Pflegeversicherung: Digitales Verfahren zum Nachweis der Elterneigenschaft und Anzahl der Kinder

Für den Nachweis der Elterneigenschaft und der Anzahl der Kinder besteht bis zum 30. Juni 2025 die Möglichkeit, sich die Angaben zu den Kindern ohne weitere Prüfung mitteilen (vereinfachtes Verfahren) oder sich die Nachweise entsprechend den Empfehlungen vorlegen zu lassen und diese zu prüfen. Alternativ kann der Arbeitgeber auch die Einführung des digitalen Verfahrens abwarten. 

Digitales Verfahren in der sozialen Pflegeversicherung

Um eine einheitliche Rechtsanwendung sicherzustellen und eine möglichst effiziente, schnelle und bürgerfreundliche Umsetzung zu gewährleisten, hat der Gesetzgeber beschlossen, bis zum 31. März 2025 ein digitales Verfahren zur Erhebung und zum Nachweis der Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder zu entwickeln. 

Das BMAS hat dazu am 29. August 2024 die "Gemeinsamen Grundsätze für das Digitale Verfahren Datenaustausch Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung" (DaBPV) mit Gültigkeit ab 1. April 2025 genehmigt und verabschiedet. 

Die Gemeinsamen Grundsätze regeln das Nähere zum Verfahren sowie den Aufbau und den Inhalt der Datensätze für die Anmeldung, den Datenabruf, die Änderungsmitteilung und die Abmeldung für die beitragsabführenden Stellen und Pflegekassen.

DaBPV: Verpflichtende Teilnahme am digitalen Verfahren

Die Teilnahme am DaBPV ist für alle beitragsabführenden Stellen obligatorisch, sofern sie zur Berücksichtigung von Zu- und Abschlägen in der sozialen Pflegeversicherung verpflichtet sind. 

Unter Angabe aller erforderlichen Zuordnungskriterien und Anfragedaten wird die Anmeldung (auch Anfrage genannt) über die Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA) oder über die Deutsche Rentenversicherung (DSRV) und die ZfA an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) übermittelt. Zur Beantwortung der Anfragen wird auf die beim BZSt für Zwecke des Lohnsteuerabzuges vorliegenden steuerlichen Daten gemäß den §§ 39, 39e EStG zurückgegriffen.

Verfahrensbeschreibung DaBPV

Das Verfahren beinhaltet folgende Anlässe der Arbeitgeber:

• eine Anmeldung zur Anfrage und Einrichtung eines Abonnements für Arbeitgeber (sogenanntes "Push-Verfahren"),
• eine Historienanfrage für vergangene Zeiträume, an deren Ende eine unmittelbare Information des BZSt über die pflegebeitragsrelevanten Daten für die Arbeitgeber steht und kein Abonnement eingerichtet wird,
• eine Bestandsabfrage zur Anfrage und Einrichtung eines Abonnements,
• eine Abmeldung zur Beendigung eines Abonnements für die Arbeitgeber.

Das BZSt teilt die Elterneigenschaft sowie die Kinderanzahl ab dem Ab-Datum der Anfrage für den gesamten vom Arbeitgeber angefragten Zeitraum mit. Das BZSt liefert bei einer Anfrage die vorliegenden Daten (soweit bekannt) vom Ab-Datum bis in die Zukunft, bei einer Historienanfrage vom Ab-Datum bis zum Bis-Datum. 

Einzelheiten zu Anmeldungen, Historienabfragen und Abmeldungen beinhalten die Gemeinsamen Grundsätze.

Datenherkunft

Wenn Kinder lohnsteuerlich erfasst und damit im Datenbestand des Verfahrens ELStAM des BZSt vorhanden sind, werden diese Kinder für die Berechnung der Abschläge bis zum vollendeten 25. Lebensjahr für das DaBPV berücksichtigt. Die Antwort ist so gestaltet, dass immer alle zu dem Zeitpunkt der Rückmeldung vorliegenden relevanten Zeiträume und die jeweilige Kinderanzahl enthalten sind. Nur spätere – von der bisherigen Meldung abweichende – Veränderungen führen zu einer proaktiven Meldung des BZSt. Vollendet ein Kind z. B. das 25. Lebensjahr, führt das nicht zu einer proaktiven Meldung des BZSt, weil dieser Sachverhalt bereits durch die Angabe einer Gültigkeit für die Kinderanzahl übermittelt wurde.

