Bestellungsschreiben für Unternehmensbeauftragte

Kurzbeschreibung

Unternehmensbeauftragte, z. B. für Arbeitssicherheit, Compliance, Datenschutz oder Gewässerschutz, müssen ausdrücklich von der Geschäftsführung dazu bestellt werden. Die vorliegende Arbeitshilfe enthält ein neutrales, aufgabenunabhängiges Bestellungsschreiben, dass an die Aufgabe und die Unternehmenssituation angepasst werden muss.

Vorbemerkung

Für folgende Beauftragte stehen bereits individuelle Bestellungsschreiben zur Verfügung:

• Arbeitssicherheit
• Compliance
• Datenschutz
• Gewässerschutz

Die im Mustertext erwähnte Anlage 1 "Aufgaben" kann formlos erstellt und ergänzt werden.

Für die im Mustertext erwähnte Anlage 2 "AKV-Matrix" steht bereits die Arbeitshilfe "AKV-Matrix: Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung von Unternehmensbeauftragten" zur Verfügung. Für die im Mustertext erwähnte Anlage 3 "Delegations- und Beauftragtenrichtlinie" steht bereits die gleichnamige Arbeitshilfe "Delegations- und Beauftragtenrichtlinie" zur Verfügung.

Bestellungsschreiben für Unternehmensbeauftragte

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[Briefkopf]

<Beauftragter>

- im Hause -

Bestellung zum <Beauftragten für XXX>

Hiermit wird

Herr <XXX>

zusätzlich zu seinen bisherigen Aufgaben gemäß § <XXX>

<Beauftragten für XXX>

für <Unternehmen, Bereich, Standort>

bestellt.

Für die Wahrnehmung der Tätigkeit als Beauftragter werden nachfolgende Feststellungen und Regelungen getroffen:

1.

Aufgaben

Die dem Beauftragten in seiner Funktion als <Beauftragter für XXX> obliegenden Aufgaben ergeben sich aus den für sein Aufgabengebiet maßgeblichen Gesetzen, Verordnungen, behördlichen Regelungen und unternehmensinternen Richtlinien, insbesondere aus §§ <XXX>. <soweit erforderlich: Diese Aufgaben werden dem Beauftragten übertragen.> Dazu gehören insbesondere die in Anlage 1 genannten Aufgaben.

Die an der betrieblichen Praxis orientierten wesentlichen Ausprägungen der dem Beauftragten obliegenden Aufgaben in seiner Funktion als <Beauftragter für XXX> sind in der für den Beauftragten einschlägigen AKV-Matrix niedergelegt. Diese ist als Anlage 2 diesem Bestellungsschreiben beigefügt.

2.

Stellvertretung

Der <Beauftragte für XXX> wird vertreten durch <XXX>.

3.

Zuordnung, Berichterstattung

In seiner Funktion als <Beauftragter für XXX> ist der Beauftragte – ungeachtet seiner sonstigen Einbindung in das Organisationssystem des Unternehmens – unmittelbar der Geschäftsführung unterstellt und berichtet regelmäßig und unmittelbar an ein von der Geschäftsführung benanntes Geschäftsführungsmitglied.

4.

Kompetenzen, Eskalationspflichten, Ressourcen

4.1	Der Beauftragte ist bei der Ausübung seiner Aufgabenstellung fachlich unabhängig.
4.2	Mit der Rolle als Beauftragter sind keine operativen Weisungsbefugnisse verbunden. Dies gilt auch im Fall einer unmittelbaren Gefahr für wichtige Rechtsgüter. Wenn in einem derartigen Fall nicht durch sofortige Eskalation an den Linienverantwortlichen rechtzeitig Abhilfe geschaffen werden kann, ist der Beauftragte wie jeder andere Mitarbeiter zum sofortigen Handeln aufgerufen
4.3	Stellt der Beauftragte fest, dass ungeachtet seiner vorangegangenen Beratungs-, Unterstützungs- und Schulungstätigkeiten Standards, Verfahren oder bestimmte Situationen im Unternehmen weiterhin nicht den vorgeschriebenen Standards oder Ergebnissen entsprechen oder die Gefahr besteht, dass diese durch weitere Einwicklungen verletzt bzw. verfehlt werden können, ist der Beauftragte verpflichtet, die im Unternehmen dafür verantwortlichen Führungskräfte und Mitarbeiter umgehend hiervon zu unterrichten und auf Abhilfe zu drängen. Bei Gefahr im Verzug, der trotz der Intervention des Beauftragten nicht sofort abgeholfen wird, ist das für den Beauftragten zuständige Mitglied der Geschäftsführung unverzüglich einzuschalten.
4.4	Der Beauftragte ist verpflichtet und berechtigt, die für die ordnungsgemäße Wahrnehmung seiner sich aus seiner Stellung als Beauftragter ergebenden Aufgaben notwendigen Mittel bei dem für ihn zuständigen Mitglied der Geschäftsführung zu beantragen.
4.5	Der Beauftragte hat im Unternehmen ein Informations- und Zugangsrecht, soweit dies zur Erfüllung seiner Beratungs- Unterstützungs- und Kontrollaufgaben zweckdienlich ist. Die Informations- und Zugangsrechte sollen in Abstimmung mit den jeweils zuständigen Führungskräften ausgeübt werden.

5.

Zusammenarbeit im Unternehmen und an den Standorten

Der Beauftragte soll eng mit den Mitarbeitern, Führungskräften und Abteilungen und weiteren Beauftragten zusammenarbeiten, die im Unternehmen für sein Aufgabengebiet verantwortlich sind. Dies gilt insbesondere für die Zusammenarbeit mit den Führungskräften, die im Unternehmen oder am Standort zur eigenverantwortlichen Wahrnehmung von Themenstellungen im Aufgabenkreis des Beauftragten bestellt worden sind (Delegationsempfänger).

Die beigefügte AKV-Matrix beschreibt die Stellung des Beauftragten innerhalb der Organisationsstruktur des Unternehmens und gibt an der betrieblichen Praxis orientiert auf, wie die Koordination und Zusammenarbeit im Unternehmen ausgestaltet ist, um die Aufgaben des Beauftragten erfolgreich wahrnehmen zu können...