Berichte pyramidal strukturieren: Management Reports emp ... / 3 Mit pyramidal strukturierten Berichten bringt der Controller seine Ergebnisse empfängerorientiert auf den Punkt

3.1 Grundsätzlich überwindet pyramidaler Aufbau die Defizite unserer Kommunikation

Die pyramidale Struktur stellt die klassische Herleitung auf den Kopf

Um den Bedürfnissen des Lesers gerecht zu werden, müssen wir die schrittweise Herleitung von vielen Details hin zu einem Ergebnis wieder aufgeben. Wo es auf das Ergebnis ankommt, müssen wir unsere Kommunikation auf den Kopf stellen. Daraus entsteht eine pyramidale Struktur – mit dem wesentlichen Ergebnis am Anfang, systematisch untermauert mit Details (s. Abb. 1).

Abb. 1: Pyramidale Struktur erfordert grundlegendes Umdenken

Top-down-Strukturen erleichtern das Verständnis vom Allgemeinen zum Konkreten

Aggregierte Ergebnisse schaffen am Anfang Überblick – mit der Kernaussage als Spitze der Pyramide. Jede Aussage wird anschließend detailliert. Erst dadurch bildet sich die Pyramidenform aus. Für die Untermauerung gelten selbstverständlich die eingangs erwähnten Logikregeln: Eine aggregierte Aussage wird in überschneidungsfreie und erschöpfende Teilaussagen heruntergebrochen. Konsistenter Einsatz von Begriffen gewährleistet eindeutiges Verständnis. Die Logik unterstützt das deduktive und vernetzte Denken der linken Hirnhälfte.

Botschaften sagen direkt, was der Leser sonst erst suchen muss

Wie die Schlagzeilen der Tageszeitung arbeitet pyramidale Kommunikation konsequent mit Botschaften. Sie fasst auch komplexe Sachverhalte in einem Satz prägnant zusammen. Im Gegensatz zu Schlagwörtern bleibt kein Interpretationsspielraum. Die Geschichte insgesamt wie auch jede einzelne Aussage unterstützt das bildliche Denken der rechten Hirnhälfte. Auf den tieferen Ebenen bleibt die pyramidale Kommunikation konsequent bei Botschaften – vergleichbar den Unterüberschriften der Tageszeitung (s. Abb. 2).

Abb. 2: Aggregation von Teilergebnissen in der pyramidalen Struktur

Pyramidaler Aufbau hat Vorteile für Leser und Autor

Dank seiner eindeutigen Ergebnisorientierung ist der pyramidale Aufbau im geschäftlichen Umfeld überlegen. Gegenüber der trichterförmigen Herleitung, bei der sich das zentrale Ergebnis erst zum Schluss erschließt und bis dahin viele, teils unnötige Details den Empfänger herausfordern, hat die pyramidale Kommunikation Vorteile sowohl für den Empfänger als auch für den Sender selbst.

3.1.1 Empfänger gewinnt sofort den Überblick

Der Leser versteht sofort und entscheidet selbst, wo er ins Detail einsteigt

Der Empfänger erfasst sofort die wichtigsten Ergebnisse. Durch prominente Platzierung springen sie ihm direkt ins Auge. Ohne suchen zu müssen, weiß er gleich, was los ist. Intuitiv wird er die Aussagen filtern: Für ihn irrelevante Aussagen wird er sofort wieder verdrängen, relevante Aussagen hingegen bewusst aufnehmen. Er entscheidet anschließend selbst, bei welchen Aussagen er in die Details einsteigen möchte. Das sind i. d. R. die Aussagen, die ihm nicht spontan einleuchten oder zu denen er Genaueres wissen möchte.

Er verhält sich dabei wie der Zeitungsleser. Denn kein Mensch liest die Tageszeitung vom ersten bis zum letzten Wort. Dank der logischen Stringenz vollzieht er auch komplexe Inhalte einfach nach und erkennt inhaltliche Schwachstellen – was zuweilen zugegeben ein Nachteil für den Autor sein könnte.

3.1.2 Sender findet Akzeptanz bei geringerem Aufwand

Der Autor bereitet zielorientiert vor und prüft selbst logische Stringenz

Der Sender hingegen spart Aufwand, indem er sich konsequent am roten Faden orientiert. Er beschränkt sich auf die Untermauerung der wesentlichen Botschaften. Überflüssiger Ballast fällt weg. Der Sender kann die logische Stringenz seines Berichts selbst prüfen und ggf. mit Kollegen abstimmen. Trägt er seine Ergebnisse persönlich vor, nutzt er mit pyramidalem Aufbau die Phase der höchsten Aufmerksamkeit seines Publikums und kann die Aufmerksamkeit stärker steuern. Die Fokussierung auf das Wesentliche erspart ihm zumeist ablenkende Fragen aus dem Publikum. Die klar vorbereiteten Botschaften geben Sicherheit und Souveränität. Zu guter Letzt gewinnt der Präsentator häufig auch persönliche Akzeptanz – allein dadurch, dass er seine Ergebnisse prägnant auf den Punkt bringen kann.

3.2 Spezifisch für den Controller bedeutet pyramidaler Aufbau dreifaches Umdenken

Pyramidale Struktur ist Grundlage jeder geschäftlichen Kommunikation

Mit diesen Vorteilen unterstützt pyramidaler Aufbau nicht nur den Controller, sondern auch alle anderen, die geschäftlich kommunizieren. Aufgrund der typischen Zahlenlastigkeit und seiner Neigung zum Detail kann der Controller besonders profitieren. Andere prädestinierte Berufsgruppen sind Strategen, Berater, Verkäufer und alle Ersteller von Entscheidungs- oder Informationsvorlagen. Auch ist die pyramidale Struktur unabhängig vom eingesetzten Kommunikationsmedium – ob Folienpräsentation, Fließtext oder eine Kombination aus beidem.

Der Controller muss für pyramidale Kommunikation drei liebgewonnene Gewohnheiten aufgeben – im Dienste seines Empfängers.

3.2.1 Schluss mit den Zahlenfriedhöfen – aus vielen Details die wichtigen Antworten herausarbeiten

Vor dem Schreiben des Berichts müssen die Ergebnisse strukturiert werden

Berichte werden in zwei wesentlichen Schritten pyramidal aufgebaut: Zunächst wird die pyramidale Struktur als Grundlage skizziert. Steht diese, dann wird sie in ein Kommunikationsmedium übertragen. Die Strukturierung selbst ist gegenüber klassischer Berichterstellung Mehraufwand....