Bertram/Kessler/Müller, Haufe HGB Bilanz Kommentar, HGB ... / 2.3 Inventurdurchführung

2.3.1 Inventurplanung

Rz. 23

Der Kfm. muss die Inventur planen. Diese Planung hält er in einer Inventurrichtlinie fest. Sie enthält grundlegenden Regelungen zur Inventur.^[1] Erfordernis und Umfang einer Inventurrichtlinie ist abhängig von der Größe des Unt, dem Umfang der Bestände und deren Bedeutung für den Jahresabschluss. Die Inventurrichtlinie muss bspw. enthalten:

• Inventurorte,
• Inventurzeitpunkte,
• Regelungen zu den Inventurabläufen,
• anzuwendende Inventur- und ggf. Stichprobenverfahren,
• Verantwortlichkeiten (Inventurleitung und -überwachung, Zähler, Schreiber),
• Regelungen zum Personaleinsatz (Anzahl der erforderlichen Personen, deren Mindestqualifikation, Sicherstellung der Unabhängigkeit von Zähler und Schreiber),
• Arbeitsanweisungen für die mit der Inventur betrauten Personen,
• Vorschriften zur Kennzeichnung erfasster Bestände.

[1] Vgl. ADS, Rechnungslegung und Prüfung der Unternehmen, 6. Aufl. 1995–2001, § 240 HGB Rz 48, 49.

2.3.2 Inventurvorbereitung

Rz. 24

Für einen ordnungsmäßigen und reibungslosen Ablauf einer Inventur sind Inventurvorbereitungen erforderlich. Dazu gehören insb.:

• Vorkehrungen zur Ermöglichung der Inventur (bspw. Zutritt, Ruhen des Betriebs bzw. Absprachen zur Inventur bei laufendem Betrieb, Einweisung der mit der Inventur betrauten Mitarbeiter, Abgrenzung der Aufnahmebereiche, Bereitstellung der erforderlichen Arbeitsmittel wie bspw. Aufnahmebögen, Waagen, Zollstöcke).
• Maßnahmen zur Sicherstellung der Vollständigkeit der Inventur (bspw. Ermittlung von Fremdlägern bei Dritten, Abgrenzung von für Dritte gelagerten Bestände (Fremdbestände), Maßnahmen zur Erfassung von unterwegs befindlichen Beständen, Abgrenzung und Einbeziehung von versandfertigen Beständen).
• Maßnahmen zur Richtigkeit der Inventur (bspw. Aufnahme von bereits erkennbaren, wertbeeinflussenden Faktoren wie bspw. Schäden, Staub; Aufräumen des Lagers; Ausgrenzung wertloser oder unbrauchbarer Bestände).

2.3.3 Zählen, Messen, Wiegen

Rz. 25

Für die Inventurdurchführung ist Folgendes erforderlich:^[1]

• Im Regelfall ist die Inventur von einem Team aus Zähler und Schreiber, die zur Sicherstellung des Vier-Augenprinzips nicht voneinander weisungsabhängig sind und nicht in einem engen beruflichen Verhältnis stehen, durchzuführen.
• Die Inventur muss systematisch vorgenommen werden, damit sichergestellt ist, dass sie vollständig ist. Sprunginventuren, bei denen Bestände in unsystematischer Weise aufgenommen werden, sind im Regelfall unzulässig.
• Die erfassten Bestände sind zu kennzeichnen, damit eine Doppelerfassung vermieden wird.
• Bei der Inventur müssen Menge, Art und wertbeeinflussende Faktoren (wie bspw. Beschädigungen) erfasst werden.
• Die Inventur muss feststellen, ob die VG dem Kfm. wirtschaftlich zugehörig – also zuzurechnen – sind (bspw. Abgrenzung von Fremdlägern).
• Bei der Inventur muss auch die zutreffende Periodenabgrenzung sichergestellt werden (bspw. Bestände mit Annahmeverzug des Kunden, die als geliefert gelten und damit Forderungen aus L&L darstellen, dürfen nicht doppelt erfasst werden).

[1] Vgl. WP-Handbuch, Bd. I, 14. Aufl. 2014, Abschn. R Rz 435 f., diese Auffassung ist seit der 15. Aufl. 2017 des WP-Handbuchs nicht mehr enthalten.

2.3.4 Inventurüberwachung

Rz. 26

Der Kfm. hat Maßnahmen zur Inventurüberwachung zu treffen. Diese betreffen sowohl die Überwachung der körperlichen Bestandsaufnahme wie auch die anschließende Auswertung der Inventurergebnisse.

Rz. 27

Die Bedeutung der Inventurüberwachung besteht darin, dass die Überwachungshandlungen die Ordnungsmäßigkeit der Inventur sicherstellen müssen. Ergeben die Überwachungshandlungen, dass die Inventur ordnungswidrig ist, muss der Kfm. die Inventur wiederholen.

Rz. 28

Welchen Umfang diese Überwachungsmaßnahmen haben müssen, ist eine Frage des Einzelfalls in Abhängigkeit von der Art der Inventur, des Inventurfehlerrisikos sowie des eingesetzten Personals; i. d. R. wird aber eine stichprobenweise Überwachung ausreichen.

Rz. 29

Soweit das Unt nach §§ 316f. HGB prüfungspflichtig ist, findet bei wesentlichen Beständen zusätzlich zur Überwachung durch den Kfm. eine Inventurbeobachtung durch den Abschlussprüfer statt. Die Inventurbeobachtung kann dabei die Inventurüberwachung durch den Kfm. nicht ersetzen; vielmehr befasst sich die Inventurbeobachtung durch den Abschlussprüfer mit der Überprüfung der Inventurvorschriften, der Inventurmaßnahmen sowie den Überwachungshandlungen des Kfm. und dem internen Kontrollsystem der Gesellschaft.

2.3.5 Inventurauswertung

Rz. 30

Bei der Inventurauswertung ist zwischen einer körperlichen Bestandsaufnahme und einer Systemprüfung des Bestandsfortschreibungssystems zu unterscheiden. Bei einer körperlichen Bestandsaufnahme ist eine Inventurauswertung als Soll-Ist-Vergleich möglich, wenn der Kfm. ein Bestandsfortschreibungssystem eingerichtet hat. Andernfalls ist mangels einer Bestandsfortschreibung ein Soll-Ist-Vergleich nicht möglich. Soll-Ist-Abweichungen geben Hinweise auf Erfassungsfehler oder Schwund.

Rz. 31

Bei der Überprüfung des Bestandsfortschreibungssystems findet eine Inventurauswertung im eigentlichen Sinne nicht statt. Die Auswertung der Inventurergebnisse dient...