Benefits im Trend: Nachhaltige und flexible Gestaltung / 2.1 Im Fokus: Kosten und (materiellen) Nutzen optimieren

Unter dieser zentralen Perspektive wird der Mehrwert für die Mitarbeitenden sowie resultierende Effekte den Kosten auf Unternehmensseite gegenübergestellt.

Besondere Aufmerksamkeit aus der monetären Perspektive gebührt steuerlich (und damit in aller Regel auch sozialversicherungsrechtlich) begünstigten Zusatzleistungen, wie unten auszugsweise aufgeführt. Nicht steuerbare Leistungen sind hier außen vor. Dass auf deren gute Gestaltung Wert gelegt werden sollte, wurde oben bereits betont. Im steuerlichen Sinne gehören zu den nicht steuerbaren Leistungen solche, die aufgrund des Arbeitsverhältnisses erbracht werden und im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse stehen. Ein damit einhergehendes Interesse des Arbeitnehmers kann demgegenüber – zumindest aus Sicht des Fiskus – vernachlässigt werden. Dies gilt bspw. für den betrieblich notwendigen Konferenzbesuch, inklusive Reisekosten an einen ggf. attraktiven Standort, über Angebote wie Schutzimpfungen, wenn diese vorwiegend arbeitsbedingte Erkrankungen vermeiden sollen, bis hin zur Ausstattung des Homeoffice Arbeitsplatzes, um die Arbeitsfähigkeit im betrieblichen Interesse sicherzustellen.

Zudem kann sich eine Steuerfreiheit ergeben, wenn es sich lediglich um Aufmerksamkeiten handelt. Dazu gehören bspw. Kaffeemaschine und Wasserspender, genauso wie Obst- oder Brotkorb. Dies, sofern der direkte Verzehr in den Räumen des Arbeitgebers vorgesehen ist.

Beispiele für darüber hinausgehende steuerbegünstigte Zusatzleistungen:

• Private Nutzung von Arbeitsgeräten, insbesondere Firmen-Laptop, Tablet oder Smartphone. Die Ausstattung für die Arbeit kann in ihrer Güte sicherlich auch stark variieren, ist jedoch keine Zusatzleistung, sondern Arbeitgeberpflicht und eine nicht steuerbare Leistung.
• Kostenübernahme der Ausstattung des Homeoffice, einschließlich privater Nutzung. Die Einrichtung eines vollwertigen Telearbeitsplatzes ist gemäß der Arbeitsstättenverordnung sowieso vom Arbeitgeber zu tragen.
• Fortbildung im überwiegend betrieblichen Interesse (auch während der Elternzeit) und Teilnahme an Kursen zur Gesundheitsförderung. Anmerkung: Besteht ein rein betriebliches Interesse, ist dies keine Zusatzleistung.
• Umzugskosten, wenn der Umzug beruflich veranlasst ist.
• Vermietung von Firmenwohnungen am unteren Rand des Mietspiegels.
• Aufmerksamkeiten in Form von Sachzuwendungen bis zu einer sehr begrenzten Höhe pro Anlass, z. B. zum Geburtstag.
• Sachbezüge bis zu einer monatlichen Freigrenze.
• Zuschuss zur Übernahme der Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder.
• Pauschale Besteuerung des geldwerten Vorteils für unentgeltliche/vergünstigte "Mahlzeiten".
• Betriebsausflug und -veranstaltungen bis zu einem jährlichen Freibetrag.
• Privatnutzung von Dienstwägen (Besteuerung des monatlichen, geldwerten Vorteils bzw. Pauschalbesteuerung).
• Beiträge zur Altersvorsorge von mehreren 1.000 Euro pro Jahr (mit nachgelagerter Versteuerung).
• Bestimmte Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung bis zu einem Freibetrag von 600 Euro pro Mitarbeiter und Jahr können steuerfrei bleiben.
• Mitarbeiterrabatte auf Unternehmensprodukte oder Dienstleistungen sind (bis zu einem geldwerten Vorteil von über 1.000 Euro pro Jahr) steuerbegünstigt. Für Unternehmen im B2B-Bereich stellt dies meist keine Option dar. Für viele Unternehmen im B2C-Bereich ist das Angebot von Mitarbeiterrabatten dagegen auch aus Imagegründen geraten.

Art und Höhe der Begünstigung unterscheiden sich stark und einschlägige steuerrechtliche Bestimmung sind jeweils anzuwenden. Besonders wichtig in diesem Zusammenhang ist die Unterscheidung von Freigrenze und Freibetrag. Während der festgelegte Wert eines Freibetrages immer steuerfrei bleibt, auch wenn die Leistungen diesen übersteigen, ist dies bei Freigrenzen anders: Wird dieser Wert überschritten, wird der gesamte Betrag steuerpflichtig. Es ist also wichtig, die zahlreichen Vorgaben zu beachten, was wiederum den Verwaltungsaufwand erhöht.

Neben den direkten Kosten für die Zusatzleistung selbst sind in dieser Betrachtung auch die Folgekosten auf Unternehmens- wie Mitarbeiterseite zu beachten. Neben eventuellen Steuer- und Sozialversicherungsabgaben auf beiden Seiten, sind das auf Unternehmensseite Verwaltungs- und Kommunikationskosten für die zusätzlichen Leistungen. Entsprechend stehen aufseiten des Mitarbeitenden Opportunitätskosten für den Aufwand der individuellen Information und Organisation. Neben diesen Aufwänden sind auch emotionale Folgen, z. B. Frustration wegen Überlastung auf beiden Seiten, nicht zu unterschätzen. Ungewollte negative Effekte werden durch ein sorgfältig durchdachtes Angebot, inklusive Gestaltung professioneller Prozesse, vermieden.

Die sozialversicherungsrechtliche Handhabung schließt sich überwiegend der steuerrechtlichen an. D.h. Lohnsteuerfreiheit für den jeweiligen Abrechnungszeitraum muss vorliegen. Darüber hinaus kommt es grundsätzlich auf die Zusätzlichkeit an. Relevanz hat dies bis zur jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze.