Digitale Zusammenarbeit in Steuerkanzleien / 3 Die richtigen Tools für jeden Zweck

Für die Digitalisierung der internen Zusammenarbeit stehen viele Tools zur Verfügung. Während eine Kanzleisoftware bereits die meisten Prozesse rund um die Mandantenbetreuung und das Kanzleimanagement abdeckt, sind für weitere Bereiche eigene Lösungen notwendig: Von der Video-Konferenz-Software über Kommunikationslösungen bis hin zum Projektmanagement.

Zunächst sollten die Ziele klar definiert werden, die mit einer Digitalisierung der internen Zusammenarbeit erreicht werden sollen. Darauf basierend ist der Bedarf zu ermitteln und – sofern vorhanden – mit der Technikabteilung abzustimmen. Um die passenden Lösungen auszuwählen, sollten alle Informationsquellen genutzt werden, z. B. Reports, Vergleichsportale, Communities oder persönliche Netzwerke. Auch der Austausch mit Kollegen auf Fachveranstaltungen kann bei der Entscheidungsfindung helfen. Ebenso sind Referenzen aufschlussreich. Alternativ kann ein unabhängiger Berater mit der Vorrecherche beauftragt werden.

3.1 Komplett-Paket oder Einzellösungen?

Wer die interne Zusammenarbeit in seiner Steuerkanzlei digitalisieren möchte, muss zunächst eine Grundsatzfrage stellen: Bevorzugt man eine möglichst große Lösung, die bereits viele Aufgaben abdeckt, oder soll für jedes Einsatzszenario eine extra Lösung eingeführt werden? Hier scheiden sich oft die Geister: Umfangreiche Lösungen haben den Vorteil, dass sie bereits viele Funktionen integriert haben, die gut aufeinander abgestimmt sind und die gut miteinander harmonieren. Allerdings ist nicht garantiert, dass dies die jeweils beste Lösung für den jeweiligen Aufgabenbereich ist. Auch kann es sein, dass manche Funktionen gar nicht benötigt werden, aber schon im Standard-Paket mitgekauft werden.

Setzt man hingegen auf viele Einzellösungen, kann die beste Lösung für den jeweiligen Bedarf gewählt werden. Oft sind aber Anpassungen oder sog. PlugIns nötig, damit diese Lösungen mit anderen Lösungen zusammenarbeiten. So sollte z. B. eine Video-Konferenz-Lösung eine Terminplanung an Bord haben, die in der Lage ist, automatisch Termine in den vorhandenen Kalender des Steuerberaters einzutragen. Extra Implementierungsbedarf sollte hier nicht anfallen. Letztlich muss das Ziel sein, sog. Datensilos zu vermeiden und einen Workflow ohne Medienbrüche zu etablieren.

3.2 Das digitale Fundament – ein zentrales Dokumentenmanagement

In der Regel werden zuerst die produktiven Prozesse digitalisiert – wie die digitale Buchhaltung und die Mandantenkommunikation. Davon ausgehend kann die Digitalisierung immer mehr Bereiche und Aufgabenfelder durchdringen. Ein wesentliches Element, um interne Abläufe digital zu gestalten, ist ein Dokumenten-Management-System (DMS). Alle in einer Kanzlei anfallenden Dokumente können darüber digital organisiert werden. Der gesamte Posteingang wird gescannt und der Inhalt dabei automatisch analysiert. Dadurch können die Dokumente später gezielt nach Stichworten durchsucht werden. Durch die zentrale Speicherung der Daten haben die berechtigten Mitarbeiter Zugriff auf das stets aktuellste Dokument. Diese Digitalisierung vereinfacht Abläufe und verbessert die Zusammenarbeit innerhalb der Kanzlei. Auch im Home-Office können Mitarbeiter zentral auf die Daten zugreifen. Das verbessert die Flexibilität der Arbeitsabläufe. Die Qualität der Zusammenarbeit wird erhöht, da jedem Zugangsberechtigten die gleichen Informationen digital zur Verfügung stehen und Fehlerquellen dadurch minimiert werden. Somit

• erleichtern DMS die Archivierung,
• sparen Arbeitszeit und
• verbessern den Workflow im Team.

I. d. R. ist das Dokumentenmanagement Bestandteil umfangreicher und oft modular aufgebauter Software-Pakete für Steuerkanzleien.

3.3 Die neue Flexibilität: Tools für ortsunabhängige Zusammenarbeit

Ein weiteres Digitalisierungsfeld für die interne Kommunikation ist die standortunabhängige Zusammenarbeit. Die Erschließung eines Regionalmarkts, der Aufbau einer neuen Standortvertretung, die kanzleiweite Einführung einer neuen Software oder sogar der Relaunch der Kanzleiwebsite: Hinter vielen Vorhaben können sich große oder kleine Projekte verbergen, die gemeinsam und standortübergreifend bearbeitet werden müssen.

Bei einem Projekt handelt es sich um ein einmaliges und zielgerichtetes Vorhaben, das mit geeigneten Maßnahmen gesteuert wird, Vorgaben einhalten (Ressourcen) und zu einem bestimmten Termin erledigt sein muss. Dazu müssen mehrere Personen für ein gesetztes Ziel zusammenarbeiten – oft sind es Experten aus unterschiedlichen Bereichen, die sich nun temporär zusammenfinden. Diese Zusammenarbeit ist für den Erfolg eines Projekts unverzichtbar. I. d. R. ist es schwierig, alle Projektteam-Mitglieder gleichzeitig an einen Tisch zu bekommen. Doch egal, ob Mitarbeiter an verschiedenen Standorten verteilt sind oder zu bestimmten Tagen im Homeoffice arbeiten: Projektmanagement-Tools sind eine gute Lösung für solche Herausforderungen. Mit ihnen lassen sich Projekte ortsunabhängig und zeitversetzt bearbeiten. Steuerberater haben die Möglichkeit, Aufgaben, Zuständigkeiten und Zeitlinien klar zu definieren und sie den Projektteam-Mitgliedern zuzuweisen.

Da alle Informationen und Dokumente zentral im Projekt-Tool hinterl...