Digitalisierung als Basis neuer Geschäftsfelder in der S ... / 1.3 Digitalen und automatisierten Datenfluss beratend begleiten

Der Daten- und Informationenaustausch zwischen Steuerberater und Unternehmen sollte strukturiert und kontrolliert stattfinden. Um das zu gewährleisten, kann man sich bildlich am Straßen- und Schienenverkehr orientieren. Damit diese Verkehrsmittel optimal funktionieren, müssen gewisse Grundvoraussetzungen geschaffen werden, wie z. B. der Bau von Autobahnen oder Gleisen sowie das Aufstellen von Regeln für die Benutzung dieser.

Genau dieses Bild können Kanzleien aufgreifen, die sich als weiteres Geschäftsfeld mit dem Thema "digitale Prozessberatung" beschäftigen. Diese Steuerberater haben in der Regel den Anspruch an die Zusammenarbeit mit ihren Mandanten und an sich selbst, die Instrumente der Digitalisierung optimal einzusetzen, um dadurch effektive Mehrzeiten zu gewinnen, welche in die Beratung investiert werden können. Für die Kanzleien beginnt der zeitliche Vorteil aber nicht mit der digitalen Vernetzung zwischen Kanzlei und Mandanten z. B. aufgrund der digitalen Finanzbuchhaltung, sondern bereits mit dem Daten- und Informationsfluss in den Unternehmen selbst. Das heißt, die Sichtweise ist umfassender und berücksichtigt auch den Datenfluss in die Betriebe hinein (Input-Daten), z. B. aufgrund der Kommunikation mit den Lieferanten oder Kunden sowie aus der Organisation heraus (Output-Daten). Darüber hinaus steht auch der unternehmensinterne Datenfluss, z. B. zwischen den einzelnen Abteilungen, im Fokus.

Der Steuerberater begleitet den Unternehmer bei der Organisation und dem Aufbau der "digitalen Autobahn". Im Rahmen dieser Beratung spielen rechtliche, steuerliche und auch organisatorische Fragestellungen eine besondere Rolle. Darüber hinaus ist auch die IT-Sicherheit, welche Einfluss z. B. auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) und das Risikomanagement nimmt, ein wichtiges Thema für die Unternehmen.

Steuerberater sind im Regelfall keine IT-Berater, aber es ist für die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen sehr wertvoll, wenn der Berater die Unternehmensabläufe und die IT-Systeme, die einen Einfluss auf die GoBD nehmen, kennt und sich aktiv bei der Einführung und der Weiterentwicklung der IT-Lösungen des Unternehmens einbringt.

Neben der Software im Finanz- und Rechnungswesen wirken sich auch IT-Systeme für z. B. Warenwirtschaft, Fakturierung, Dokumentenmanagement, Zeiterfassung, Auftragsmanagement etc. auf die GoBD aus und haben daher auch eine hohe steuerliche Relevanz für die Unternehmen.

Ein Steuerberater sollte sich auch unter Berücksichtigung der GoBD die Frage stellen, wie die vorhandenen IT-Systeme seines Mandanten in die laufenden Prozesse eingebunden sind. Welche Prozesse sind vorhanden? Welche Funktion und Kontrollen übernimmt die EDV und welche Tätigkeiten werden manuell durchgeführt? Werden die vorhandenen EDV-Anwendungen sinnvoll und praktikabel in die Unternehmensabläufe eingebunden? Gibt es neben den IT-Kontrollen auch manuelle Kontrollen, welche ggf. als Managementkontrollen zu definieren sind? Besteht also ein ausreichendes internes Kontrollsystem, welches ein Geschäftsführer in seinem Unternehmen vorhalten sollte? Bereits in den Erstellungsberichten, die der Steuerberater im Rahmen der Jahresabschlüsse sowie Gewinnermittlungen für seine Mandanten anfertigt, nimmt er Stellung hinsichtlich der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. Aber kann hierzu eine zutreffende Aussage getroffen werden, wenn der Steuerberater kein ausreichendes Verständnis zu den GoBD-relevanten vor- und nachgelagerten IT-Systemen seiner Mandanten hat?

Es ist aus dieser Sichtweise heraus also grundsätzlich unerlässlich, die betroffenen Organisationen und die dazugehörigen Unternehmensabläufe in die Betrachtung aufzunehmen, zu verstehen und zu bewerten. Ziel sollte es sein, einen praktikablen Mix aus Funktionalität, Effizienz und Sicherheit zu gewährleisten. Auch der gesetzlichen Vertreter eines Handwerksunternehmens, ein Freiberufler und ein nicht prüfungspflichtiges Unternehmen haben den Anspruch, sichere und gut funktionierende Unternehmensabläufe aufrecht zu halten. Um diesen Anspruch zu realisieren, kann der Steuerberater ein wichtiger Partner und auch Berater für den Unternehmer sein.

Darüber hinaus ergeben sich für die Betriebe auch Herausforderungen aufgrund der digitalen Datenablage sowie -archivierung. Der Gesetzgeber stellt diesbezüglich Anforderungen – z. B. aufgrund der GoBD – in welchem zeitlichen und materiellen Umfang Daten vorgehalten und reproduziert werden müssen. Daraus resultiert, dass Sicherheitskonzepte erstellt und implementiert werden müssen. Den Steuerberater in diese Lösungsfindung nicht einzubeziehen, bringt für die Unternehmen große Risiken mit sich. Die Anforderungen an den Steuerberater in Bezug auf die Abwehrberatung im Rahmen der immer häufiger stattfindenden Betriebsprüfungen durch die Finanzämter unter Einbeziehung der GoBD und den digitalen Datenanalysen steigen in der Form an, dass die Kenntnisse des Beraters zu den IT-Systemen sowie Verfahrensabläufen in den Unternehmen immer wichtig...