Datenschutz: Diese Regeln sollten im Unternehmen eingeha ... / 5 Besonderheiten bei Daten der Kundschaft

Kunden sind für die meisten Unternehmen das wichtigste Gut, denn ohne Nachfrage kann kein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen absetzen. Der Schutz von Kundendaten bedeutet den Schutz von Unternehmen UND Personen. Im Einzelnen sind dies insbesondere

• Schutz von Daten, die im Rahmen von Geschäftsprozessen genutzt werden. So z. B. Arbeitsergebnisse, Vorlagen, übergebene Unterlagen, Entwürfe, aber auch Korrespondenz via E-Mail etc.
• Schutz von Daten über Kunden als Unternehmen (nicht einer einzelnen natürlichen Person), wie Adressen, E-Mail-Adressen u. Ä. Diese Daten sind nicht durch die DSGVO oder das BDSG geschützt, da es sich nicht um personenbezogene Daten handelt.

Praxis-Tipp

Gedanklicher Rollentausch

Da die Kunden so wichtig sind, stellt sich die Frage, was tatsächlich getan wird, um ihre Daten zu schützen. Wie gut sind die Daten geschützt und was wird den (potenziellen) Kunden über den Umgang mit ihren Daten mitgeteilt? Nun ist es an der Zeit, gedanklich die Rollen zu tauschen und sich zu fragen: Würden Sie, wenn es um Ihre eigenen Daten ginge, auf mehr Datenschutz bestehen? Wenn ja, sollte hier auf jeden Fall nachgebessert werden. Datenschutz ist heutzutage auch ein Imagefaktor für das Unternehmen: Da Datenschutz je nach Situation beinahe als Störfaktor betrachtet wird, können sich Unternehmen durch ein hohes Maß an Datenschutz positiv von anderen Unternehmen abheben. Das gelingt, indem ein Unternehmen hohen Datenschutz betont und auch z. B. in der Kooperation mit Partnerfirmen zusätzliche Aufgaben auf dieser Ebene übernimmt.

Hinweis

In unserem Portal wurde der Wettbewerbsvorteil Datenschutz bereits thematisiert:

https://www.haufe.de/compliance/recht-politik/datenschutz-als-wettbewerbsvorteil/datenschutz-nachhaltig-ausgeuebt-wird-er-zum-wettbewerbsvorteil_230132_609364.html

Das sollte in Bezug auf Daten der Kundschaft beachtet werden:

• Die Verpflichtung zum Datenschutz kann sich aus konkreten vertraglichen Vereinbarungen oder als gesetzliche Nebenpflicht zum Vertrag ergeben. Prüfen Sie Verträge auf derartige Klauseln hin.

  Praxis-Tipp

  Verträge überprüfen

  Verträge sollten auf derartige Klauseln hin überprüft und die Sicherung der Daten, die Hinweise auf Rechte in Bezug auf die Daten und Löschfristen ggf. entsprechend angepasst werden.

• Daten der Kundschaft sind immer möglichst sicher aufzubewahren. Bei mobilen Endgeräten bedeutet dies, dass die Daten nicht dauerhaft auf Smartphones etc. gespeichert sein sollten. Zudem sollte eine Datenverschlüsselung bei der Speicherung bzw. in Cloudspeichern verwendet werden.

• Ein weiteres Risiko stellen die Kommunikationsdaten der Kunden dar, wie persönliche E-Mail-Adressen oder eine nicht veröffentlichte Telefonnummer. Wird hiermit leichtfertig umgegangen, können zusätzlich zu behördlich verhängten Bußgeldern auch Schadensersatzforderungen aus der Verletzung einer vertraglich vereinbarten Hauptpflicht gegenüber der Kundschaft entstehen. Daneben sind ebenfalls negative Auswirkungen auf das Unternehmensimage zu bedenken.