Ein Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Es muss die Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben.
Mindestanforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
Das Fahrtenbuch muss mindestens folgende Angaben enthalten (vergleiche R 8.1 Absatz 9 Nummer 2 Satz 3 LStR 2):
- Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Fahrt;
- Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner;
- für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben;
- für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.
Fahrtenbuch: "nicht zeitnahes Erstellen" führt zur Verwerfung
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch darf nach der Rechtsprechung geringe Mängel aufweisen. Ein erst zu einem späteren Zeitpunkt im Handel erhältliches Fahrtenbuch geht allerdings nicht, weil kein "zeitnahes Erstellen" möglich ist (vgl. Urteil des Finanzgerichts Rheinland-Pfalz vom 13. November 2017, Aktenzeichen 5 K 1391/15).
Wird das Kraftfahrzeug sowohl für Privatfahrten als auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte überlassen, kann die individuelle Nutzungswertermittlung weder auf Privatfahrten noch auf Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte beschränkt werden.
Elektronisches Fahrtenbuch: Anforderung an steuerliche Anerkennung
Ein elektronisches Fahrtenbuch ist anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden.
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind zu beachten (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, BStBl I Seite 1269). Die Aufzeichnungen müssen demnach nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet sowie unverfälscht abgebildet sein und aufbewahrt werden.
Es bestehen keine Bedenken, ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, als "zeitnah geführt" anzusehen, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass (Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner) innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden.
Elektronisches Fahrtenbuch für jedes Fahrzeug einzeln
Für jedes Kraftfahrzeug sind die insgesamt entstehenden Aufwendungen und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten gesondert nachzuweisen. Stehen Arbeitnehmer gleichzeitig mehrere Kraftfahrzeuge zur Verfügung und führt er oder sie nur für einzelne Kraftfahrzeuge ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, kann für diese der Nutzungswert individuell ermittelt werden, während der Nutzungswert für die anderen mit monatlich ein Prozent des Listenpreises anzusetzen ist.
Elektronisches Fahrtenbuch: Besonderheiten und Ausnahmen
Auf einzelne der obigen Angaben kann verzichtet werden, soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die erforderliche Aussagekraft und Überprüfungsmöglichkeit nicht beeinträchtigt wird. Es gelten insbesondere Ausnahmen für
- Automatenlieferanten, Kurierdienstfahrer, Handelsvertreter, Kundendienstmonteure und Pflegedienstmitarbeiter mit täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten;
- Fahrten eines Taxifahrers im sogenannten Pflichtfahrgebiet;
- Fahrlehrer;
- sicherheitsgefährdete Personen.
Soweit die genaue Erfassung des individuellen Nutzungswerts monatlich nicht möglich ist, kann der Erhebung der Lohnsteuer ein Zwölftel des Vorjahresbetrags zugrunde gelegt werden. Es bestehen keine Bedenken, stattdessen bei der Ermittlung des individuellen Nutzungswerts je Fahrtkilometer vorläufig 0,001 Prozent des inländischen Listenpreises für das Kraftfahrzeug anzusetzen. Nach Ablauf des Kalenderjahres oder nach Beendigung des Dienstverhältnisses ist der tatsächlich zu versteuernde individuelle Nutzungswert zu ermitteln und eine etwaige Lohnsteuerdifferenz auszugleichen.
Fahrtenbuch: wie die Gesamtkosten ermittelt werden
Zu den Gesamtkosten gehören zum Beispiel Abschreibung (AfA), Leasingraten und Leasingsonderzahlungen (anstelle der Abschreibung), Treibstoffkosten, Wartungs- und Reparaturkosten, Kraftfahrzeugsteuer, Beiträge für Halterhaftpflicht- und Fahrzeugversicherungen, Garagen-/Stellplatzmiete, Aufwendungen für Anwohnerparkberechtigungen, Aufwendungen für die Wagenpflege/-wäsche sowie nicht steuerfreier Ladestrom.
Nicht zu den Gesamtkosten gehören zum Beispiel Fährkosten, Straßen- oder Tunnelbenutzungsgebühren (Vignetten, Mautgebühren), Parkgebühren, Aufwendungen für Insassen- und Unfallversicherungen, Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder, Kosten einer Ladevorrichtung bei Elektrofahrzeugen sowie steuerfreier Ladestrom.
Bei der Ermittlung der Gesamtkosten ist bei einem Pkw von einer Abschreibung von 12,5 Prozent der Anschaffungskosten entsprechend einer achtjährigen (Gesamt-)Nutzungsdauer auszugehen.
Wechsel der Bewertungsmethode nur ganzjährig möglich
Ein unterjähriger Wechsel zwischen der Ein-Prozent-Regelung und der Fahrtenbuchmethode für dasselbe Kraftfahrzeug ist nicht zulässig. Neuerdings erlaubt die Finanzverwaltung jedoch beim Lohnsteuerabzug einen rückwirkenden Wechsel für das gesamte Kalenderjahr bis zur Übermittlung oder Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigung.
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