Belege / 6 Aufbewahrung: Es kommt auf den Beleg an

Allgemeine Unterlagen und allgemeine Belege sind 6 Jahre lang aufzubewahren. Haben sie aber Buchfunktion oder dienen sie als Buchungsgrundlage, so betragen die Aufbewahrungsfristen bislang 10 Jahre. Dies gilt sowohl nach Handelsrecht,^[1] als auch nach den steuerrechtlichen Bestimmungen.^[2]

Durch das 4. Bürokratieentlastungesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO bzw. § 257 Abs. 1 Nr. 4 i. V. m. Abs. 4 HGB auf 8 Jahre verkürzt. Dies ist durchaus zu begrüßen. Ob die Verkürzung indes einen signifikanten Beitrag zur Entlastung von Bürokratie darstellt, erscheint fraglich, da in der heutigen Zeit viele Unternehmen ihre Belege weitgehend digitalisiert haben.

Müssen Bücher für steuerliche Zwecke geführt werden, sind sie in vollem Umfang aufbewahrungs- und vorlagepflichtig (z. B. Finanzbuchhaltung, Belege als Betriebsausgaben).^[3]

Aufbewahrungspflichten können sich auch aus anderen Rechtsnormen^[4] ergeben.

[1] Vgl. § 257 HGB; Kliem/Lewe, in Beck'scher Bilanzkommentar, 14. Aufl. 2024, § 257 HGB Rz. 10 ff.

[2] § 147 AO; s. Dißars, in Schwarz/Pahlke/Keß, AO/FGO, § 147 AO Rz. 45 ff., Stand: 5.7.2024.

[3] BFH, Beschluss v. 26.9.2007, BStBl 2008 II S. 415.

[4] Z. B. § 14 b UStG; Korn, in Bunjes, UStG, 23. Aufl. 2024, § 14b UStG Rz. 3 ff.

6.1 Belege müssen geordnet aufbewahrt werden

Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden.^[1] Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben.^[2] Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen. Bei elektronischen Unterlagen ist ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung zu protokollieren. Es muss jedoch sichergestellt sein, dass ein sachverständiger Dritter diese innerhalb angemessener Zeit prüfen kann.^[3]

[1] Dißars, in Schwarz/Pahlke/Keß, AO/FGO, § 147 AO Rz. 25, Stand: 5.7.2024 ; s. auch GoBD Rz. 61 ff. und 113 ff.

[2] Dißars, in Schwarz/Pahlke/Keß, AO/FGO, § 147 AO Rz. 25, Stand: 15.4.2023.

[3] Kliem/Lewe, in Beck'scher Bilanzkommentar, 14. Aufl. 2024, § 238 HGB Rz. 103 ff.

6.1.1 Was bei elektronischen Belegen gilt

Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege).^[1] Dies gilt unabhängig davon, ob die Aufbewahrung im Produktivsystem oder durch Auslagerung in ein anderes DV-System erfolgt. Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn Unternehmer elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahren.

[1] Vgl. GoBD BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A4 – S 0316/19/10003 :001, Rz. 130 ff.

6.1.2 Wie E-Mails aufzubewahren sind

Bei den Daten und Dokumenten ist – wie bei den Informationen in Papierbelegen – auf deren Inhalt und auf deren Funktion abzustellen, nicht auf deren Bezeichnung. So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig.^[1] Dient eine E-Mail nur als "Transportmittel", z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie ein Papierbriefumschlag).

Das Anbringen von Buchungsvermerken, Indexierungen, Barcodes, farblichen Hervorhebungen usw. darf – unabhängig von seiner technischen Ausgestaltung – keinen Einfluss auf die Lesbarmachung des Originalzustands haben. Die elektronischen Bearbeitungsvorgänge sind zu protokollieren und mit dem elektronischen Dokument zu speichern, damit die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit des Originalzustands und seiner Ergänzungen gewährleistet ist.

[1] Zu Ausnahmen s. GoBD BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A4 – S 0316/19/10003 :001, Rz. 133.

6.2 Uneingeschränkte maschinelle Auswertbarkeit

Eine Umwandlung in ein anderes Format (z. B. Inhouse-Format) ist zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltliche Veränderung vorgenommen wird.

6.3 Elektronische Aufbewahrung

Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat).^[1] Eine Umwandlung in ein anderes Format (z. B. PDF) ist dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.^[2]

Im Datenverarbeitungssystem erzeugte Dokumente (z. B. als Textdokumente erstellte Ausgangsrechnungen,^[3] elektronisch abgeschlossene Verträge, Handels- und Geschäftsbriefe, Verfahrensdokumentation) sind im Ursprungsformat aufzubewahren. Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten wird nicht beanstandet, wenn der Unternehmer elektronisc...