Elektronische Fahrtenbücher: vollständige und zeitnahe Erfassung notwendig

Der Bundesfinanzhof hat seine strenge Rechtsprechung zur (Nicht-)Anerkennung elektronischer Fahrtenbücher, der auch mehrere Finanzgerichte gefolgt waren, in einem Beschluss bestätigt (BFH vom 12.1.2024, VI B 37/23). Das (elektronische) Fahrtenbuch ist eine Methode zur Ermittlung des steuerlichen Vorteils aus der Firmenwagengestellung.

Geldwerter Vorteil bei der Firmenwagenüberlassung

Mitarbeiter, denen von ihrem Arbeitgeber ein Firmenwagen zur Verfügung gestellt wird, den sie auch für private Fahrten nutzen dürfen, müssen den damit verbundenen geldwerten Vorteil als Arbeitslohn versteuern. Hierfür sind in der Praxis verschiedene Methoden gängig. Grundsätzlich wird der Vorteil monatlich pauschal mit einem Prozent des Bruttolistenpreises bewertet.

Alternativ können auch die auf die Privatnutzung entfallenden anteiligen Kosten angesetzt werden, wenn der Betroffene das Verhältnis der dienstlichen Fahrten zur Privatnutzung durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachweisen kann. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss nach der Rechtsprechung unter anderem zeitnah und in geschlossener Form geführt werden.

Elektronisches- und manuell geführtes Fahrtenbuch sind vergleichbar

Ein elektronisches Fahrtenbuch ist anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden (BMF, Schreiben vom 3. März 2022 - IV C 5 - S 2334/21/10004 :001, Rn. 28).

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind dabei zu beachten (BMF, Schreiben v. 28. November 2019, IV A 4-S 0316/19/10003:001). Das bedeutet, die Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet sowie unverfälscht abgebildet sein und aufbewahrt werden.

Es bestehen verwaltungsseitig keine Bedenken, ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, jedenfalls dann als zeitnah geführt anzusehen, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass (Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner) innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden (BMF vom 3. März 2022 - IV C 5 - S 2334/21/10004 :001, Rn. 29).

Nachträgliche Änderungen müssen offengelegt werden.

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat die Dokumentationspflichten in einem aktuellen Fall präzisiert: Eine mittels eines Computerprogramms erzeugte Datei, an deren bereits eingegebenem Datenbestand zu einem späteren Zeitpunkt noch Veränderungen vorgenommen werden können, ohne dass die Reichweite dieser Änderungen in der Datei selbst dokumentiert und bei gewöhnlicher Einsichtnahme in die Datei offengelegt wird, ist kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch (BFH-Beschluss vom 12. Januar 2024, VI B 37/23).

Wenn nachträgliche Veränderungen (ausnahmsweise) zulässig sein sollen, müssen sie also in der Datei dokumentiert und offengelegt werden. Sie müssen "erkennbar" sein. An der Erkennbarkeit der nachträglichen Änderungen fehlte es im aktuellen Streitfall. Sie ließen sich erst durch weitere Abfragen offenlegen, zu denen (nur) der Systemadministrator der Klägerin die Möglichkeit hatte. Das reichte dem BFH nicht für eine Anerkennung.

Zeitnahe Führung und erforderliche Angaben

Bereits zuvor hatte die Finanzgerichtsrechtsprechung weitere Grundsätze für die Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuchs aufgestellt (FG Niedersachen, Urteil v. 23. Januar 2019, 3 K 107/18), die weitgehend der Verwaltungsauffassung entsprechen.

Im damaligen Urteilsfall war in den Firmenwagen eine Telematiklösung unter anderem mit der Funktion "elektronisches Fahrtenbuch" eingebaut. Die Hardware verfügte über einen GPS-Empfänger. Sie übermittelte über das Mobilfunknetz jeweils die aktuelle Position und zeichnete die Bewegungsdaten auf einem zentralen Server zur Erstellung eines elektronischen Fahrtenbuches auf. Der Anwender konnte einer aufgezeichneten Fahrt in der Software einen vordefinierten Fahrtzweck zuordnen oder einen individuellen Fahrzweck eintragen. Diese Zuordnungen blieben nach der Ersterfassung zunächst frei änderbar. Der Anwender konnte aber auch eine frei bestimmbare "Periode" (beispielsweise eine Woche oder einen Monat) final bearbeiten und dann in dem Programm "abschließen", sodass die Daten danach nicht mehr veränderbar waren.

