Berichtswesen und Kennzahlen: Maßnahmen zur Optimierung / 1 Ziele, Aufgaben und Anforderungen

Neben Planung, Überwachung und Steuerung ist das Berichtswesen, Reporting oder Monitoring eine zentrale Aufgabe der Kostenrechnung und des Controllings. Das Kernziel des Berichtswesens ist die individuelle Information interner und externer Berichtsempfänger. Interne Empfänger sind Geschäftsleitung, Führungskräfte und Mitarbeiter. Als externe Adressaten kommen vor allem Banken, Lieferanten oder Berater in Betracht. Das klassische Berichtswesen ist darauf ausgerichtet, überwiegend interne Adressaten mit Informationen zu versorgen. Die Ausrichtung auf externe Empfänger erfordert häufig eine andere Strukturierung und Aufbereitung der Daten. Vor allem im Rahmen von BASEL II werden die Banken und in einigen Fällen auch externe Rating-Agenturen als wichtige externe Adressaten künftig eine größere Rolle spielen.

1.1 Ziele und Aufgaben

Das Berichtswesen ist das zentrale betriebliche Informations- und Kommunikationselement von Kostenrechnung und Controlling. In ihm werden zunächst die wichtigsten Entwicklungen und Sachverhalte des Unternehmens aus der jeweils abgelaufenen Periode, etwa des vergangenen Monats, dargestellt. Mindestens ebenso wichtig wie die Präsentation dieser Daten ist der Ausblick auf die Zukunft: Was bedeutet eine bestimmte Entwicklung in der Vergangenheit für die Zukunft? Was kann getan werden, um eine gute Entwicklung weiter zu unterstützen bzw. was ist erforderlich, um einen negativen Trend abzumildern oder zu beenden? Hat es in der Vergangenheit in dieser Sache schon einmal Schwierigkeiten gegeben und wie wurde damit umgegangen? Gibt es Entwicklungen in unterschiedlichen Bereichen, die sich gegenseitig (positiv oder negativ) beeinflussen? Usw.

Das Berichtswesen ist grundsätzlich ein hoch individuelles Instrument und orientiert sich streng an den Erfordernissen eines einzelnen Betriebes und den Wünschen seiner Führungsmannschaft. Es sollte die Adressaten auch nicht ausschließlich mittels Papier oder EDV mit Informationen versorgen, sondern es sollte unbedingt regelmäßig durch Präsentationen abgerundet und ergänzt werden. Für die Durchführung der Präsentationen sind ebenfalls Kostenrechnung oder Controlling verantwortlich. Erst durch den ständigen und systematischen Kontakt zu den Adressaten ist es möglich, das Reporting so zu gestalten und zu verändern, wie es von Geschäftsleitung und Führungskräften verlangt wird. Das Ziel der regelmäßigen Information ist es schließlich nicht nur, Schwachstellen und Fehlentwicklungen frühzeitig zu erkennen. Genauso entscheidend ist das Gelingen, in einem ständigen gemeinsamen Dialog aller Bereiche Maßnahmen zu finden und umzusetzen, um die Schwachpunkte beseitigen und die vorhandenen Stärken ausbauen zu können. Außerdem soll das Reporting helfen, Trends und Entwicklungen möglichst früh zu erkennen, um ggf. präventiv tätig zu werden.

Praxis-Beispiel

Verkaufszahlen

Wenn beispielsweise die Verkaufszahlen und/oder Preise bei einem Produkt rückläufig sind, wissen Vertrieb und Geschäftsleitung zwar meistens davon. Allerdings ist es nicht selbstverständlich, dass die Entwicklung davon automatisch Kenntnis erhält und sich mit den Vertriebsleuten und der Produktion zusammensetzt, um rechtzeitig ein Nachfolgeprodukt zu entwickeln oder das bestehende Erzeugnis in seinen Leistungsmerkmalen nachhaltig zu verbessern.

1.2 Anforderungen und Rahmenbedingungen

Um die Ziele erreichen zu können, ist es notwendig, neben den eigentlichen Berichtsinhalten einige allgemeine Rahmenbedingungen festzulegen und zu beachten. Ziel ist der Aufbau einer einheitlichen, transparenten und verbindlichen Berichtsstruktur für den jeweiligen Betrieb. Auf folgende Aspekte sollte dabei besonderer Wert gelegt werden:

• Zunächst gilt es, Art und Umfang der Informationsversorgung je Abteilung bzw. Bereich detailliert festzulegen, z. B. Texte, Kennzahlen, Tabellen, Grafiken. Dazu gehört auch die Festlegung, ob ein Bericht in Papierform oder per EDV zur Verfügung gestellt werden soll.
• Die Berichtsintervalle (z. B. monatlich) und konkreten Erscheinungstermine (z. B. jeden ersten Montag im Monat um 10 Uhr in der wöchentlichen Geschäftsführungsrunde) sollten verbindlich festgelegt werden.
• Bei unterschiedlichen Hierarchieebenen sollte über ein mehrstufiges und unterschiedlich detailliertes Konzept nachgedacht werden. Die Informationen für die Geschäftsleitung sollten dabei noch komprimierter ausfallen als die Informationen für die Führungskräfte der zweiten Reihe.
• Bei ergänzenden Präsentationen vor den Führungskräften: Der gewünschte Präsentationsrahmen und die Präsentationsinhalte sollten verbindlich beschlossen werden. In Frage kommt z. B. die Darstellung aller Berichte innerhalb der monatlichen Geschäftsleitungsrunde oder die vorherige Festlegung auf ein bzw. mehrere Themen oder ein rollierendes System, bei dem jeden Monat eine andere Abteilung ausführlich und die restlichen Bereiche lediglich "am Rande" besprochen werden.
• Für jede Abteilung sollten Verantwortliche und Ansprechpartner für Fragen und für die Lösungssuche festgelegt und in die Arbeiten mit einbezogen werden.
• Für j...