Das Mitarbeitergespräch als Teil der Personalführung / 6.2 Inhaltliche Gesprächsvorbereitung

Das Mitarbeitergespräch ist ein Zweckgespräch, das mit einer ganz bestimmten Absicht geführt wird. Besonders deutlich wird dies durch die Vielzahl der verschiedenen Gesprächsanlässe. Vorgesetzter und Mitarbeiter verfolgen im Mitarbeitergespräch ganz bestimmte Ziele, die sie erreichen wollen. Je mehr Klarheit über das verfolgte Ziel besteht, umso besser kann die Gesprächsführung darauf ausgerichtet werden und umso leichter kann überprüft werden, ob das Ziel auch erreicht wurde. Am Ende des Gesprächs sollte jeder Gesprächsteilnehmer das Gefühl haben, etwas erreicht zu haben.

Außerdem muss das Gesprächsziel realistisch sein, d. h. im Mitarbeitergespräch müssen rechtlich mögliche und persönlich zumutbare Ziele vertreten werden. Um über die notwendige Flexibilität zu verfügen, sollten die Zielsetzungen vor dem Gespräch dahingehend vorbereitet werden, dass sowohl ein wünschenswertes Maximalziel als auch ein mindestens zu erreichendes Minimalziel formuliert wird. Für den Fall, dass die ursprüngliche Zielrichtung aufgrund neuer, sich erst im Gespräch ergebender Tatbestände dennoch nicht verfolgt werden kann, sollten Alternativziele definiert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass dem Mitarbeiter am Ende des Gesprächs auf jeden Fall eine Zusage erteilt werden kann, sodass das Gespräch nicht ohne ein Ergebnis für beide Gesprächspartner abschließt.

Nachfolgend ist ein Beispiel über mögliche Zielsetzungen im Mitarbeitergespräch aufgeführt.

Praxis-Beispiel

Gehaltsgespräch

Ein Mitarbeiter, der außerhalb der tariflichen Gehaltserhöhungen schon lange nicht mehr berücksichtigt wurde, hat um ein Gehaltsgespräch gebeten. Wegen der angespannten wirtschaftlichen Situation möchte der Vorgesetzte mit einer sehr niedrigen oder ganz ohne eine Gehaltserhöhung durchkommen und überlegt sich deshalb Alternativen, um den Mitarbeiter zufrieden zu stellen.

• Maximalziel: Weder finanzielle noch sonstige Zusagen.
• Minimalziel: Kleine Erhöhung des Entgelts, die die bestehenden Relationen in der Arbeitsgruppe nicht zerstört.
• Alternativziele: Großzügige Genehmigung der Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen oder neue, attraktivere Abgrenzung des Aufgabengebiets mit späterer Auswirkung auf das Gehalt.

Die nachfolgende Checkliste enthält die wesentlichen Aspekte der inhaltlichen Gesprächsvorbereitung. Sie kann zu jedem beliebigen Gesprächsanlass als Orientierungshilfe herangezogen werden.

Checkliste: Inhaltliche Gesprächsvorbereitung

• Ist der Gesprächsanlass genau definiert?
• Sind alle notwendigen Informationen verfügbar?
• Habe ich mich mit den relevanten Fakten vertraut gemacht?
• Habe ich alle Themen notiert, die ich im Gespräch ansprechen möchte?
• Welche Zielsetzung (Maximalziel) verfolge ich?
• Was will ich mindestens erreichen (Minimalziel) und welche Alternativen gibt es darüber hinaus (Alternativziele)?
• Wie gliedere ich das Gespräch?
• Wie argumentiere ich, um mein Ziel zu erreichen?
• Mit welchenEinwänden muss ich rechnen?