Außenstände: Wie man als Unternehmer an sein Geld kommt / 3 Einflussmöglichkeiten – die häufigsten Fragen

Ist die Zusammensetzung der Debitoren bekannt, gilt es auf die Höhe und die Dauer der Kundenforderungen Einfluss zu nehmen. Hierzu gibt es verschiedene Möglichkeiten. Nachfolgend werden einige Möglichkeiten genannt. Ob allerdings alle Möglichkeiten und in vollem Umfang durchgesetzt werden können, richtet sich u. a. nach der Marktmacht, über die das jeweilige Unternehmen am Markt, in dem es tätig ist, verfügt.

3.1 Welche Auswirkungen ergeben sich auf die Finanzierung in einem Unternehmen?

Debitoren sind gebundenes Vermögen, das finanziert (Zinsaufwand) werden muss. Ein geringer durchschnittlicher Debitorenumschlag und damit ein hohes durchschnittliches Zahlungsziel haben demzufolge einen negativen Einfluss auf die Finanzierung und damit auf die Liquidität des Unternehmens. Dies gilt umso mehr, je höher die Kreditkosten sind. Zu hohe Debitoren und zu lange Zahlungsziele können letztendlich zur Illiquidität des Unternehmens führen. Hieran ist zu erkennen, wie wichtig die Kenntnis und die Einflussnahme auf Höhe und Dauer der Debitoren sind.

Ein systematisches Forderungsmanagement wirkt sich in zweierlei Hinsicht aus:

• die Liquiditätssituation des Unternehmens wird positiv beeinflusst und
• der Zinsaufwand des Unternehmens wird vermindert.

Die Gewährung von Zahlungszielen bedeutet für das Unternehmen eine unverzinste Kreditgewährung an die Kunden. Auch wenn die Zinssituation im langjährigen Vergleich immer noch auf einem niedrigen Stand ist, wirkt sich ein beschleunigter Forderungseingang auf die Höhe des Zinsaufwandes aus. Allerdings sind bereits deutliche Zinserhöhungen der Europäischen Zentralbank (EZB) und der Deutschen Bundesbank erfolgt.

Abb. 3: Entwicklung des Zinssatzes der EZB von 2016 bis 2024 (Quelle: EZB © Statista 2024)

Praxis-Beispiel

Wie mit dem Zahlungsziel der Zinsaufwand gesenkt werden kann

Ein mittelständisches Unternehmen mit einem Umsatz von 20 Mio. EUR erhält sein Geld von seinen Kunden nach durchschnittlich 45 Tagen. Bei einer unterstellten vollständigen Fremdkapitalfinanzierung und einem Zinssatz von 6 % ergibt sich ein Zinsaufwand für die Einräumung des Zahlungszeitraums i. H. v. 150 TEUR. Gelingt es dem Unternehmen, das Zahlungsziel auf durchschnittlich 30 Tage zu reduzieren, so sinkt durch diese Maßnahme der Zinsaufwand auf 100 TEUR, eine Ersparnis von 50 TEUR.

3.2 Wie kann die Bonität der Kunden festgestellt werden?

Insbesondere bei Neukunden sollte die Einholung externer Auskünfte, z. B. bei Banken oder Wirtschaftsauskunfteien vor der Auftragsannahme oder vor der ersten Lieferung Voraussetzung sein. Aufgrund der Bonitätsprüfung sollten die kundenspezifischen Zahlungskonditionen und das maximale Kreditlimit festgelegt werden. Vorsicht ist immer dann geboten, wenn bereits bei der ersten Bestellung oder zu einem späteren Zeitpunkt außergewöhnlich hohe Mengen geordert werden. Hier sollten ggf. Vorauszahlung oder Teillieferungen in Betracht gezogen werden.

3.2.1 Ermittlung der Fälligkeitsstruktur der Debitoren

Aus der Auswertung der Fälligkeitsstruktur der Debitoren ergeben sich folgende Werte:

• die Summe der fälligen Posten,
• die Summe der nichtfälligen Posten sowie
• die Gesamtsumme der offenen Debitorenposten.

Dies kann weiter dadurch analysiert werden, indem zusätzlich die Summen der fälligen und der in Zukunft fälligen Debitorenposten nach festgelegten Zeitintervallen dargestellt werden.

3.2.2 Auswertung des Zahlungsverhaltens der Kunden

Bei den Auswertungen des Zahlungsverhaltens der Kunden ergeben sich aufgelistet:

• die mittelfristigen Verzugstage,
• die kurzfristigen Verzugstage sowie
• die Verzugstage aller offenen Posten.

3.2.3 Auflistung der überfälligen Debitorenposten

Bei den Auswertungen der überfälligen Debitorenposten werden alle Ausgangsrechnungen aufgelistet, die sich bereits im Mahnverfahren befinden.

3.3 Kann die Rechnungsstellung die Zahlung beeinflussen?

Die erste und einfachste Möglichkeit der positiven Einflussnahme ist die unverzügliche Rechnungsstellung. Soweit Abschlagszahlungen branchenüblich sind, ist organisatorisch sicherzustellen, dass die Rechnungsausstellung so früh wie möglich erfolgt. Idealerweise ist dies mit der Fertigstellung der Teilleistung, spätestens jedoch am folgenden Arbeitstag. In vielen kleineren, aber auch in mittleren und größeren Unternehmen ist festzustellen, dass Rechnungen nur ein- oder zweimalig im Monat erstellt werden. Den Kunden wird damit unnötigerweise ein längeres Zahlungsziel gewährt. Dadurch steigen nicht nur die Finanzierungskosten des Unternehmens, sondern auch das Ausfallrisiko der Forderungen nimmt beträchtlich zu.

3.4 Gibt es Zahlungsbedingungen, die den Geldeingang beschleunigen?

Mit der Vereinbarung von Zahlungsbedingungen wird der Zeitpunkt der Zahlung des Kunden wesentlich mitbestimmt und damit auch Einfluss auf die Höhe und die Dauer der Debitoren genommen. Hier spielt ebenfalls die Marktmacht des Unternehmens eine entscheidende Rolle, denn den Zahlungsbedingungen stehen i. d. R. die Einkaufs- und Zahlungsbedingungen der Kunden gegenüber. Inwieweit die Zahlungsbedingungen daher durchsetzbar sind, ist Verhandlungssache. Allerdings ist dies für kleinere Unternehmen deutlich schwieriger zu realisieren, als für größere Unternehmen.

3.4.1 Welche Zahlungsbedingungen empfehlenswert sind

Folgende Zahlungsbedingungen sind zu empfehlen:

• Zahlung bei Auftragsvergabe (Vorauszahlung)
• Teilzahlungen im Voraus
• Zahlung nach Baufortschritt bzw. im Rahmen eines Zahlungsplans
• Zahlung mit Skonto
• Zahlung vor bzw. bei Übergabe

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