E-Rechnung: Pflicht und Chance zugleich

E-Rechnung: Informationsbedarf und Herausforderungen bei der Umstellung

„Das Bewusstsein für das Thema E-Rechnungspflicht ist da“, sagt Christoph Buluschek, Leiter Account-Management & E-Business bei Agenda. Allerdings sieht der Softwareanbieter in der alltäglichen Kommunikation mit seinen Kunden, dass nicht nur bei Unternehmern, sondern auch bei Kanzleien viel Informationsbedarf besteht. „Der erhoffte Digitalisierungsturbo ist in unserer Beobachtung leider noch nicht in der nötigen Geschwindigkeit angesprungen“, so Buluschek. Viele Mandanten schieben demnach das Thema auf, auch in der falschen Sicherheit, dass sie dank Übergangsfristen noch Zeit haben oder gar nicht betroffen sind.

Doch bereits zum 1. Januar 2025 wird der Empfang von E-Rechnung für Unternehmen verpflichtend. Lediglich für den Versand von E-Rechnungen gibt es Übergangslösungen. „Ab Januar 2025 wird es nur noch mit einer digitalisierten Buchführung gehen“, ist Buluschek überzeugt. Entsprechend müssten Kanzleien jetzt viel Aufklärungsarbeit leisten und die Zusammenarbeit mit ihren Mandanten auf durchgehend digitale Prozesse umstellen. Dafür braucht es einfache Lösungen, die simpel zu bedienen sind und alle Anforderungen des Gesetzgebers erfüllen.

Vorteile der E-Rechnung: Strukturierte Datensätze statt Papierberge

Im Gegensatz zu Papierrechnungen sind E-Rechnungen strukturierte Datensätze, die in einem standardisierten Format, wie ZUGFeRD oder XRechnung, ausgetauscht werden. Für Steuerkanzleien bedeutet dies, dass die verwendete Buchhaltungssoftware in der Lage sein muss, diese Formate zu verarbeiten. Eine weitere wichtige Anforderung, die die E-Rechnungs-Pflicht mit sich bringt, ist die korrekte Archivierung. „Immer noch hält sich die Falschannahme, dass ein E-Mail-Postfach oder ein Ordner auf dem PC ausreicht“, sagt Buluschek. Dabei ist auch die korrekte Archivierung kein Hexenwerk. Auch hier sollten Steuerberater mit ihren Mandanten reden. Die meisten Anbieter von Kanzleisoftware bieten passende GoBD-konforme Mandanten-Lösungen an.

Schnellere Prozesse und weniger Fehler durch Automatisierung

Digitale Rechnungen haben für alle Beteiligten einen großen Vorteil: Sie lassen sich automatisiert verarbeiten. Die Rechnungen werden direkt in die Buchhaltungssysteme übernommen, die Daten können sofort geprüft und weiterverarbeitet werden. Mit der E-Rechnung entfällt die manuelle Bearbeitung von Papierrechnungen, was die Abläufe in Steuerkanzleien deutlich beschleunigen kann. Diese Automatisierung bietet aber nicht nur eine Zeitersparnis, sondern auch eine geringere Fehleranfälligkeit, beispielsweise reduzieren sich durch die elektronische Verarbeitung manuelle Eingabefehler, die bei der Erfassung von Papierbelegen leicht entstehen können.

Branchenbeobachter sind sich daher sicher: Die Pflicht zur Empfangsmöglichkeit von E-Rechnungen bringt für Steuerkanzleien große Vorteile. Technisch werden alle Software-Lösungen in der Lage sein, reibungslos mit der E-Rechnung zu arbeiten. Man darf also davon ausgehen, dass jeder Anbieter von Software für die Rechnungsstellung auch Lösungen mit E-Rechnung anbieten wird. Die internen Abläufe werden durch die neuen Rechnungsformate jedoch nochmals beschleunigt.

