Dienstwagen, Nutzungsüberlassungsvertrag mit Arbeitnehmer

Kurzbeschreibung

Die folgende Kfz-Nutzungsvereinbarung ist für Arbeitgeber mit einem Arbeitnehmer geeignet. Konkret wurde für die Berechnung der steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Folgen der privaten Pkw-Nutzung unterstellt, dass es sich um eine ledige Arbeitnehmerin mit einem Kind handelt, die regulär 3.500 EUR brutto monatlich verdient und ein Fahrzeug zum Bruttolistenpreis von 35.700 EUR erhält.

1. Vorbemerkung

Eine beliebte Zusatzleistung zum Gehalt ist die Überlassung eines Dienstwagens mit privater Nutzungsmöglichkeit seitens des Arbeitnehmers. Der Abschluss einer ausführlichen Nutzungsvereinbarung ist zur Vermeidung von arbeitsrechtlichen Streitigkeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer und für steuerliche Zwecke unabdingbar.

2. Wichtige Hinweise

Aufgrund der Komplexität der Regelungen mit steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Folgen, sollte der Arbeitgeber unbedingt mit dem Steuerberater Rücksprache halten und der Arbeitnehmer sich den Abschluss im Hinblick auf Folgen für die Höhe seines Gehalts überlegen und auf jeden Fall anhand eines Berechnungsbeispiels darlegen lassen.

Im Hinblick auf die oft arbeitnehmerfreundliche Rechtsprechung der Arbeitsgerichte sollte vor Abschluss immer ein Blick auf aktuelle Entscheidungen des BAG erfolgen (www.bundesarbeitsgericht.de – Stichwort "Dienstwagen").

Die AGB-Kontrolle im Arbeitsrecht erfasst alle arbeitsrechtlichen Regelungsbereiche auch zum "Dienstwagen".

2.1 Einkommen-/Lohnsteuer

Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Fahrzeug zur Benutzung, stellt das für den Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil dar. Dieser ist steuerfrei, soweit das Fahrzeug ausschließlich für beruflich veranlasste Tätigkeiten/Fahrten und nur für den Weg zur Arbeit benutzt wird.^[1]

Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass der Arbeitnehmer nur eine erste Tätigkeitsstätte haben kann.^[2]

Nach § 9 Abs. 4 EStG richtet sich der Ort der ersten Tätigkeitsstätte vorrangig nach der dauerhaften Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten durch arbeits- oder dienstrechtliche Weisungen des Arbeitgebers und durch die diese ausfüllenden Absprachen. Insbesondere, wenn der Arbeitnehmer unbefristet oder für die Dauer des Dienstverhältnisses oder für einen Zeitraum von über 48 Monaten an einer Tätigkeitsstätte tätig werden soll, wird eine dauerhafte Zuordnung unterstellt.^[3] Fehlt eine solche dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung auf eine Tätigkeitsstätte oder ist sie nicht eindeutig, ist erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung, an der der Arbeitnehmer

• typischerweise arbeitstäglich tätig werden soll oder
• je Arbeitswoche 2 volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll.^[4]

Eine besondere Dokumentationspflicht der Zuordnungsentscheidung besteht nach der Rechtsprechung des BFH nicht.^[5]

Bei einem befristeten Beschäftigungsverhältnis kommt eine unbefristete Zuordnung i. S. d. § 9 Abs. 4 Satz 3 Alt. 2 EStG zu einer ersten Tätigkeitsstätte nicht in Betracht. War der Arbeitnehmer im Rahmen eines befristeten Arbeits- oder Dienstverhältnisses bereits einer ersten Tätigkeitsstätte zugeordnet und wird er im weiteren Verlauf einer anderen Tätigkeitsstätte zugeordnet, erfolgt diese zweite Zuordnung nicht mehr gem. § 9 Abs. 4 Satz 3 Alt. 2 EStG für die Dauer des Dienstverhältnisses.^[6]

Bei privater Mitbenutzung gehört der geldwerte Vorteil zum lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn.^[7] Dieser wird entweder nach der 1-%-Regelung^[8] pauschal ermittelt oder mit den tatsächlichen Fahrzeugkosten angesetzt (Fahrtenbuchmethode), die auf die private Nutzung des Kraftfahrzeugs durch den Arbeitnehmer entfallen (§ 8 Abs. 2 Sätze 2 bis 4 EStG). Eine zeitanteilige Aufteilung – etwa, weil der Arbeitnehmer den Firmenwagen erst gegen Ende eines Monats zur Verfügung gestellt bekommen hat – findet nach herrschender Auffassung bei der 1-%-Regelung nicht statt. Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer mehr als ein Kfz auch zur privaten Nutzung, so ist der in der Überlassung des Fahrzeugs zur privaten Nutzung liegende geldwerte Vorteil für jedes Fahrzeug nach der 1-%-Regelung zu berechnen.^[9] Eine Minderung des geldwerten Vorteils des Arbeitnehmers aus der Überlassung eines betrieblichen Kfz erfolgt nur für solche Aufwendungen, die für diesen aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen notwendig sind, die also zur Erfüllung einer arbeitsvertraglichen Klausel oder zur Inbetriebnahme des Fahrzeugs erforderlich sind.^[10]

An die Führung eines Fahrtenbuchs stellen die Finanzverwaltung und die Rechtsprechung hohe Anforderungen.^[11] Das zeitnah und in geschlossener Form zu führende Fahrtenbuch muss die betriebliche Verwendung des Fahrzeugs in einer schlüssigen Form belegen. Die Aufzeichnungen müssen daher zu den geschäftlichen Reisen Angaben enthalten, anhand derer sich die betriebliche Veranlassung der Fahrten plausibel nachvollziehen und ggf. auch nachprüfen lässt. Hierfür hat das Fahrtenbuch neben dem Datum und den Fahrtzielen grds. auch...