Auftragsgrößenstruktur: Möglichkeiten der Optimierung - ... / 6 Wiederholung der Analyse nach einem halben Jahr

Um nachprüfen zu können, ob die eingeleiteten Maßnahmen erfolgreich waren, hat die GmbH die Analyse nach einem halben Jahr wiederholt. Dabei wurden die Mappen "Wiederholung", "Zeit Neu" und "Kosten Neu" verwendet, die hinsichtlich Aufbau und Eingabefeldern identisch sind mit den Arbeitsblättern "Istanalyse", "Zeit Ist" und "Kosten Ist". Grundsätzlich muss nur die Arbeitsmappe "Wiederholung" bearbeitet werden. Die Mappen "Zeit Neu" und "Kosten Neu" übernehmen automatisch die Werte aus der Istanalyse bzw. die aktuelle Anzahl Aufträge aus der Mappe "Wiederholung".

Wenn Bearbeitungszeiten und -kosten weitgehend gleich geblieben sind und keine zusätzlichen Klassen hinzugekommen bzw. entfallen sind, können Sie weiter mit diesen Daten arbeiten. Andernfalls sollten Sie auch die Eingaben in diesen Mappen überarbeiten. Da die GmbH eine Prozessverbesserung vornahm und einige größere Aufträge als zum Zeitpunkt der Istanalyse vorlagen, bestand die Notwendigkeit, die Analyse vollständig zu wiederholen.

6.1 Arbeitsmappe "Wiederholung"

Bei der erneuten Erfassung ist die GmbH exakt so vorgegangen wie bei der Istanalyse: In der Mappe "Wiederholung" wurden zunächst je Klasse die Anzahl der Aufträge des ersten Halbjahres 2003 und anschließend die zugehörigen Umsatzzahlen erfasst (s. Abb. 7). Auch die allgemeinen Daten wie der neue Erhebungszeitraum und das Erfassungsdatum wurden durch den Kostenrechner angepasst. Die Bandbreite der Bearbeitungszeiten blieb unverändert, um einen besseren Vergleich mit der Istanalyse vornehmen zu können. Wie zuvor auch, wurden auch in dieser Mappe Kommentierungen eingegeben.

Abb. 7: Arbeitsmappe "Wiederholung"

Die Arbeitsmappe zeigt, dass die Umsetzung der Maßnahmen erfolgreich war: Obwohl sich die Zahl der Aufträge je nach Klasse deutlich verringert hat, ist der Umsatz insgesamt gestiegen. Zudem sind Aufträge, die größer als 550 EUR sind, hinzugekommen, sodass Einträge in drei weiteren Klassen notwendig wurden. Auch der durchschnittliche Auftragswert ist um etwa 34 EUR größer als zum Zeitpunkt der Istanalyse. Eine genauere Betrachtung bzw. ein unmittelbarer Vergleich beider Erhebungen ist in Kap. 7 "Gegenüberstellung der Ergebnisse" vorgesehen.

Praxis-Tipp

Die Auftragsstrukturanalyse sollten Sie nicht nur einmal, sondern regelmäßig wiederholen. Sie können damit langfristig erkennen, ob und wo sich welche Veränderungen ergeben haben. Nach der ersten Wiederholung der Analyse können Sie in der Mappe "Istanalyse" die Ursprungsdaten entweder unverändert lassen oder die Daten aus der ersten bzw. der jeweils letzten Wiederholung in diese Mappe übernehmen und die nächste Wiederholung mit den dafür vorgesehenen Mappen durchführen. Diese Entscheidung hängt davon ab, ob Sie die Istanalyse permanent als Benchmark verwenden möchten oder ob die jeweils letzte Durchführung Ihre Messlatte sein soll.

Grafische Darstellung der Wiederholung

Auch zur Arbeitsmappe "Wiederholung" gehört eine Grafik, die die gleichen Aufgaben erfüllt wie die Grafik zur Istanalyse. Die Arbeitsmappe "Grafik Wiederholung" veranschaulicht, wie sich die Auftragsstruktur nach der erneuten Durchführung der Analyse darstellt. Die Grafik ist vom Aufbau her identisch mit der Mappe "Grafik Istanalyse".

6.2 Arbeitsmappe "Zeit Neu"

Die GmbH hat die Bearbeitungszeiten (Zellen E13–O32, rote Schrift) neu erfasst und die Vorschlagwerte, die die Mappe "Zeit Ist" automatisch vorschlägt, überschrieben (s. Abb. 8). Ziel der erneuten Erfassung war die Feststellung, ob die eingeleiteten Maßnahmen zur Prozessverbesserung bereits erfolgreich waren. Auch in diesem Fall stimmt die Summe der Aufträge mit der Anzahl der Aufträge der Wiederholung überein (Spalten 14 und 15).

Abb. 8: Arbeitsmappe "Zeit Neu"

Praxis-Tipp

Wenn Sie die Zeiterfassung neu durchführen möchten, setzen Sie vorher am besten alle Eingabefelder in den Spalten 3–12 auf "0". So stellen Sie sicher, dass in der Mappe tatsächlich nur neue Daten stehen und nicht versehentlich "Altdaten" übernommen werden, die das Ergebnis evtl. verfälschen.

6.3 Arbeitsmappe "Kosten Neu"

Auch die Bearbeitungskosten hat die GmbH neu berechnet (s. Abb. 9). Der Personalkosten-Stundensatz hat sich aufgrund von Tariferhöhungen um etwa 1,2 % erhöht. Daher wurde der Vorschlagwert aus der Istanalyse in der Zelle V6 vom Kostenrechner angepasst. Auch andere Positionen haben sich verändert, weil u.a. die Prozesse weiter automatisiert wurden. Die DV-Kosten sind deshalb gestiegen, die Kosten für Materialeinsatz hingegen gesunken. Dennoch hat die neue Erhebung gezeigt, dass es zu keinen gravierenden Veränderungen der Bearbeitungskosten gekommen ist. Aufgrund der Prozessverbesserungen konnten insgesamt geringere Bearbeitungskosten als bei der Ersterhebung realisiert werden. Die Bandbreite der Kosten liegt jetzt zwischen 28,40 EUR und etwa 31,80 EUR. Mit 29 EUR ist der durchschnittliche Kostensatz aber fast identisch mit dem der Istanalyse. Eine Überprüfung von Zeiten und Kosten will die GmbH aufgrund der insgesamt nur geringfügigen Änderungen künftig nur noch einmal jährlich vornehmen.

Achtung

Wenn – wie im Beispiel der GmbH – neu...