Anlage N (Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit) 2024 / 5.14 [Arbeitgeberersatz → Zeilen 74, 80]

Hat Ihr Arbeitgeber Ihnen Reisekosten (bis zur Höhe des möglichen Werbungskostenabzugs) steuerfrei ersetzt (Nr. 20 der LSt-Bescheinigung), mindert der Kostenersatz die abzugsfähigen Werbungskosten.

Der Arbeitgeber kann Reisekosten bis zur Höhe der als WK abziehbaren Beträge steuerfrei ersetzen (§ 3 Nr. 13 und 16 EStG). Dabei dürfen die einzelnen Aufwandsarten (Fahrtkosten, Verpflegung usw.) in einer Summe zusammengefasst werden. Werden mehrere Reisen gemeinsam abgerechnet, kommt es darauf an, dass die Erstattung insgesamt unter den steuerlich zulässigen Beträgen liegt.

Stellt der Arbeitgeber eine Bahncard 25, 50 oder 100, die in erster Linie für Auswärtstätigkeiten genutzt wird, liegt darin steuerfreier Ersatz. Übersteigt die (prognostizierte) Kostenersparnis durch die Bahncard die Summe der beruflichen verwendeten Einzelfahrscheine einschließlich der Kosten der Bahncard, ist eine private Mitnutzung der Bahncard ohne Auswirkung. Nutzt der Arbeitnehmer seine private Bahncard, Monats- oder Jahreskarte für den öffentlichen Personennahverkehr bei Auswärtstätigkeiten, kann der Arbeitgeber anteilige Kosten (entweder quotale Aufteilung oder Preis des Einzelfahrscheins) steuerfrei erstatten.

Übernachtungskosten können bei Inlandsreisen pauschal bis zur Höhe von 20 EUR pro Übernachtung ohne Einzelnachweis steuerfrei ersetzt werden, wenn die Unterkunft nicht (teilweise) unentgeltlich zur Verfügung gestellt wurde. Bei Auslandsreisen ist der Ersatz von Übernachtungskosten i. H. der in den amtlichen Tabellen aufgeführten Pauschale möglich.

Stellt der Arbeitgeber eine Unterkunft unentgeltlich zur Verfügung oder wird in einem Fahrzeug übernachtet, darf kein steuerfreier Ersatz von Übernachtungskosten gezahlt werden.

Der steuerfreie Arbeitgeberersatz führt zu einer entsprechenden Kürzung der abzugsfähigen WK (§ 3c Abs. 1 EStG; § 9 Abs. 4a Satz 11 EStG). Ein die WK übersteigender Arbeitergeberersatz ist i. H. des übersteigenden Betrags steuerpflichtiger Arbeitslohn beim Arbeitnehmer.

Praxis-Beispiel

Erstattung niedriger als steuerfrei erlaubter Betrag

Für eine Auswärtstätigkeit, bei der der Arbeitnehmer 12 Stunden unterwegs war und 100 km mit dem privaten Pkw gefahren ist, erstattet der Arbeitgeber 10 EUR Verpflegungsmehraufwand und Fahrtkosten für 100 km × 0,20 EUR/km, zusammen 35 EUR.

Steuerlich hätten 44 EUR (Verpflegungsmehraufwand 14 EUR) und (30 EUR, d. h. 100 km × 0,30 EUR/km an Fahrtkosten) steuerfrei erstattet werden dürfen. Dieser Betrag ist größer als die Erstattung, die somit in vollem Umfang steuerfrei ist. Der Arbeitnehmer kann darüber hinaus 9 EUR bei den WK absetzen.

Soweit sich wegen zu hoher Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen steuerpflichtiger Arbeitslohn ergibt, kann dieser vom Arbeitgeber pauschal mit 25 % (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG) versteuert werden (BMF, Schreiben v. 25.11.2020, IV C 5 – S 2353/19/10011:006, Rn. 58, BStBl 2020 I S. 1228).