Betriebsveranstaltung: Abrechnung der Aufwendungen / 4.2 Ermittlung der Gesamtkosten

Rainer Hartmann

4.2.1 Bemessungsgrundlage

Der Gesetzeswortlaut verlangt die Anrechnung aller Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer auf den Freibetrag, die durch die begünstigte betriebliche Veranstaltung anfallen. In die Berechnung des Freibetrags sind nur die Arbeitgeberleistungen einzubeziehen, nicht dagegen die von dem Arbeitnehmer selbst getragenen Kosten.^{^[1]}

Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind danach alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer, die den teilnehmenden Personen gewährt werden. Unerheblich ist, ob die Kosten dem Arbeitnehmer individuell zugerechnet werden können. In Betracht kommen Aufwendungen für

Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten,
Fahrtkosten (Bahn, Bus, Schiff usw.), auch wenn die Fahrt als solche schon einen Erlebniswert hat,
Eintrittskarten für den Besuch von Museen und Sehenswürdigkeiten im Rahmen der Betriebsveranstaltung,
den äußeren Rahmen wie Saalmiete, Musik, Kegelbahn, künstlerische und artistische Darbietungen, hierzu gehören auch die Kosten, die zur Vorbereitung der Betriebsveranstaltung anfallen, etwa für Vorreisen, Organisation und Versand,
Sachgeschenke, unabhängig von deren Wert. Hierzu gehören auch Sachgeschenke, die nachträglich an solche Arbeitnehmer überreicht werden, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen,
Zuwendungen an Begleitpersonen.

Kosten für den äußeren Rahmen sind einzubeziehen

Kosten für den äußeren Rahmen, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für die Durchführung der Veranstaltung aufwendet, sind Teil der Bemessungsgrundlage für die Berechnung des 110-EUR-Freibetrags. Dies gilt insbesondere für die Kosten für das mit der Durchführung der Veranstaltung betraute externe Personal, auch wenn sie für den Arbeitnehmer keinen marktgängigen Wert haben.

Zu den Zuwendungen für den äußeren Rahmen gehören auch Kosten, die nur zu einer abstrakten Bereicherung des Arbeitnehmers führen, wie z. B. Kosten für anwesende Sanitäter, für die Erfüllung behördlicher Auflagen, Stornokosten oder Trinkgelder.

Auch ein rechnerischer Anteil an den Kosten für die Ausgestaltung der Veranstaltung, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet, ist in die Berechnung der 110-EUR-Höchstgrenze einzubeziehen. Rein rechnerische (Gemein-)Kosten der Betriebsveranstaltung, etwa anteilige Lohnkosten für die Vorbereitung der Feier oder anteilige Abschreibungsbeträge und Energie- bzw. Wasserkosten für die eigenen Betriebsräume, in denen die Veranstaltung abgehalten wird, bleiben aber außer Ansatz.^{^[2]}

Hinweis

Einbeziehung der Kosten für den äußeren Rahmen

Die Aufwendungen für das mit der Durchführung der Betriebsveranstaltung betraute externe Personal sind in die Berechnung des 110-EUR-Freibetrags einzubeziehen.^{^[3]} Die frühere Rechtsprechung, nach der die Aufwendungen des Arbeitgebers, die die Ausgestaltung der Betriebsveranstaltung betreffen, bei der Gesamtkostenermittlung für die Betriebsveranstaltung außer Ansatz blieben, ist durch die gesetzliche Regelung der lohnsteuerlichen Behandlung von Betriebsfeiern seit 2015 überholt.

Bewertung der Zuwendungen

Sachzuwendungen sind nicht mit den üblichen Endpreisen am Abgabeort in die Berechnung der 110-EUR-Grenze einzubeziehen, sondern mit den Aufwendungen des Arbeitgebers anzusetzen.^{^[4]} Speisen und Getränke können nicht mit den amtlichen Sachbezugswerten bewertet werden, da es sich nicht um arbeitstägliche Mahlzeiten handelt.^{^[5]}

Anzusetzen sind auch Geschenke, unabhängig von ihrem Wert, die der Arbeitnehmer anlässlich der Betriebsveranstaltung erhält.^{^[6]} Als üblich werden z. B. Weihnachtspäckchen mit Nahrungs- und Genussmitteln, Bücher, CDs oder sonstige Geschenke angesehen, auch wenn deren Wert 60 EUR überschreitet.

Praxis-Beispiel

Berechnung der steuerpflichtigen Zuwendung einer mehrtägigen Betriebsfeier

Eine Firma führt Anfang September einen 2-tägigen Betriebsausflug mit Schiffsfahrt auf dem Bodensee durch. Für die 50 Arbeitnehmer sind insgesamt folgende Kosten entstanden:

Aufwendungen	Kosten insgesamt
Busfahrt	750 EUR
Verpflegung	1.500 EUR
Übernachtung	1.500 EUR
Saalmiete	200 EUR
Schifffahrt	400 EUR
Tanzkapelle	250 EUR
Gesamt	4.600 EUR

Ergebnis: Sämtliche Aufwendungen sind in die Berechnung des 110-EUR-Freibetrags einzubeziehen, auch soweit sie den "äußeren Rahmen" betreffen. Auf den einzelnen Arbeitnehmer entfallen damit 92 EUR (6.600 EUR/50 Arbeitnehmer). Die gesamte 2-tägige Betriebsveranstaltung ist damit lohnsteuerfrei, da der Betrag von 110 EUR nicht überschritten ist.

[1] BFH, Urteil v. 16.11.2005, VI R 157/98, BStBl 2006 II S. 437.

[2] BMF, Schreiben v. 14.10.2015, IV C 5 – S 2332/15/10001, BStBl 2015 I S. 832, Tz. 2.

[3] BFH, Urteil v. 28.4.2020, VI R 41/17, BStBl 2020 II S. 531.

[4] § 19 Abs. 1 Nr. 1a Satz 5 EStG.

[5] BFH, Urteil v. 6.2.1987, VI R 24/84, BStBl 1987 II S. 335.

[6] S. Abschn. 4.2.3.