Delegationsschreiben erste Führungsebene an zweite Führungsebene

Kurzbeschreibung

Die Unternehmensleitung kann Pflichten auf Positionen der ersten Führungsebene zur eigenverantwortlichen Wahrnehmung delegieren. Diese erste Führungsebene hat dann die Befugnis zur weiteren Subdelegation. Für diese Subdelegation bietet dieses Musterschreiben die geeignete Vorlage.

Vorbemerkung

Eine ausführliche Anleitung zur Pflichtendelegation (PD) und zur Anwendung dieser und weiter Arbeitshilfen finden Sie in dem Beitrag Pflichtendelegation: Die wichtigsten Grundlagen für die Compliance-Organisation. Die in dem Schreiben erwähnte Anlage 1 finden Sie in der Arbeitshilfe AKV-Matrix. Die erwähnte Anlage 3 finden Sie in der Arbeitshilfe Delegations- und Beauftragten-Richtlinie (für die Compliance-Organisation).

Delegationsschreiben Geschäftsleitung – Zweite Führungsebene

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Pflichtendelegation von Herrn /Frau <XXX> – <Position>

<Erste Führungsebene nach Geschäftsleitung>

an

Herrn /Frau <XXX> – <Position>

<Zweite Führungsebene>

1.

Die Unternehmensleitung der <Unternehmen> hat im Rahmen ihrer Pflichtenstellung aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Anforderungen die Aufgabe, für einen gesetzeskonformen Betrieb sämtlicher Anlagen und Betriebseinrichtungen des Unternehmens und dessen Verfahrensabläufen zu sorgen sowie dafür, dass alle vom Unternehmen entwickelten und vertriebenen Produkte die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen und Normen erfüllen. Im Einklang mit der Organisationsstruktur des Unternehmens hat sie diese Pflichten auf <Position> zur eigenverantwortlichen Wahrnehmung delegiert mit der Befugnis zur weiteren Subdelegation.

2.

Hierbei handelt es sich insbesondere um die Aufgabenbereiche, die in der als Anlage 1 beigefügten AKV- Matrix in Orientierung an der betrieblichen Praxis aufgezählt sind, und die damit verbundenen Pflichten aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Anforderungen (siehe Kurzbeschreibung in der Anlage 2) sowie der internen Richtlinien.

<zu ergänzen/Nichtzutreffendes zu streichen>

•	Abfall	•	Immissionsschutz	•	Exportkontrolle/Ausfuhr/Zoll (AEU)
•	Arbeitssicherheit/ Technische Sicherheit	•	Laserschutz	•	REACH-Einhaltung
•	Brandschutz	•	Strahlen/Röntgenschutz	•	Energiemanagement
•	Datenschutz	•	Umweltschutz	•	Arbeitszeit
•	Gefahrgut	•	SHE (Safety, Health/Enviroment)	•	CE-Norm
•	Gewässerschutz	•	Gesundheitsmanagement (Unfallverhütung)

3.

Herrn/Frau <XXX> werden hiermit aus dem Verantwortungsbereich der oben genannten <Position> diese Pflichten zur eigenverantwortlichen Wahrnehmung im Rahmen seiner beruflichen Aufgabenstellung und der damit verbundenen Befugnisse und Verantwortung bei der <Unternehmen> übertragen.

4.

Die berufliche Aufgabenstellung und die damit verbundenen Befugnisse des Delegationsempfängers sind wie folgt beschrieben:

• <Position>, <Standorte>

• Übergeordnete Bereiche mit Weisungsbefugnis an Delegationsempfänger:

  <XXX>

• Nachgeordnete Bereiche mit Weisungsbefugnis des Delegationsempfängers:

  <XXX>

• Berichtspflicht des Delegationsempfängers an:

  <XXX>

• Berichtspflicht an den Delegationsempfänger:

  <XXX>

5.

Dem Delegationsempfänger ist bekannt, dass

• es ihm obliegt – soweit noch erforderlich – sich in eigener Initiative durch Teilnahme an Schulungen oder sonstigen Ausbildungsmaßnahmen die zur Wahrnehmung der übertragenen Aufgaben erforderlichen besonderen Kenntnisse zu verschaffen, bzw. diese zu vertiefen und fortlaufend zu aktualisieren;
• er dafür Sorge tragen muss, dass die notwendigen Mittel für die Erfüllung der übertragenen Aufgaben rechtzeitig in die Unternehmensplanung einfließen und zur Verfügung gestellt werden können, um jederzeit einen gesetzeskonformen Betrieb des Unternehmens und seiner Standorte zu gewährleisten;
• er im Rahmen dieser Initiativpflicht gegenüber seinen übergeordneten Bereichen deutlich und unmissverständlich auf die Folgen hinweisen muss, wenn Maßnahmen von Vorgesetzten oder anderer Funktionsträger im Unternehmen, die zur Erfüllung der übertragenen Aufgaben notwendig sind, nicht oder nicht rechtzeitig erfolgen;
• er auch nach einer weiteren Delegation der ihm übertragenen Pflichten die Subdelegationsempfänger dahingehend zu überwachen hat, ob diese ihre Pflichten ordnungsgemäß erfüllen sowie nach wie vor die hierfür erforderliche persönliche und fachliche Eignung besitzen.

6.

Dem Delegationsempfänger ist bekannt, dass mit der Pflichtenübertragung zur eigenen Verantwortung im Falle einer vorwerfbaren Verletzung dieser Pflichten öffentlich-rechtliche sowie straf- und bußgeldrechtliche Sanktionen gegen den Delegationsempfänger verhängt werden können.

7.

Als Stellvertreter des Delegationsempfängers bestellt ist:

Herr/Frau <XXX> (<Funktion>)

8.

Im Übrigen gelten die Bestimmungen der Delegations- und Beauftragten Richtlinie der <Unternehmen>, die diesem Schreiben als Anlage 3 beigefügt ist.

Ort, Datum		XXXX

Annahmeerklärung des Delegationsempfängers:

Ich bin mit der Aufgabendelegation gemäß Delegationsschreiben von Herrn/Frau <XXX> vom <XXX> einverstanden, habe die Aufgabenbeschreibung, AKV-Matrix und die Delegationsrichtlinie zur Kenntnis genommen und werde die übertragenen Pflichten in ...