Buchführung / 5.6 Strenge Anforderungen an digitale Kassenführung beachten

Am 16.12.2016 hat der Bundesrat das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen angenommen. Die gesetzlichen Neuregelungen gelten größtenteils ab dem 1.1.2020, teilweise aber schon seit der Verkündung des Gesetzes.^[1]

Die neuen gesetzlichen Regelungen gelten für alle Steuerpflichtige, die eine digitale Kasse führen.

Als sich im Juli 2020 abzeichnete, dass mit Ablauf des 30.9.2020 bei vielen Unternehmen eine tatsächliche Unmöglichkeit für eine rechtzeitige Implementierung einer zertifizierten technische Sicherheitseinrichtung (TSE; § 146a AO) in das Kassensystem bestand, hatte u. a. Niedersachsen zur Vermeidung einer Vielzahl von Einzelanträgen eine antragslose Billigkeitsmaßnahme bis längstens 31.3.2021 gewährt, wenn bestimmte Voraussetzungen nachprüfbar dokumentiert vorlagen. Diese Voraussetzungen waren ein fristgerecht erteilter Umrüstungsauftrag oder Beauftragung einer cloudbasierten Lösung, jeweils nebst entsprechenden Händlerbescheinigungen.^[2]

Zur steuerlichen Behandlung der Kosten der erstmaligen Implementierung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung hat sich die Finanzverwaltung geäußert.^[3]

Ab dem 1.1.2023 muss jedes genutzte Kassensystem den Anforderungen der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)^[4] entsprechen.

Die Buchführung der ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG ermittelnden Inhaberin von zwei Restaurants weist formelle und materielle Mängel auf, die aufgrund ihrer Schwere zur Schätzung berechtigen, wenn u. a. für die elektronisch geführten Kassen keine Programmierprotokolle vorgelegt werden können.^[5]

Der BFH muss klären, ob eine Schätzungsbefugnis gemäß § 162 Abs. 1 und Abs. 2 Sätze 1 und 2 AO auch dann besteht, wenn zwar gravierende formelle Mängel der Kassen-Buchführung bestehen, der Steuerpflichtige aber meint nachweisen zu können, dass sich derartige Mängel nicht auf die Erfassung der Einnahmen ausgewirkt hätten bzw. mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit nicht hätten auswirken können.^[6]

Wichtig

Keine Pflicht zur elektronischen Kasse

Es gibt keine gesetzliche Pflicht, überhaupt eine elektronische Kasse einzusetzen. Betriebe/Unternehmer, die eine offene Ladenkasse führen, werden auch weiterhin nicht gezwungen, eine elektronische Kasse zu kaufen und zu nutzen.

Die offene Ladenkasse birgt aber in der Praxis wegen der Verschärfung der Einzelaufzeichnungspflichten gewisse Risiken. Eine Umstellung auf eine elektronische Registrierkasse ist also ratsam.

Für offene Ladenkassen besteht auch keine Belegausgabepflicht.^[7]

In Betrieben mit offenen Ladenkassen muss ein täglicher Kassenbericht erstellt werden. Die Entwicklung des Kassenbestandes muss in jedem Fall zweifelsfrei rekonstruierbar sein, um so die" Kassensturzfähigkeit" zu gewährleisten.^[8]

Die Erstellung eines Excel-Dokuments für einen täglich durchgeführten Kassensturz eines Gastronomen reicht nicht zur Erfüllung der Voraussetzungen aus, dass der Gastronom seine Kasseneinnahmen und -ausgaben entsprechend einer ordnungsmäßigen Buchführung täglich festgehalten hat.^[9]

[1] BGBl 2016 I S. 3152; BMF, Schreiben v. 18.8.2020, IV A 4 – S 0319/20/10002:003: Nichtbeanstandungsregelung bei Verwendung elektronischer Aufzeichnungssysteme i. S. d. § 146a AO ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung nach dem 31.12.2019.

[2] LfSt Niedersachsen, Verfügung v. 25.3.2021, Informationsblatt für Unternehmen der Bargeldbranche, die ein Kassensystem einsetzen; s. Abschnitt 5.6.3.

[3] BMF, Schreiben v. 21.8.2020, IV A 4 -IV A 4 – S 0316 – a/19/10006:007, IV C 6 – S 2134/19/10007:003.

[4] Kassensicherungsverordnung v. 26.9.2017, BGBl 2017 I S. 3515, zuletzt geändert durch Art. 1 und 2 ÄndVO vom 30.7.2021, BGBl 2021 I S. 3295.

[5] FG Baden-Württemberg, Urteil v. 2.6.2022, 1 K 2740/19.

[6] FG Rheinland-Pfalz, Urteil v. 23.3.2021, 3 K 1996/20, Revision eingelegt, Az. beim BFH X R 24/21.

[7]

S. Abschnitt 5.6.3.

[8] FG Münster, Urteil v. 18.5.2022, 10 K 261/17 K U.

[9] FG Münster, Urteil v. 29.4.2021, 1 K 2214/17 E G U F, EFG 2021 S. 1260.

5.6.1 Verschärfung/Klarstellung bei Einzelaufzeichnungspflicht

§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO normiert ab 1.1.2017 die Einzelaufzeichnungspflicht für buchführungspflichtige Unternehmer.^[1] Die Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle (auch Bareinnahmen) laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren sind, sodass sich die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können.

Die Einzelaufzeichnungspflicht erfasst Daten, die eine Identifizierung und den Inhalt des Geschäfts ermöglichen. Zu erfassen sind daher grundsätzlich auch die Namen und die Adressen der Vertragspartner bei Kaufvertrag bzw. Dienstleistungsvertrag.^[2]

Hinweis

Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht

Eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht besteht aus Zumutbarkeitsgründen nur noch bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung (z. B. Einzelhandel, Bäcker, Metzger, Konditorei etc.).^[3]

Dienstleister wie Friseure, Nagel- und Sonnenstudios, Fi...