Betriebs- und Geschäftsausstattung / 2 Aktivierungsvoraussetzungen von Betrieb- und Geschäftsausstattungen

Für den Ansatz eines Vermögensgegenstands/Wirtschaftsguts der Betriebs- und Geschäftsausstattung in der Handelsbilanz müssen grundlegende Voraussetzungen erfüllt sein.

2.1 Wann ein Vermögensgegenstand aktivierungsfähig ist

Ein Vermögensgegenstand ist aktivierungsfähig, wenn

• er selbständig verkehrsfähig (einzeln veräußerbar oder einzeln verwertbar) ist,
• einen Nutzen oder wirtschaftlichen Wert über den Bilanzstichtag hinaus hat und
• selbstständig bewertbar ist.

Diese Voraussetzungen dürften bei den meisten Gegenständen der Betriebs- und Geschäftsausstattung erfüllt sein.

2.2 Wann ein Vermögensgegenstand dem Betriebsvermögen zugeordnet werden darf

Eine Aktivierung von Betriebs- und Geschäftsausstattung ist zudem nur zulässig, wenn es sich um (gewillkürtes) Betriebsvermögen handelt. Es ist also eine – steuerlich orientierte – Abgrenzung vorzunehmen, ob Betriebs- oder Privatvermögen vorliegt. Eine Sonderform stellt das Sonderbetriebsvermögen bei Personengesellschaften dar, das per se ebenfalls kein Betriebsvermögen ist.

Bei gemischt genutzten Vermögensgegenständen gelten folgende Grundsätze:

• Vermögensgegenstände der Betriebs- und Geschäftsausstattung, die zu mehr als 50 % betrieblich genutzt werden, sind vollumfänglich notwendiges Betriebsvermögen.
• Liegt hingegen die Privatnutzung bei mehr als 90 %, gehören die Gegenstände in vollem Umfang zum Privatvermögen und dürfen nicht bilanziert werden.
• Vermögensgegenstände, die zwischen 10 % und 50 % betrieblich genutzt werden, können als gewillkürtes Betriebsvermögen behandelt werden, das objektiv geeignet und bestimmt ist, dem Betrieb zu dienen.

Hinweis

Gewillkürtes Betriebsvermögen durch Willensentschluss

Bei Vermögensgegenständen, die zwischen 10 % und 50 % betrieblich genutzt werden, muss der Unternehmer aktiv und unmissverständlich zum Ausdruck bringen, dass eine Aufnahme in das (gewillkürte) Betriebsvermögen beabsichtigt ist. In der Praxis geschieht dies meist durch Verbuchung der dazugehörigen Eingangsrechnung in der Betriebsbuchhaltung.

Liegt Privatvermögen vor (betriebliche Nutzung weniger als 10 %), ändert auch ein aktiver und unmissverständlicher Willensentschluss durch Verbuchung in der betrieblichen Buchhaltung nichts an der Eigenschaft des Vermögensgegenstands. Privatvermögen kann grundsätzlich nicht in das Betriebsvermögen und in die Bilanz des Unternehmens überführt werden.

Wichtig

Kein Privatvermögen bei Kapitalgesellschaften

Privatvermögen von Vermögensgegenständen gibt es nur bei Einzelunternehmen und Personen(handels)gesellschaften. Eine Kapitalgesellschaft hat aus steuerlicher Sicht keinen Privatbereich. Hier gibt es nur Vermögen der Gesellschaft oder eben kein Vermögen der Gesellschaft.

2.3 Die Aktivierbarkeit muss geklärt werden

Sobald die Aktivierungsfähigkeit eines Vermögensgegenstands vorliegt, ist grundsätzlich die Aktivierbarkeit zu klären – also die Frage, ob der Gegenstand in der Bilanz aktiviert werden kann/muss oder ob ein gesetzliches Aktivierungsverbot entgegensteht.

Praxis-Beispiel

Aktivierungsverbote im Handels- und Steuerrecht

• nicht entgeltlich erworbene Marken, Drucktitel, Verlagsrechte, Kundenlisten (§ 248 Abs. 2 HGB)
• unentgeltlich erworbene immaterielle Anlagegüter (§ 5 Abs. 2 EStG)
• antizipative aktive Rechnungsabgrenzungsposten (§ 5 Abs. 5 S. 1 Nr. 1 EStG)
• Betriebsausgaben

Da in der Praxis in nahezu allen Fällen kein Aktivierungsverbot für Betriebs- und Geschäftsausstattungen vorliegen dürfte, steht einer Aktivierung dieser Vermögensgegenstände/Wirtschaftsgüter bei Erfüllung der sonstigen Voraussetzungen nichts entgegen.

2.4 Prüfung: Zivilrechtliches oder wirtschaftliches Eigentum

Ein Unternehmer darf in der Bilanz nur seine Vermögensgegenstände ausweisen; er muss also Eigentümer sein^[1]. Daher ist abschließend noch die Eigentumsfrage von Betriebs- und Geschäftsausstattungen zu prüfen. Liegt ein gewöhnlicher Kaufvertrag über die BuG-Gegenstände vor, ist der Unternehmer zivilrechtlicher Eigentümer und erfüllt damit diese Aktivierungsvoraussetzung.

Ist ein Vermögensgegenstand der Betriebs- und Geschäftsausstattung nicht dem zivilrechtlichen Eigentümer, sondern einem anderen wirtschaftlich zuzurechnen, hat dieser grundsätzlich den Gegenstand in seiner Bilanz auszuweisen. Wirtschaftliches Eigentum liegt vor, wenn ein anderer die tatsächliche Herrschaft über einen Gegenstand in der Weise ausüben kann, dass er den (zivilrechtlichen) Eigentümer im Regelfall für die gewöhnliche Nutzungsdauer von der Einwirkung auf das Wirtschaftsgut ausschließen kann^[2].

Praxis-Beispiel

Wirtschaftlicher Eigentümer einer EDV-Anlage in der Verwaltung

Das Produktionsunternehmen NeedIT GmbH erwirbt für seinen Verwaltungsbereich eine EDV-Anlage im Wert von 50 TEUR. Die Investition wird durch ein Darlehen finanziert: Im Darlehensvertrag wird eine Sicherungsübereignung an das darlehensgebende Kreditinstitut vereinbart. Damit wird das Kreditinstitut zivilrechtlicher Eigentümer. Da das Produktionsunternehmen jedoch in steuerlicher Hinsicht wirtschaftlicher Eigentümer ist, muss eine Aktivierung in der Bilanz der NeedIT GmbH erfolgen.

[1] § 246 Abs. 1 Satz 2 HGB

[2] § 39 Abs. 2 Nr. 1 AO