Das Finanzgericht Niedersachen hat in seinem Urteil gleich aus mehreren Gründen die Fahrtenbücher nicht anerkannt. Der Kläger habe

1. nicht nachgewiesen, das Fahrtenbuch überhaupt zeitnah und ordnungsgemäß geführt zu haben,
     
2. die Kilometerstände zum Ende der privaten beziehungsweise dienstlichen Fahrten nicht nachgewiesen,
     
3. den Anlass beziehungsweise den Zweck der Fahrten teilweise unzutreffend beschrieben und teilweise mögliche private Fahrtunterbrechungen nicht als solche kenntlich gemacht.

Es reichte nach Auffassung der Richter nicht aus, dass nur die Fahrten mit den per GPS ermittelten Geo-Daten selbst zeitnah aufgezeichnet worden waren. Vielmehr müssten alle Angaben, die für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erforderlich sind, zeitnah in das Fahrtenbuch eingetragen werden.

Als weiteren Verwerfungsgrund hat es das Finanzgericht angesehen, dass der Kläger die tatsächlichen Kilometerstände nach den Tachos der Fahrzeuge niemals den rechnerisch ermittelten Tachoständen in den Daten des elektronischen Fahrtenbuches gegenübergestellt hatte.

Hinweis: Die gegen das Urteil eingelegte Nichtzulassungsbeschwerde VI B 25/19 ist vom BFH mit Beschluss vom 2. September 2019 als unzulässig verworfen worden. Die Entscheidung ist damit rechtskräftig. 

Keine Zertifizierung oder allgemeine Anerkennung

Die Finanzverwaltung hat keine elektronischen Fahrtenbücher oder Programme bestimmter Anbieter zertifiziert. Die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit elektronischer Fahrtenbücher bleibt damit immer einer Einzelfallprüfung vorbehalten.

In einem aktuellen Fall aus Hessen (Hessisches FG, Urteil vom 16. Mai 2023 - 3 K 1219/21) übersandte die Arbeitgeberin (Klägerin) dem Finanzamt einen beispielhaften Ausdruck eines Fahrtenbuchs eines Mitarbeiters mit der Bitte um Erteilung einer verbindlichen Auskunft zu dessen Ordnungsmäßigkeit. Das Finanzamt erteilte zwar eine Auskunft, entschied aber, dass die gewünschte Bestätigung der Ordnungsmäßigkeit der geführten Fahrtenbücher nicht erteilt werden könne, da es sich bei dem verwendeten Programm nicht um ein speziell entwickeltes Fahrtenbuchprogramm handele, sondern um ein dokumentenorientiertes, verteiltes Datenbanksystem.

Nach erfolglosem Einspruch beantragte die Klägerin mit ihrer Klage das Finanzamt zu verpflichten, eine verbindliche Auskunft zu erteilen, in der die vorgelegten Ausdrucke als ordnungsgemäßes Fahrtenbuch anerkannt würden.

Das FG hat die Klage als unbegründet zurückgewiesen, da die erteilte Anrufungsauskunft des Finanzamts rechtmäßig sei. Hat das Finanzamt eine Lohnsteueranrufungsauskunft nicht mit dem vom Arbeitgeber begehrten Inhalt erteilt, aber den Sachverhalt richtig erfasst, kann der Arbeitgeber keine abweichende Auskunft verlangen, wenn die vom Finanzamt geäußerte rechtliche Einordnung des zur Prüfung gestellten Sachverhalts in sich schlüssig und nicht rechtsfehlerhaft ist.

Ergänzend nimmt das FG auch zum elektronischen Fahrtenbuch Stellung:

Ein elektronisches Fahrtenbuchprogramm muss manipulationssicher sein. Das bedeutet nicht, dass das Programm vor jeglichem Hackerangriff gesichert ist. Aber es muss sichergestellt sein, dass die erstellten Fahrtenbücher in einer in sich geschlossenen Form erstellt werden, nachträgliche Veränderungen an den erfassten Daten technisch ausgeschlossen sind oder zumindest als solche offengelegt und erkennbar sind. Darüber hinaus müssen die Fahrtenbücher mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein. Im Klagefall hatte das Finanzamt die Manipulationssicherheit und einen verhältnismäßigen Prüfaufwand für das zum Einsatz gebrachte elektronische Datenbanksystem (auf Basis von Lotus Notes) verneint.

Die gegen die Nichtzulassung der Revision gerichtete Beschwerde wurde als unbegründet zurückgewiesen (BFH-Beschluss vom 12. Januar 2024 - VI B 37/23). Die Entscheidung ist damit rechtskräftig.
 

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