen Fahrtenbüchern auf "manipulationssichere" Software zurückzugreifen, die entweder keine Änderungen der einmal vorgenommenen Eintragungen zulässt oder jede Änderung automatisch dokumentiert.

5. Der BFH betonte nochmals, dass seit der Änderung des § 8 Abs. 2 EStG durch das Jahressteuergesetz 1996 für eine freie Schätzung des Anteils der Privatnutzung an der Gesamtfahrleistung, wie sie noch bis zum VZ 1995 zulässig war, kein Raum mehr besteht. Gleiches gilt nach dem insoweit eindeutigen Wortlaut der Vorschrift des § 8 Abs. 2 Sätze 2 u...