Ob und zu welchem Zeitpunkt ist eine Konvertierung einer elektronischen Eingangsrechnung möglich?

Zulässigkeit einer Konvertierung einer elektronischen Eingangsrechnung – GoBD zu beachten

Bei der Frage, wie es mit dem Verhältnis zwischen Umwandlung (Konvertierung) des Dateiformats einer erhaltenen Datei und den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) (BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 - S 0316/19/10003 :001) aussieht, sind folgende Grundsätze zu berücksichtigen.

Auch im Bereich von elektronischen Daten ist der Grundsatz der Unveränderbarkeit zu beachten.
Daher müssen Veränderungen und Löschungen von und an elektronischen Aufzeichnungen (sowie auch an anderen elektronischen Dokumenten und anderen elektronischen Unterlagen, die gem. § 147 AO aufbewahrungspflichtig sind) so protokolliert werden, dass die Voraussetzungen des § 146 Abs. 4 AO bzw. § 239 Abs. 3 HGB erfüllt sind (Rn. 59 GoBD).

Nach § 146 Abs. 4 AO darf eine Aufzeichnung nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht feststellbar ist; auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind (Rn. 107 GoBD).

Datenverarbeitungsverfahren muss gewährleisten, dass Informationen nicht unterdrückt, überschrieben oder verfälscht werden können

Das zum Einsatz kommende Datenverarbeitungsverfahren muss die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen (Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht oder verfälscht werden können. Bereits in den Verarbeitungsprozess eingeführte Informationen (Belege, Grundaufzeichnungen, Buchungen) dürfen nicht ohne Kenntlichmachung durch neue Daten ersetzt werden. (Rn. 108 GoBD).
Spätere Änderungen sind ausschließlich so vorzunehmen, dass sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Tatsache, dass Veränderungen vorgenommen wurden, erkennbar bleiben (Rn. 111 GoBD).

Lesbarmachung und Protokollierung muss gewährleistet werden

Das Anbringen von Buchungsvermerken, Indexierungen, Barcodes, farblichen Hervorhebungen usw. darf - unabhängig von seiner technischen Ausgestaltung - keinen Einfluss auf die Lesbarmachung des Originalzustands haben. Die elektronischen Bearbeitungsvorgänge sind zu protokollieren und mit dem elektronischen Dokument zu speichern, damit die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit des Originalzustands und seiner Ergänzungen gewährleistet ist (Rn. 123 GoBD).

Maschinelle Auswertbarkeit darf nicht eingeschränkt werden

Zu beachten ist weiterhin, dass die Regelungen zur maschinellen Auswertbarkeit zu berücksichtigen sind. Die Reduzierung einer bereits bestehenden maschinellen Auswertbarkeit, beispielsweise durch Umwandlung des Darteiformats oder der Auswahl bestimmter Aufbewahrungsformen, ist nicht zulässig. Eine Umwandlung in ein anderes Format (z.B. Inhouse-Format) ist zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltliche Veränderung vorgenommen wird. Der Steuerpflichtige muss dabei auch berücksichtigen, dass entsprechende Einschränkungen in diesen Fällen zu seinen Lasten gehen können (Rn. 129 GoBD).
Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z.B. Rechnungen oder Kontoauszüge im pdf- oder Bildformat). Eine Umwandlung in ein anderes Format (z.B. MSG in pdf) ist dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden. Erfolgt eine Anreicherung der Bildinformationen z.B. durch OCR sind die dadurch gewonnenen Informationen nach Verifikation und Korrektur ebenfalls aufzubewahren (Rn. 131 GoBD).
Im Datenverarbeitungssystem empfangene Daten (z.B. EDI-Verfahren) müssen im Ursprungsformat aufbewahrt werden (Rn. 132 GoBD).
Bei Umwandlung (Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-Format) sind beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen (Rn. 135 GoBD).

Was bedeuten die Grundsätze der GoBD für die Praxis?

Bezogen auf die Frage, wie es dem Grunde und dem Zeitpunkt nach mit einer Umwandlung der Eingangsrechnung aussieht, bedeuten die vorstehenden Ausführungen (unter der Unterstellung, dass die Eingangsrechnung bereits elektronisch eingegangen ist; andernfalls sind zusätzlich noch die Regelungen in Rn. 136 ff. GoBD zur bildlichen Erfassung von Papierdokumenten im Vorfeld zu beachten):
Bei einer elektronischen Eingangsrechnung handelt es sich um eine elektronische Aufzeichnung (Erklärung zu einem Geschäftsvorfall und Grundlage einer Buchung), so dass die vorstehenden Grundsätze zu beachten sind. Dementsprechend ist eine Konvertierung der elektronisch eingegangen Eingangsrechnung zulässig, jedoch muss die ursprüngliche Datei aufbewahrt werden. Ebenso darf keinesfalls die vor der Konvertierung bestehende maschinelle Auswertbarkeit reduziert werden.
Die ursprüngliche und die konvertierte Datei müssen unter demselben Index verwaltet werden und die konvertierte Datei muss als solche gekennzeichnet werden.
Diese Ausführungen gelten unabhängig davon, zu welchem Zeitpunkt bzw. in welchem Arbeitsschritt die Konvertierung erfolgt.
U.U. ist die isolierte Aufbewahrung nur der konvertierten Datei zulässig (Rn. 135 GoBD). Das gilt, wenn keine bildlichen oder inhaltlichen Veränderungen vorgenommen wurden, bei der Konvertierung keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen und die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung in einer Verfahrensdokumentation nachvollziehbar dokumentiert wird. Klarstellend sei noch darauf hingewiesen, dass natürlich auch hier die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde nicht eingeschränkt werden darf.

Unter den vorgenannten Voraussetzungen ist eine Konvertierung also möglich.

Im Ergebnis lässt sich jedoch auch festhalten, dass der definitiv nicht zu beanstandende Weg ist, die „problematische“ Datei zurückzuweisen und beim Lieferanten eine Datei in einem im Hinblick auf die GoBD unproblematischen Dateiformat (pdf) anzufordern.

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