Außenprüfung: Gastronomiegewerbe / 4.4.2 Kassensysteme

"Offene Ladenkasse"

Die früher fast ausschließlich verwendeten Kassensysteme "Schub" oder "Geldbeutel" (sog. "offene Ladenkasse") sind heute deutlich seltener anzutreffen. Falls sie noch verwendet werden, muss hier eine ordnungsgemäße Kassenführung durch Zählen des Kassenbestands und Aufzeichnung von Auszahlungen für Betriebsausgaben oder Entnahmen aus der Kasse hergestellt werden. Die Einnahmen (sog. "Tageslosung") werden dabei rechnerisch ausgehend vom ausgezählten Geldbestand durch Subtraktion der getätigten Einlagen und Addition der getätigten Barausgaben und Entnahmen ermittelt. Die Aufzeichnungen sind täglich vorzunehmen.^[1]

Praxis-Beispiel

Tageslosung

	EUR
gezählter Endbestand	800
Entnahmen	+ 250
Ausgaben lt. Beleg	+ 300
Zwischensumme	= 1.350
gezählter Bestand vom Vortag	- 100
Tageseinnahmen (rechnerisch)	= 1.250

Unter die Rubrik "offene Ladenkasse" fallen auch alte Registrierkassen ohne Speicher der einzelnen Tagesumsätze. Diese Kassen dürfen für eine formell ordnungsgemäße Kassenführung nicht mehr verwendet werden.^[2]

Registrierkasse

Die Verwendung einer Registrierkasse ohne elektronischen Spreicher ist grundsätzlich seit dem Jahr 2017 nicht mehr zulässig.^[3]

PC-Kasse

Eine PC-gestützte Kasse bietet eine Vielzahl von Auswertungsmöglichkeiten. Im System wird regelmäßig die Speisekarte abgebildet. Erfasst wird dann jede einzelne verkaufte Ware (z. B. Kaffee, Cappuccino, etc.) unter Nennung von Datum, Zeit, Tischnummer, Bedienernummer. Das Kassensystem speichert die Zahlungsart (bar, Scheck, Karte). Es ist im Bestellwesen (Küche, Theke) und Warenwirtschaftssystem (Bestandsverwaltung, Überwachung des Mindestbestandes) eingebunden. Weiterhin bietet das Kassensystem diverse Verprobungsmöglichkeiten über Tagesumsätze, Umsatzrenner, Bedienereinsatz, etc.

Wurden Daten betrieblich generiert und gespeichert, so müssen diese auch archiviert und der Betriebsprüfung zur maschinellen Auswertung vorgelegt werden.^[4] Ein Verstoß gegen die Aufzeichungs- und Aufbewahrungspflicht oder eine Manipulation der Daten gelten als gravierender Mangel der Buchführung bzw. Aufzeichnungen und befugen das Finanzamt zur Schätzung.^[5]

Ebenso ist die Beweiskraft der Buchführung erschüttert, wenn die elektronischen Daten nicht in dem gesetzlich vorgeschriebenen Datenformat^[6] vorgelegt werden können.^[7] Auch in diesem Fall steht eine Schätzung durch das Finanzamt im Raum.^[8]

[1] § 146 Abs. 1 Satz 2 AO.

[2] § 146a Abs. 1 Satz 1 AO und Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO.

[3] § 146a Abs. 1 Satz 1 AO; evtl. Übergangsvorschrift bis 31.12.2022, Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO.

[4] § 146a Abs. 1 Satz 4 und § 146b Abs. 2 Satz 2 AO.

[5] § 162 Abs. 2 Satz 2 AO.

[6] § 147b AO.

[7] § 158 Abs. 2 Nr. 2 AO.

[8] § 162 Abs. 2 Satz 2 AO.