Delegationsschreiben Geschäftsführung an erste Führungsebene

Kurzbeschreibung

Bei der Delegation von Pflichten muss die Geschäftsführung sicherstellen, dass Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung eindeutig benannt sind. In dem Mustertext sind alle wesentlichen Elemente enthalten und können unternehmensspezifisch ausgebaut werden.

Vorbemerkung

Eine ausführliche Anleitung zur Pflichtendelegation (PD) und zur Anwendung dieser und weiter Arbeitshilfen finden Sie in dem Beitrag Pflichtendelegation: Die wichtigsten Grundlagen für die Compliance-Organisation. Die in dem Schreiben erwähnte Anlage 1 finden Sie in der Arbeitshilfe AKV-Matrix. Die erwähnte Anlage 3 finden Sie in der Arbeitshilfe Delegations- und Beauftragten-Richtlinie (für die Compliance-Organisation).

Delegationsschreiben Geschäftsleitung – Erste Führungsebene

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Pflichtendelegation an

Herrn /Frau <XXX> – <Position>

<Erste Führungsebene nach Geschäftsleitung>

1.

Die Unternehmensleitung der <Unternehmen> hat im Rahmen ihrer gesetzlichen Pflichtenstellung die Aufgabe, für einen gesetzeskonformen Betrieb sämtlicher Anlagen und Betriebseinrichtungen des Unternehmens und dessen Verfahrensabläufen zu sorgen sowie dafür, dass alle vom Unternehmen entwickelten und vertriebenen Produkte die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen und Normen erfüllen.

2.

Hiermit werden diese Pflichten auf den vorstehend genannten Delegationsempfänger zur eigenverantwortlichen Wahrnehmung im Rahmen seiner beruflichen Aufgabenstellung und der damit verbundenen Befugnisse bei der <Unternehmen> übertragen.

3.

Hierbei handelt es sich insbesondere um die Aufgabenbereiche, die in der als Anlage beigefügten AKV-Matrix in Orientierung an der betrieblichen Praxis aufgezählt sind, und die damit verbundenen Pflichten aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Anforderungen sowie der internen Richtlinien.

<zu ergänzen/Nichtzutreffendes zu streichen>

•	Abfall	•	Immissionsschutz	•	Exportkontrolle/Ausfuhr/Zoll (AEU)
•	Arbeitssicherheit/ Technische Sicherheit	•	Laserschutz	•	REACH-Einhaltung
•	Brandschutz	•	Strahlen/Röntgenschutz	•	Energiemanagement
•	Datenschutz	•	Umweltschutz	•	Arbeitszeit
•	Gefahrgut	•	SHE (Safety, Health/Enviroment)	•	CE-Norm
•	Gewässerschutz	•	Gesundheitsmanagement (Unfallverhütung)

4.

Die berufliche Aufgabenstellung und die damit verbundenen Befugnisse des Delegationsempfängers sind wie folgt beschrieben:

• <Position>, <Standorte>

• Übergeordnete Bereiche mit Weisungsbefugnis an Delegationsempfänger:

  <XXX>

• Nachgeordnete Bereiche mit Weisungsbefugnis des Delegationsempfängers:

  <XXX>

• Berichtspflicht des Delegationsempfängers an:

  <XXX>

• Berichtspflicht an den Delegationsempfänger:

  <XXX>

4.1

Dem Delegationsempfänger ist bekannt, dass

• es ihm obliegt – soweit noch erforderlich – sich in eigener Initiative durch Teilnahme an Schulungen oder sonstigen Ausbildungsmaßnahmen die zur Wahrnehmung der übertragenen Aufgaben erforderlichen besonderen Kenntnisse zu verschaffen, bzw. diese zu vertiefen und fortlaufend zu aktualisieren;
• er dafür Sorge tragen muss, dass die notwendigen Mittel für die Erfüllung der übertragenen Aufgaben rechtzeitig in die Unternehmensplanung einfließen und zur Verfügung gestellt werden können, um jederzeit einen gesetzeskonformen Betrieb des Unternehmens und seiner Standorte zu gewährleisten;
• er im Rahmen dieser Initiativpflicht gegenüber seinen übergeordneten Bereichen deutlich und unmissverständlich auf die Folgen hinweisen muss, wenn Maßnahmen von Vorgesetzten oder anderer Funktionsträger im Unternehmen, die zur Erfüllung der übertragenen Aufgaben notwendig sind, nicht oder nicht rechtzeitig erfolgen;
• er auch nach einer weiteren Delegation der ihm übertragenen Pflichten die Subdelegationsempfänger dahingehend zu überwachen hat, ob diese ihre Pflichten ordnungsgemäß erfüllen sowie nach wie vor die hierfür erforderliche persönliche und fachliche Eignung besitzen.

5.

Dem Delegationsempfänger ist bekannt, dass mit der Pflichtenübertragung zur eigenen Verantwortung im Falle einer vorwerfbaren Verletzung dieser Pflichten öffentlich-rechtliche sowie straf- und bußgeldrechtliche Sanktionen gegen den Delegationsempfänger verhängt werden können.

6.

Als Stellvertreter des Delegationsempfängers bestellt ist:

Herr/Frau <XXX> (<Funktion>)

7.

Im Übrigen gelten die Bestimmungen der Delegations- und Beauftragten-Richtlinie der <Unternehmen>, die diesem Schreiben als Anlage beigefügt ist.

Ort, Datum		XXXX

Annahmeerklärung des Delegationsempfängers:

Ich bin mit der vorstehend beschriebenen Aufgabendelegation einverstanden, habe die Aufgabenbeschreibung, AKV-Matrix und die Delegationsrichtlinie zur Kenntnis genommen und werde die übertragenen Pflichten in eigener Verantwortung wahrnehmen.

Ort, Datum		Delegationsempfänger