Dienstwagen: Behandlung in der Entgeltabrechnung / Lohnsteuer

1 Bewertung des geldwerten Vorteils

1.1 Lohnsteuerpflichtige Privatnutzung

Erhält der Arbeitnehmer einen Firmenwagen zur privaten Nutzung, bleiben ihm entsprechende Aufwendungen erspart, die er ansonsten aus seinem versteuerten Arbeitslohn zu tragen hätte. Zum Ausgleich dieser Vorteilsgewährung stellt die Nutzung zu Privatfahrten einen Sachbezug dar, der als Arbeitslohn zu versteuern ist.

1.2 Bewertungsmethoden

Es gibt 2 Berechnungsverfahren, nach denen der geldwerte Vorteil für die private Dienstwagenbenutzung ermittelt werden kann:

1. die 1-%-Regelung oder
2. den Einzelnachweis von Fahrleistung und Kosten (Fahrtenbuchmethode).

Welche Bewertungsmethode zu dem günstigeren Ergebnis führt, kann nur im Einzelfall entschieden werden. Kann der Arbeitgeber die Kosten fahrzeugbezogen ermitteln und der Arbeitnehmer führt ein Fahrtenbuch, kann Folgendes für die Anwendung der Einzelnachweismethode sprechen:

• Das Fahrzeug ist bereits abgeschrieben und ein wesentlicher Kostenbestandteil damit entfallen,
• der Arbeitnehmer nutzt das Fahrzeug zu einem hohen Anteil beruflich oder
• der Arbeitnehmer sucht seine erste Tätigkeitsstätte nicht sehr häufig auf, weil er z. B. im Außendienst eingesetzt ist.

1.3 Vorrang der 1-%-Regelung

Die Berechnung des geldwerten Vorteils für die Privatnutzung eines Dienstwagens muss zwingend nach einer der beiden Methoden vorgenommen werden. Vorrangig soll die 1-%-Regelung angewandt werden. Sie kommt immer dann zur Anwendung, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich nicht ausdrücklich für den Einzelnachweis des privaten Nutzungsanteils entscheiden.

1.4 Wahl der Bewertungsmethode

1.4.1 Wahlrecht zur Anwendung der Fahrtenbuchmethode

Ein Wahlrecht besteht genau genommen ausschließlich hinsichtlich der Einzelnachweismethode. Soll diese angewendet werden, muss der Arbeitgeber in Abstimmung mit dem Arbeitnehmer für ein Kalenderjahr festlegen, dass an die Stelle der 1-%-Regelung die individuelle Nutzungswertermittlung durch Fahrtenbuch und Belegnachweis treten soll.

Innerhalb eines Kalenderjahres ist ein Wechsel von der einen zur anderen Methode ausgeschlossen. Eine Ausnahme lässt die Verwaltung zu, wenn der Dienstwagen während des Jahres gewechselt wird: Eine rückwirkende Änderung des Lohnsteuerabzugs für das gesamte Kalenderjahr (Wechsel von der pauschalen Nutzungswertmethode zur Fahrtenbuchmethode oder umgekehrt) vor Übermittlung oder Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigung ist zulässig.^[1]

Der Übergang von der 1-%-Regelung zur Fahrtenbuchmethode während des laufenden Kalenderjahres ist daran geknüpft, dass der Arbeitgeber wegen der verlangten einheitlichen Berechnungsmethode eine Korrektur der bisherigen Lohnabrechnungen vornimmt. Der nachträgliche Methodenwechsel ist deshalb bei einem fortbestehenden Dienstverhältnis längstens bis zum 28.2. des Folgejahres möglich. Weitere Voraussetzung ist, dass der Arbeitgeber für das gesamte Kalenderjahr ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vorlegen und den Einzelnachweis der für den Firmenwagen angefallenen Kosten nachweisen kann.^[2]

Praxis-Tipp

Wechsel im Veranlagungsverfahren ist zulässig

Die Bindungswirkung nach Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung beschränkt sich auf das Lohnsteuerverfahren. Unabhängig hiervon ist der Arbeitnehmer bei seiner Einkommensteuer nicht an das beim Lohnsteuerabzug gewählte Verfahren gebunden. Nach Ablauf des Kalenderjahres kann der Arbeitnehmer im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung auf die andere, für ihn günstigere Methode wechseln, wenn die Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.^[3] Oft wählen Firmen aus praktischen Erwägungen die weniger arbeitsaufwendige 1-%-Regelung, auch wenn sich hierdurch für den Arbeitnehmer ein höherer Arbeitslohn ergibt. Ein Wechsel im Veranlagungsverfahren zum Einzelnachweis ist zu empfehlen, wenn der Arbeitnehmer die erforderlichen Aufzeichnungen in einem Fahrtenbuch geführt hat und die Firma die auf den Dienstwagen entfallenden Kosten bescheinigen kann.

Einheitliche Besteuerung für das gesamte Kalenderjahr

Der gesetzliche Vorrang der 1-%-Regelung ist beim Lohnsteuerverfahren auch dann von Bedeutung, wenn sich beispielsweise im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung herausstellt, dass die gewählte Einzelnachweismethode rückwirkend versagt werden muss, weil die Aufzeichnungen des Fahrtenbuchs nicht ordnungsgemäß vorgenommen worden sind. Eine Korrektur des Fahrtenbuchs im Wege der Schätzung ist ausgeschlossen. Der geldwerte Vorteil wird dann zum Nachteil des Arbeitnehmers für das gesamte Kalenderjahr nach der 1-%-Regelung berechnet. Dies gilt selbst dann, wenn lediglich in Einzelmonaten das Fahrtenbuch nicht ausreichend geführt wurde.^[4]

Wichtig

1-%-Methode bei fehlerhaftem Fahrtenbuch

Der BFH hat in mehreren Urteilen zur Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs Stellung genommen:

• Zum einen hat er einem Fahrtenbuch die steuerliche Anerkennung versagt, das nicht zeitnah, sondern erst im Nachhinein anhand von losen Notizzetteln erstellt worden ist.^[5]
• Zum anderen hat er ein mithilfe eines Tabellenkalkulationsprogrammes (Microsoft Excel) erstelltes Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß entschieden.^[6]
• Schließlich legt die BFH-Rechtsprechung Abgrenzungskriterien fest, die den Begriff "ordnungsgemäßes Fahrtenbuch" näher definieren.^[7]

Der BFH...