Betriebsprüfung: Aufbewahrung, Datenzugriff, Prüfsoftware / 3.1 Aufbewahrung von Unterlagen

Rz. 22

Seit der Einführung des Rechts auf digitalen Datenzugriff können die nach außensteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nach § 147 Abs. 2 AO bis auf wenige Ausnahmen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den GoB entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten

1. mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen sind geordnet aufzubewahren. Der Steuerpflichtige kann selbst entscheiden, wie er die Ablage der Unterlagen organisiert, da es diesbezüglich keine Vorgaben gibt. Die Unterlagen können z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen. Bei elektronischen Unterlagen ist ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung zu protokollieren. Jedoch muss die Aufbewahrungsmethode so gewählt sein, dass ein sachverständiger Dritter die Unterlagen innerhalb angemessener Zeit prüfen kann.^[1]

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl 2019 I S. 1269, Rz. 117 ersetzt durch BMF, Schreiben v. 11.3.2024, IV D 2 – S 0316/21/10001 :002, BStBl 2024 I S. 374.

3.1.1 Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen

Rz. 23

Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in elektronischer Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Die Aufbewahrung elektronischer Daten in Papierform ist zwar weiterhin zulässig, jedoch für den Datenzugriff nicht ausreichend, denn die elektronischen Daten müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format).

Rz. 24

Im DV-System erzeugte Daten (z. B. Grundbuchaufzeichnungen in Vor- und Nebensystemen, Buchungen, generierte Datensätze zur Erstellung von Ausgangsrechnungen), im DV-System empfangene Daten (z. B. EDI-Verfahren) sowie im DV-System erzeugte Dokumente (z. B. als Textdokumente erstellte Ausgangsrechnungen, elektronisch abgeschlossene Verträge, Handels- und Geschäftsbriefe, Verfahrensdokumentation) müssen jeweils im Ursprungsformat aufbewahrt werden. Im DV-System erzeugte Dokumente können, vorausgesetzt die maschinelle Auswertbarkeit wird nicht eingeschränkt und es werden keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen, in ein anderes Format (z. B. Inhouse-Format) umgewandelt werden. Das gilt für eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege entsprechend. Auch diese müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat).^[1]

Rz. 25

Um eine Verknüpfung zwischen dem einzelnen Beleg und der dazugehörigen Grund(buch)aufzeichnung oder Buchung herstellen zu können, ist ein elektronisches Dokument mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen. Die Verknüpfung zwischen Index und elektronischem Dokument muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben. Es ist sicherzustellen, dass das elektronische Dokument unter dem zugeteilten Index verwaltet werden kann. Die Buchführung ist jedoch nicht zu beanstanden, wenn der Steuerpflichtige durch organisatorische Maßnahmen sicherstellt, dass das elektronische Dokument auch ohne Index verwaltet werden kann, und dies in angemessener Zeit nachprüfbar ist. Das Anbringen von Buchungsvermerken, Indexierungen, Barcodes, farblichen Hervorhebungen usw. darf – unabhängig von seiner technischen Ausgestaltung – keinen Einfluss auf die Lesbarmachung des Originalzustands haben. Die elektronischen Bearbeitungsvorgänge sind zu protokollieren und mit dem elektronischen Dokument zu speichern, um die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit des Originalzustands und seiner Ergänzungen zu gewährleisten.^[2]

Rz. 26

Bei Umwandlung (Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-Format) sind grundsätzlich beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen. Sofern die folgenden Anforderungen beachtet werden, ist die Aufbewahrung der konvertierten Fassung ausreichend:

• Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen.
• Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.
• Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation).
• Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werden nicht eingeschränkt; dabei ist es zulässig, wenn be...