Berichtswesen und Kennzahlen: Maßnahmen zur Optimierung / 4 Ergänzung des Berichtswesens um den Risikoreport

Neben den klassischen Berichten zu den einzelnen Bereichen und Abteilungen des Unternehmens sollte dringend überlegt werden, ob nicht ein ergänzender Risikoreport erstellt werden soll (vgl. Abb. 10). Dieser soll alle Berichtsempfänger auf mögliche Gefährdungen des Unternehmens von innen oder außen hinweisen. Dabei steht auch hier vor allem der präventive Charakter im Vordergrund. Der Bericht sollte Risiken darstellen und besprechen, die sich noch nicht, aber möglicherweise künftig negativ auf das Unternehmen auswirken können.

Pflicht oder Kür?

Aktiengesellschaften und große GmbHs sind seit einigen Jahren (durch das KonTraG, Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich) verpflichtet, sich konsequent um die Minimierung der Auswirkungen möglicher Risiken zu kümmern. Kleine Unternehmen müssen dies von gesetzlicher Seite her bis heute nicht. Das führt vielfach dazu, dass sie dieses Thema immer noch sträflich vernachlässigen. Dabei lässt sich ein spezieller "Risikoreport" recht einfach und mit wenig Arbeitsaufwand in das konventionelle Berichtswesen integrieren. Ein ebenfalls möglichst nur eine Seite umfassender Bericht listet die Entwicklungen zu allen wichtigen Faktoren auf, die für ein Unternehmen gefährlich werden können, etwa hinsichtlich Liquidität, Zahlungsverhalten der Kunden oder Lieferantenzuverlässigkeit.

Berücksichtigung der Wahrscheinlichkeit

Um nicht alle möglichen Risiken bei jedem Berichtsintervall vollständig im Report aufzählen zu müssen, sollten Sie die identifizierten Risiken in zwei Klassen – "wenig wahrscheinlich" und "sehr wahrscheinlich" – einteilen. Die "sehr wahrscheinlichen" Risiken nehmen Sie in den Bericht auf, die Entwicklung der anderen Risiken sollten von Kostenrechnung und Controlling gemeinsam mit den Fachabteilungen beobachtet und regelmäßig neu bewertet werden. Um der Forderung der Übersichtlichkeit und Transparenz nachzukommen, sollten Sie möglichst nicht mehr als 10 Risiken im Bericht abbilden.

Berücksichtigung der Schadenshöhe

Gibt es mehr als 10 "sehr wahrscheinliche" Risiken, sollte als weiterer Filter die mögliche Schadenshöhe hinzugezogen werden: Die 10 "sehr wahrscheinlichen" Risiken mit den höchsten potenziellen Schäden werden dann in den Report aufgenommen. Insofern kann es bei diesem speziellen Report durchaus zu häufigeren Wechseln innerhalb eines Jahres kommen. Wichtig ist, dass der Filter nicht vom Kostenrechner oder Controller allein genutzt wird, sondern dass diese Arbeit gemeinsam mit den verantwortlichen Führungskräften erledigt wird.

Maßnahmen hinterlegen

Die Aufzählung und Beschreibung der möglichen Risiken und der potenziellen Schadenshöhen im Bericht genügt natürlich nicht. Es müssen die bereits eingeleiteten oder vorgesehenen Maßnahmen beschrieben, Verantwortliche und Erledigungstermine dargestellt werden. Bei einem Risikobericht kann und sollte auch mit einer "Ampel" oder anderen hervorhebenden Elementen gearbeitet werden.

Zudem sollten Sie überlegen, den Risikobericht an den Anfang des Reportings zu stellen. Er ist – zumindest was die möglichen Gefährdungen betrifft – ja eine Art "Management Summary", aus dem man entnehmen kann, wo künftig etwas für das Unternehmen schief laufen kann.

Entscheidend ist weiterhin, dass Sie im Bericht auf Sachverhalte eingehen, die zwar heute erkennbar sind, voraussichtlich aber erst mittelfristig einen Einfluss haben werden, sodass noch genügend Zeit für geeignete Steuerungsmaßnahmen bleibt. Es genügen in der Regel Stichworte oder kurze Beschreibungen, die von den jeweils Verantwortlichen bei Präsentationen oder Gesprächen kommentiert und erläutert werden können. Entscheidend ist zunächst, dass es ein Instrument gibt, das Risiken erkennbar macht und aufzeigt. Alleine hierdurch wird eine Diskussion in Gang gebracht und ein Bewusstsein für möglicherweise anstehende Probleme geschaffen. Die "normalen" und unmittelbaren Risiken aus dem Tagesgeschäft können nach wie vor in den anderen Berichten der Bereiche und Abteilungen behandelt werden. Der Vorteil eines derartigen Risikoberichts liegt auch darin, dass alle möglichen erkennbaren Risiken zentral an einer Stelle zusammengetragen und die Mitarbeiter auf diese Weise permanent sensibilisiert sind.

Abb. 10: Beispiel für einen Risikoreport

Praxis-Tipp

Auch wenn Sie sich in Ihrem Betrieb noch nicht mit dem Thema Risikomanagement und dessen Einführung auseinander gesetzt haben, sollten Sie einen spezifischen Risikoreport in Ihrem Betrieb einführen. Er kann durchaus der Einstieg in den Auf- oder Ausbau eines funktionierenden Risikomanagements in Ihrem Unternehmen sein, weil Sie mit dem Risikoreport im Laufe der Zeit ein umfassendes Bild über Ihre Risikostruktur erhalten.