Digitale Zusammenarbeit mit Mandanten

Zusammenfassung

Die Cloud als Heilsbringer der medienbruchfreien Zusammenarbeit, künstliche Intelligenz und Big Data sollen künftig für 90 % Automatisierung sorgen und Informationen in Echtzeit liefern. Die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant geht also in – die schon seit Jahrzehnten propagierte – Richtung qualitative Beratung. Buchungsroutinen und Formulare ausfüllen gehören dagegen der Vergangenheit an. Das klingt doch nach positivem Fortschritt.

Mehr qualitative Beratung

Glaubt man diesen Prophezeiungen und schaut dann jedoch in die typische Steuerberater-BWA, tun sich Abgründe auf: Laut Umsatzverteilung fallen 25 % auf den Bereich Rechnungswesen und 14 % auf private Einkommensteuererklärung. Und auch von den 30 % Jahresabschlusstätigkeiten wird das eine oder andere wegrationalisiert. Diese "Honorarbastionen" werden durch automatisierte Prozesse als Erstes fallen. Welche Kanzlei verkraftet problemlos Honorarverluste in einer Größenordnung von 30 %? Bzw. wie können Kanzleien diese durch qualitativ beratende Tätigkeiten ausgleichen, wenn der Steuerberater der Flaschenhals ist und die Mitarbeiter dafür fehlen?

Keiner weiß, wie die Zukunft konkret aussehen wird

Die Veränderungsgeschwindigkeit und -dichte bei Technologien wie Cloud-Lösungen und App-Anwendungen ist so rasant, dass ein realistisches Bild für 2025 und darüber hinaus kaum möglich ist. Oder hätten Sie sich vor 10 Jahren die heutige Welt mit Smartphone, Facebook, Amazon & Co. vorstellen können?

Praxis-Beispiel

Exponentielles Wachstum

Lineares Denken ist menschlich, exponentielles übersteigt unser Vorstellungsvermögen. Ein schönes Beispiel dazu (die Geschichte mit dem Schachbrett kennen die meisten inzwischen): Stellen Sie sich vor um 12 Uhr fällt ein Wassertropfen in das Bundesligastadion Ihres Lieblings-Erstligisten. Jede Minute verdoppelt sich die Anzahl der Tropfen, also 12:01 – 2, 12:02 – 4, 12:03 – 8, 12:04 – 16, 12:05 - 32 usw. Dann ist das Stadion um 12:45 Uhr zu 7 % gefüllt. Um wie viel Uhr ist es zu 100 % voll? Was schätzen Sie? Genau 4 Minuten später um 12:49 Uhr. In diesem Tempo wandeln sich Technologien - und mit ihnen ganze Branchen.

Merksatz: Der digitale Zug nimmt jetzt gerade volle Fahrt auf; wer noch nicht aufgesprungen ist, verpasst den Anschluss.

Viele Steuerberater fragen sich deshalb zu Recht, wie eine sinnvolle Strategie aussieht. Wer eher konservativ denkt, neigt dazu abzuwarten – mit der Gefahr, den Anschluss zu verpassen. Innovative Geister preschen vor - mit dem Risiko auf das falsche (Technik-) Pferd zu setzen und immer wieder von Null zu beginnen.

Der erste Schritt: Ein Blick darauf, was bleibt

Natürlich ist es wichtig, sich die bereits erfolgten und kommenden Veränderungen anzuschauen und daraufhin zu untersuchen, wie sie sich in Zukunft auf die Arbeitsweise in der Kanzlei auswirken. Doch ebenso wichtig und möglicherweise auch einfach einmal beruhigend ist es, einen Blick darauf zu werfen, was sicher ist.

Aufbauend auf dieser Gewissheit können Sie dann Ihre Zukunftsstrategie entwickeln. Dr. Stefa Hirsch, Volkswirtschaftlerin und Psychologin, nennt das treffenderweise Stabilitätsmanagement. Insbesondere in der Diskussion mit Mitarbeitern ist das ein wirkungsvoller Ansatz, um Ängste zu nehmen und eine positive Zukunftsperspektive einzunehmen.

Vor diesem Hintergrund lassen sich für Kanzleien 3 Fixpunkte ausmachen:

Fixpunkt 1: Bei Dienstleistung geht es um Menschen

Auch wenn ständig davon die Rede ist, dass Computer künftig viele Tätigkeiten der Menschen übernehmen und Robo-Advisor in der Anwalts- und Versicherungsbranche bereits Einzug gehalten haben: Menschen arbeiten mit Menschen. Es sind die zeitintensiven Routinetätigkeiten wie Recherche und Standardbuchungen, die wegfallen und somit die Zeit für Qualitätskontrolle, Kanzleitipps für den Unternehmeralltag oder Gestaltungsoptionen im laufenden steuerlichen Geschäft schaffen.

Das bedeutet, dass sich die Inhalte der Kanzleiaufgaben verändern, die Steuerberater und ihre Mitarbeiter selbst aber immer ihre Existenzberechtigung haben. Denn die 3 großen B passieren immer von Mensch zu Mensch: Beraten – Begleiten – Bewegen (Danke an Eder & Partner bei denen wir dieses Leitmotiv entdeckt haben).

Merksatz: Die Kombination von "Digital Arbeiten" UND "Persönlich Beraten" ist das Erfolgsrezept des 21. Jahrhunderts.

Fixpunkt 2: Steuerberater sind im Informationsverarbeitungsgeschäft

Das Kerngeschäft einer Steuerberatungskanzlei ist es nicht, Formulare auszufüllen und Buchungsroutinen abzuwickeln. Das können Maschinen auf jeden Fall besser. Es geht um den Umgang mit Informationen von der Entstehung über die Auswertung zur Archivierung. Allein mit diesen 3 Tätigkeitsfeldern verändert sich der Blick auf die Kanzlei und deren Aufgaben. Hier beispielhaft ein paar Fragestellungen:

Fragestellungen zur Informationsentstehung

• Wo entsteht die Information und in welchem Format?
• Wer braucht den Beleg/das Dokument und für welchen Zweck?
• Welche formellen Anforderungen haben die unterschiedlichen Beteiligten u...