Buchführung / 5.6.3 Ordnungsvorschriften für die Buchführung und Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme

Anforderungen an Registrierkassen

Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, muss gem. § 146 a Abs. 1 Satz 1 AO ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden, das jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet.

Das elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen nach § 146 a Abs. 1 Satz 1 AO sind nun faktisch ab dem 1.4.2021^[1] durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen. Diese zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung muss aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle bestehen.^[2]

Das BMF-Schreiben v. 3.5.2021 betrifft die Übergangsregelung bis zur Aufnahme von Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung sowie Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge in die Ausnahmetatbestände der Kassensicherungsverordnung.^[3]

Die digitalen Aufzeichnungen sind auf dem Speichermedium zu sichern und für Nachschauen sowie Außenprüfungen durch elektronische Aufbewahrung verfügbar zu halten.^[4]

Die Kosten einer Zertifizierung trägt der Antragsteller. Die Besondere Gebührenverordnung BMI vom 2.9.2019^[5] in der jeweils geltenden Fassung ist anzuwenden.^[6]

Meldepflichten zur den Registrierkassen und zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen

Ab dem 1.1.2020 müssen Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, u. a. die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen dem zuständigen Finanzamt mitteilen.^[7] Weil es aber bisher keine Meldesoftware gibt, ist von einer Meldung nach § 146a Abs. 4 AO bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit abzusehen. Der Zeitpunkt des Einsatzes der elektronischen Übermittlungsmöglichkeit wird im BStBl Teil I (voraussichtlich im Jahr 2024) gesondert bekannt gegeben.^[8]

Belegausgabepflicht

Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle i. S. d. § 146a Abs. 1 Satz 1 AO erfasst, muss ab dem 1.1.2020 dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten (Kunden) in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall unbeschadet anderer gesetzlicher Vorschriften einen Beleg über den Geschäftsvorfall ausstellen und dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten zur Verfügung stellen.^[9]

Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Mit der Belegausgabepflicht entsteht für den am Geschäftsvorfall Beteiligten aber keine Pflicht zur Mitnahme des Belegs.^[10]

§ 146a Abs. 2 Satz 2 AO sieht eine Befreiung von der seit dem 1.1.2020 geltenden Belegausgabepflicht im Massengeschäft vor.^[11]

Voraussetzung für die Befreiung von der Belegausgabepflicht gemäß § 146a Abs. 2 Satz 2 AO ist

• nicht nur der Umstand des Verkaufs von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen,

• sondern die Erfüllung der Belegausgabepflicht muss für den Steuerpflichtigen darüber hinaus auch eine im Rahmen einer Ermessensentscheidung zu beurteilende unbillige Härte im Einzelfall sein.^[12]

Wichtig

Erweiterte Pflichtangaben auf Kassenbons zum 1.1.2024

Ab 1.1.2024 müssen sowohl die Seriennummern des elektronischen Aufzeichnungssystems als auch des Sicherheitsmoduls mit auf den Kassenbons angegeben werden. Das gilt auch für den Prüfwert sowie den fortlaufenden Signaturzähler.^[13]

[1]

S. Abschnitt 5.6.

[2] § 146 a Abs. 1 Satz 2 und 3 AO; welche elektronischen Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen etc., wird gem. § 146 a Abs. 3 AO durch eine Rechtsverordnung festgelegt, die im Jahr 2017 erarbeitet wurde; s. Kassensicherungsverordnung v. 26.9.2017, BGBl I 2017 S. 3515; siehe auch BMF, Schreiben v. 17.6.2019, IV A 4 – S 0316-a/18/10001, zur Einführung des § 146a AO durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen v. 22.12.2016 – AEAO zu § 146a AO, BStBl I 2019 S. 518.

[3] BMF, Schreiben v. 3.5.2021, IV A 4 – S 0319/21/10001:001.

[4] § 146a Abs. 1 Satz 4 AO.

[5] BGBl I 2019 S. 1359.

[6] § 7 KassenSichV; § 7 Abs. 2 Satz 2 KassenSichV neu gef. m. W. v. 10.8.2021 durch VO v. 30.7.2021, BGBl 2021 I S. 3295.

[7] § 146a Abs. 4 AO i. V. m. § 1 Satz 1 KassenSichV; BMF, Schreiben v. 6.11.2019, IV A 4 -S 0319/19/10002:001; § 1 Satz 1 KassenSichV neu gefasst durch VO v. 30.7.2021, BGBl I 2021 S. 3295, mit Wirkung ab 10.8.2021.

[8] Siehe z.B: https://www.finanzamt.bayern.de/Informationen/Steuerinfos/Weitere_Themen/Elektronische_Kassensysteme/default.php?f=Hof&c=n&d=x&t=x, letzter Abruf am 21.6.2023.

[9] § 146a Abs. 2 Satz 1 AO; OFD Karlsruhe, Verfügung v. 26.11.2021, S 0315 – St 42, Merkblatt betr. Informationen zur Belegausgabepflicht.

[10] BMF, Schreiben v. 28.5.2020, IV A 4 – S0316 – a/20/10003:002.

[11] Sächsisches FG, Beschluss v. 1.4.2020, 4 V 212/20.

[12] Sächsisches FG, Urteil v. 3.3.2022, 4 K 701/20.

[13] § 6 Satz 1 Nr. 7 KassenSichV, a...