Digitaler Wandel in der Steuerkanzlei / 2 Cloud-Lösungen und Schnittstellen

Cloud-Lösungen im Rechnungswesen lösen die Softwarelösungen in Zukunft ab. Denn durch die Online-Verfügbarkeit der Anwendung und der Daten vereinfacht sich die Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten, da sie gemeinsam auf einen zentralen Datenbestand zugreifen. Die e-Rechnung und ZUGFeRD-Vorschriften tun ein Übriges dafür, dass die automatisierte Verbuchung von Geschäftsvorfällen vorangetrieben wird.

2.1 Digitalisierung in anderen Ländern schon weiter

In Großbritannien hat das HBRC das "Making Tax Digital"-Programm gestartet: ab 2016 gibt es keine Abgabepflicht der Steuererklärung für Arbeitnehmer, da alle Daten automatisch in der elektronischen Steuerakte gesammelt und verarbeitet werden. Ab 2020 (der Brexit hat hier für Verzögerung gesorgt) müssen Unternehmer ihre Buchführungsdaten vierteljährlich online ans Finanzamt übermitteln.

In Australien agieren inzwischen die verschiedenen Cloud-Lösungen direkt miteinander. Schreibt z. B. ein Unternehmer in Quickbooks eine Rechnung an einen anderen Unternehmer, der Xero verwendet, landet diese Rechnung ohne Zwischenschritt direkt in dessen Buchhaltung, ist bereits verbucht und steht zur Zahlung bereit.

Aber auch hierzulande erledigt das Buchhaltungsprogramm lexoffice die Buchhaltung schon fast automatisch. Während man den Kunden Rechnungen schreibt oder Rechnungen von Lieferanten erfasst und bezahlt werden, erstellt lexoffice im Hintergrund schon die wichtigsten Buchungen. Auch der Steuerberater ist von Anfang an mit im Boot, da er immer und überall auf die Unternehmensdaten zugreifen kann und ein DATEV-Export möglich ist.

2.2 Verwaltungsprozesse des Mandanten digitalisieren

Eine der Hauptaufgaben der nächsten Jahre für Kanzleien wird es sein, ihre Mandanten beim Weg in die Cloud zu unterstützen und deren Verwaltungsprozesse zu digitalisieren. Die Arbeit verlagert sich also vom Buchhaltungsprozess in der Kanzlei zum Mandanten vor Ort zur Prozessoptimierung. Das bedeutet nicht zwangsläufig, dass der Mandant seine Buchhaltung komplett macht und die Kanzlei damit überflüssig wird.

Im Gegenteil, wenn die Vorarbeiten beim Mandanten und die Verbuchung automatisiert sind, wird der Steuerberater zum Echtzeitberater, weil auf tagaktuelle Daten zugegriffen wird. Für komplexe Sachverhalte oder umsatzsteuerliche Fragen steht die Kanzlei weiter zur Verfügung, und darüber hinaus können Liquidität und Erfolg wesentlich effektiver beobachtet und gesteuert werden.

2.3 Persönliche Beratung bleibt wichtig

Der persönliche Aspekt bleibt und spielt weiter eine wichtige Rolle und bekommt sogar eine ganz neue Qualität. Denn welche Kanzlei wird aus Sicht des Mandanten wohl die wertvollere Beratung liefern: diejenige, die anruft und fehlende oder fehlerhafte Belege anmahnt oder diejenige, die darauf hinweist, dass in 3 Monaten ein Darlehen ausläuft und die Zwischenbilanz bereits bei der Bank ist, damit die Anschlussfinanzierung reibungslos über die Bühne geht.