Dienstwagen: Behandlung in der Entgeltabrechnung

Zusammenfassung

Überblick

Darf ein Arbeitnehmer einen ihm überlassenen Dienstwagen zu Privatfahrten und/oder für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nutzen, ist ihm ein geldwerter Vorteil zuzurechnen. Der geldwerte Vorteil der Privatnutzung kann pauschal ermittelt werden (1-%-Regelung) oder nach der Fahrtenbuchmethode. Diese beiden Bewertungsmethoden stellen die Grundlage für die Dienstwagenbesteuerung beim Arbeitnehmer dar.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Lohnsteuer: Die gesetzliche Grundlage für die Dienstwagenbesteuerung beim Arbeitnehmer findet sich in § 8 Abs. 2 EStG, der zunächst auf die Regelung zur Privatnutzung von betrieblichen Kfz durch den Unternehmer im Bereich der Gewinnermittlung verweist (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG). Ergänzende Hinweise sind in R 8.1 Abs. 9–10 LStR enthalten. Außerdem legt das BMF-Schreiben v. 3.3.2022, IV C 5 – S 2334/21/10004 :001, BStBl 2022 I S. 232, wichtige Sonderregelungen zum Dienstwagen fest, etwa die Grundsätze für die mögliche tageweise Berechnung des geldwerten Vorteils aus der Dienstwagenüberlassung für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte bei Anwendung der 1-%-Methode, die Anrechnung von Nutzungsentgelten und die Berechnung des geldwerten Vorteils bei Dienstwagen mit Fahrergestellung. Zur Überlassung von Elektro- und Hybridelektrofahrzeugen als Dienstwagen s. BMF-Schreiben v. 5.11.2021, IV C 6 - S 2177/19/10004 :008/VI C 5 - S 2334/19/10009 :003, BStBl 2021 I S. 2205, und zur steuerfreien Überlassung von Ladestrom oder Ladestationen s. BMF-Schreiben v. 29.9.2020, IV C 5 - S 2334/19/10009 :004, BStBl 2020 I S.972.

Lohnsteuer

1 Bewertung des geldwerten Vorteils

1.1 Lohnsteuerpflichtige Privatnutzung

Erhält der Arbeitnehmer einen Firmenwagen zur privaten Nutzung, bleiben ihm entsprechende Aufwendungen erspart, die er ansonsten aus seinem versteuerten Arbeitslohn zu tragen hätte. Zum Ausgleich dieser Vorteilsgewährung stellt die Nutzung zu Privatfahrten einen Sachbezug dar, der als Arbeitslohn zu versteuern ist.

1.2 Bewertungsmethoden

Es gibt 2 Berechnungsverfahren, nach denen der geldwerte Vorteil für die private Dienstwagenbenutzung ermittelt werden kann:

1. die 1-%-Regelung oder
2. den Einzelnachweis von Fahrleistung und Kosten (Fahrtenbuchmethode).

Welche Bewertungsmethode zu dem günstigeren Ergebnis führt, kann nur im Einzelfall entschieden werden. Kann der Arbeitgeber die Kosten fahrzeugbezogen ermitteln und der Arbeitnehmer führt ein Fahrtenbuch, kann Folgendes für die Anwendung der Einzelnachweismethode sprechen:

• Das Fahrzeug ist bereits abgeschrieben und ein wesentlicher Kostenbestandteil damit entfallen,
• der Arbeitnehmer nutzt das Fahrzeug zu einem hohen Anteil beruflich oder
• der Arbeitnehmer sucht seine erste Tätigkeitsstätte nicht sehr häufig auf, weil er z. B. im Außendienst eingesetzt ist.

1.3 Vorrang der 1-%-Regelung

Die Berechnung des geldwerten Vorteils für die Privatnutzung eines Dienstwagens muss zwingend nach einer der beiden Methoden vorgenommen werden. Vorrangig soll die 1-%-Regelung angewandt werden. Sie kommt immer dann zur Anwendung, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich nicht ausdrücklich für den Einzelnachweis des privaten Nutzungsanteils entscheiden.

1.4 Wahl der Bewertungsmethode

1.4.1 Wahlrecht zur Anwendung der Fahrtenbuchmethode

Ein Wahlrecht besteht genau genommen ausschließlich hinsichtlich der Einzelnachweismethode. Soll diese angewendet werden, muss der Arbeitgeber in Abstimmung mit dem Arbeitnehmer für ein Kalenderjahr festlegen, dass an die Stelle der 1-%-Regelung die individuelle Nutzungswertermittlung durch Fahrtenbuch und Belegnachweis treten soll.

Innerhalb eines Kalenderjahres ist ein Wechsel von der einen zur anderen Methode ausgeschlossen. Eine Ausnahme lässt die Verwaltung zu, wenn der Dienstwagen während des Jahres gewechselt wird: Eine rückwirkende Änderung des Lohnsteuerabzugs für das gesamte Kalenderjahr (Wechsel von der pauschalen Nutzungswertmethode zur Fahrtenbuchmethode oder umgekehrt) vor Übermittlung oder Ausschreibung der Lohnsteuerbescheinigung ist zulässig.^[1]

Der Übergang von der 1-%-Regelung zur Fahrtenbuchmethode während des laufenden Kalenderjahres ist daran geknüpft, dass der Arbeitgeber wegen der verlangten einheitlichen Berechnungsmethode eine Korrektur der bisherigen Lohnabrechnungen vornimmt. Der nachträgliche Methodenwechsel ist deshalb bei einem fortbestehenden Dienstverhältnis längstens bis zum 28.2. des Folgejahres möglich. Weitere Voraussetzung ist, dass der Arbeitgeber für das gesamte Kalenderjahr ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vorlegen und den Einzelnachweis der für den Firmenwagen angefallenen Kosten nachweisen kann.^[2]

Praxis-Tipp

Wechsel im Veranlagungsverfahren ist zulässig

Die Bindungswirkung nach Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung beschränkt sich auf das Lohnsteuerverfahren. Unabhängig hiervon ist der Arbeitnehmer bei seiner Einkommensteuer nicht an das beim Lohnsteuerabzug gewählte Verfahren gebunden. Nach Ablauf des Kalenderjahres kann der Arbeitnehmer im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung auf die andere, für ihn günstigere Methode wechseln, wenn die Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.^[3] Oft wählen Firmen aus praktischen Erwägungen die weniger arbeitsaufwendige 1-%-Regelung,...