Hinsichtlich der Elterneigenschaft wird durch das BZSt im DaBPV das früheste Datum, ausgehend von der frühesten steuerlichen Berücksichtigung der Kinder, angegeben, jedoch nicht vor dem 1. Juli 2023.

Die pflegebeitragsrelevanten Daten beruhen ausschließlich auf steuerrechtlichen Daten. Das BZSt trifft mit der ermittelten Elterneigenschaft sowie der Anzahl der Kinder keine abschließende sozialrechtliche Entscheidung. 

Keine Rückdokumentationen bei abweichenden Nachweisen

Die Kinderanzahl und Zeiträume werden in der Qualität übermittelt, in der sie von der Meldebehörde bzw. dem Finanzamt auf Veranlassung der steuerpflichtigen Person übermittelt wurden. Der Datenbestand des BZSt wird nicht zugunsten einer sozialrechtlichen Eltern- bzw. Kindereigenschaft angepasst. Die Rückdokumentation abweichender Daten von den beitragsabführenden Stellen an das BZSt ist nicht möglich.

Gründe möglicher Differenzen

Daten für steuerlich nicht erfasste Kinder, die im beitragsrechtlichen Sinne relevant sein könnten und für die Bemessung des Pflegeversicherungsbeitrags zu berücksichtigen sind, können nicht über dieses Verfahren erhoben werden. Davon betroffen sind u. a.:

• Adoptivkinder, sofern diese melderechtlich oder steuerrechtlich nicht erfasst wurden (das Mitglied hat die Pflege bzw. Adoption des Kindes nicht bei dem Finanzamt gemeldet)
• die Unterscheidung zwischen leiblichen und adoptierten Kindern
• Stiefkinder
• Kinder, die vor Beginn des Verfahrens ELStAM im Jahre 2011 das 18. Lebensjahr vollendet haben, sofern das Kind vom Mitglied nicht direkt bei dem Finanzamt mitgeteilt wurde (kein Kinderfreibetrag)
• sog. "auswärtige Kinder" (leibliche Kinder, die bei dem anderen Elternteil leben, wenn dieser mit dem Kind in dem Einzugsgebiet einer anderen Meldebehörde gemeldet ist) die nicht bei dem Finanzamt gemeldet wurden
• Kinder, die melderechtlich nicht an das BZSt zu übermitteln sind und steuerrechtlich nicht erfasst wurden (bspw. Kinder, die im Ausland leben)

Abweichende Entscheidungen des Arbeitgebers zugelassen 

Insofern bietet das DaBPV nicht für alle Mitglieder eine verbindliche Grundlage zur kinderanzahlbezogenen Beitragsbemessung in der Pflegeversicherung. In Einzelfällen sind abweichende Entscheidungen der Arbeitgeber zugelassen und erforderlich. Damit sind die Arbeitgeber berechtigt und verpflichtet, abweichend von den Daten des BZSt, die selbst erhobenen Daten für die Beitragserhebung zu verwenden.

Sind der beitragsabführenden Stelle oder Pflegekasse keine Abweichungen bekannt oder liegen keine Indizien für berechtigte Zweifel an den Daten des BZSt vor, sind die von dem BZSt mitgeteilte Kinderanzahl und die übermittelten Zeiträume für die Arbeitgeber verbindlich. Ergänzende Ermittlungen sind nicht erforderlich. Es gibt keine generalisierende Verpflichtung, auf Abweichungen zu prüfen.

Liegen dem Arbeitgeber Informationen vor, die von der Meldung des BZSt abweichen, muss sie diese bestehenden Nachweise zugrunde legen oder eine Aufklärung über ihr Mitglied vornehmen.

Wurde die Elterneigenschaft und Kinderanzahl anhand geeigneter Nachweise bestätigt, ist die Elterneigenschaft oder die Kinderanzahl für die Bemessung des Pflegeversicherungsbeitrags zu verwenden. Die abweichenden Informationen des BZSt werden dann nicht Grundlage der Beitragsberechnung.

Jahreswechsel 2025: In unserem Überblick erfahren Sie, welche HR-relevanten Gesetze und Änderungen in Arbeitsrecht, Lohnsteuer und Sozialversicherung Sie im Blick haben sollten.

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