Optimierung durch eigene E-Mail-Adresse für Rechnungen

Um die Prozesse zusätzlich zu optimieren, empfiehlt Kanzleiberater Martin Schwarzensteiner, den Mandanten vorzugeben, dass sie eine eigene E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen anlegen, zum Beispiel rechnung@mandant.de und diese bei den Lieferanten hinterlegen. Alle eingehenden Rechnungen landen folglich bei den Mandanten in diesem Postfach. „In dieser E-Mail-Adresse sollte eine automatische Weiterleitung zu den Portalen der Steuerberater hinterlegt werden“, empfiehlt Schwarzensteiner. Eingehende Rechnungen landen dann automatisch in der Kanzleisoftware.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Den Mandanten kann mit den Cloud-Angeboten der Steuerberater-Software eine perfekte und kostengünstige Lösung zum Archivieren der E-Rechnungen angeboten werden und sie brauchen die Rechnungen für die Steuerkanzlei nicht mehr scannen oder weiterleiten. „Intern können Mandanten entweder weiterhin ihre gewohnten Rechnungsabläufe anwenden oder die Möglichkeiten der Online-Tools nutzen, zum Beispiel für Rechnungsfreigabe und Überweisung“, erläutert Schwarzensteiner. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. So müssen Steuerberater*innen durch die automatische Weiterleitung den Belegen nicht mehr mühsam hinterherlaufen und erhalten Datensätze, die der Computer beziehungsweise die KI zu 100 Prozent erkennt. Bisher musste per OCR-Erkennung ein Scan auf die Rechnungsdaten analysiert werden und das hatte eine gewisse Fehleranfälligkeit. „Das neue Verfahren bringt eine drastische Verbesserung der Buchungsvorschläge und wird eine große Unterstützung für die Finanzbuchhalter“, ist Schwarzensteiner überzeugt.

Vorbereitung auf E-Ausgangsrechnungen

Für Ausgangsrechnungen bestehen noch großzügige Übergangslösungen. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Formate – zum Beispiel die verbreiteten Rechnungen im PDF-Format – dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers verschickt werden. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit weniger Umsatz erhalten eine Frist bis zum 31. Dezember 2027. Ab dem 1. Januar 2028 müssen dann alle Firmen im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen.

Allerdings raten Experten dazu, dass sich Steuerkanzleien bereits heute auf die E-Ausgangsrechnung einstellen. „Man muss in Erfahrung bringen, welche Software bei den eigenen Mandant*innen im Einsatz ist, oder welche geeignet ist, dass diese künftig auch E-Rechnungen verschicken können“, sagt Kanzleiberater Ulf Hausmann. Dieses Know-how muss dem Experten zufolge vor allem in der Kanzlei aufgebaut werden – auf Mitarbeiterebene. Hausmann rät dazu, in diesem Rahmen zu überdenken, für welche Mandantengruppen dieses Know-how über dort eingesetzte Software überhaupt realistisch abbildbar ist. Neben vielen Standardlösungen sind oft auch spezifische Lösungen im Einsatz, die über Schnittstellen zu bestimmter Kanzleisoftware verfügen – zum Beispiel Warenwirtschaftssysteme, ERP-Systeme oder CRM-Systeme. Darüber benötige eine Kanzlei einen guten Wissenspool, um Mandant*innen zu informieren und Empfehlungen auszusprechen – oder sie beim Ausprobieren für sie neuer Softwarelösungen zu supporten. „Auf einem übergeordneten Level, nicht als IT-Hotline“, betont Hausmann.

Herausforderungen bei der Umstellung auf digitale Prozesse

Obwohl mit der E-Rechnung für die Steuerbranche ein weiteres, digitales Kapitel aufgeschlagen wird, gibt es noch immer (viele) Mandanten, sich mit der Digitalisierung schwertun, zum Beispiel manche Handwerker oder Unternehmer der alten Schule, die ihre Papierordner in der Kanzlei vorbeibringen. Sie alle müssen auf die neue Entwicklung eingeschworen werden.

„Es ist wichtig, sich selbst, Mitarbeitern und Mandanten klarzumachen: Digitale Buchhaltung ist jetzt der Standard, Papier-Buchhaltung die auslaufende Ausnahme“, sagt Schwarzensteiner. Die effektive Bearbeitung in den Kanzleien, und somit ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, liege im gegenseitigen Interesse und werde den Wettbewerb beeinflussen. „Mandanten, die den Sonderwunsch ‚Papier‘ beibehalten möchten, verursachen einen größeren Aufwand und müssen folglich mit höheren Honoraren rechnen“, so der Berater.

Fazit: Die E-Rechnung als Digitalisierungs-Turbo

Bleibt festzuhalten: Die E-Rechnung wird bald einen großen Teil der Rechnungswesen-Belege in der Wirtschaft ausmachen. Für die Steuerkanzleien ist es spätestens jetzt an der Zeit, sich auf die digitalen Möglichkeiten in der Buchhaltung einzustellen. Bisher war der Unterschied in der Bearbeitungszeit von analogen und digitalen Buchhaltungen nicht so gravierend. Experten wie Schwarzensteiner gehen davon aus, dass künftig ein signifikanter Unterschied spürbar sein wird. Die Zusammenarbeit mit den Mandanten wird nun erzwungenermaßen digitaler. Damit ist die E-Rechnung mehr als nur der Wechsel von einer haptischen in eine strukturierte digitale Form. Sie ist ein weiterer Digitalisierungs-Turbo für die komplette Branche. Dass die Prozesse auf digitales Arbeiten eingestellt sind – sowohl in der Kanzlei als auch bei den Mandanten – wird erfolgsentscheidend.

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