Digitalisierung als Basis neuer Geschäftsfelder in der S ... / 2 Veränderungsprozess der Kanzlei

Eine Geschäftsmodellentwicklung beginnt mit strategischen Überlegungen und verlangt im Regelfall Schritte, welche als Grundvoraussetzung vorbereitet werden sollten. Geschäftsfelder, auch auf Basis der Digitalisierung, sind dann erfolgreich, wenn diese auf skalierbaren Dienstleistungen aufbauen. Dies setzt voraus, dass ein Changemanagement angestoßen und vorangetrieben wird. Der Kanzleierfolg baut auf den Säulen Mandanten, Mitarbeiter und Kanzleiorganisation auf. Eine substantielle Entwicklung genau dieser Bausteine ist daher unerlässlich.

2.1 Mandantenstamm entwickeln

Die Mandantenstammentwicklung ist eine Maßnahme, die sich aus der strategischen Ausrichtung der Kanzlei ergibt und zudem Ausgangspunkt der Generierung von Geschäftsfeldern sein kann. Viele steuerberatende Unternehmen betreuen z. B. einen "bunten Blumenstrauß" an Kunden. Diese Vielfalt birgt große Herausforderungen. Sollten sich die Kanzleien also weiterhin diesen Anforderungen stellen und kann unter Berücksichtigung der Komplexität der einzelnen Branchen und Gegebenheiten der Kunden noch qualitativ hochwertig und wirtschaftlich beraten werden? Können die Kanzleiprozesse so optimiert werden, dass die Vielzahl an individuellen Eigenschaften der Mandanten automatisiert abgebildet werden können? Zusammenfassend stellt sich folglich die Frage, mit welchen Kunden die Kanzlei zukünftig zusammenarbeiten möchte.

Wie bei den meisten erfolgreichen Unternehmen wirken sich Umsätze substantiell auf wichtige Kennzahlen der Kanzleien aus. Mit der Geschäftsmodellentwicklung im Zeitalter der Digitalisierung wird auch das Ziel verfolgt, neue Dienstleistungen zu verkaufen und Umsätze zu generieren. Die Kanzleien stehen demnach vor der Herausforderung, den Mehrwert/Nutzen für den Mandanten zu erkennen und mit dem richtigen Angebot eine vertriebsrelevante Nachfrage auszulösen. Eine erfolgreiche Strategie, um dieses Ziel zu erreichen, ist die Konzentration auf die Mandanten, für die der Nutzen am größten ist. Aber wie erreiche ich diese Mandanten oder sind sie gegebenenfalls bereits Mandant der Kanzlei?

Die Praxis zeigt, dass die Geschäftsfeldentwicklung dann sehr erfolgreich sein kann, wenn in die Entwicklungsphase der Geschäftsfelder die Bestandsmandanten eingebunden werden. Es ist diesbezüglich aber sehr wichtig, genau hinzuschauen, ob der "Proband" auch die Voraussetzungen eines Mustermandanten erfüllt. Darüber hinaus stellt sich die Frage, welche Anforderungen dieses A-Mandat hat. In diesem Kontext steht eine strategische Entscheidung der Kanzleileitung an, zu definieren, für welche Kunden die Kanzlei künftig arbeiten möchte und welche Voraussetzungen und Eigenschaften ein Mustermandant erfüllen sollte.

Aufbauend auf dieser Definition empfiehlt es sich, den Mandantenstamm weiterzuentwickeln. Dieser Vorgang kann mit einer ABC-Analyse der bestehenden Kunden starten und setzt sich über eine strategische Entscheidung in der Form fort, dass zu überlegen ist, wie die Kanzlei die zukünftige Zusammenarbeit mit den A-, B- und C-Mandaten gestalten möchte. Erfolgreiche Kanzleien treffen an diesem Punkt die strategische Entscheidung, einen Maßnahmenplan bezüglich der Zusammenarbeit mit jedem Mandanten festzulegen. In vielen Fällen wird an dieser Stelle des Prozesses auch entschieden, die Zusammenarbeit mit den C-Mandaten, die aus verschiedensten Gründen eine erfolgreiche Zusammenarbeit nicht unterstützen, strukturiert zu beenden.

Die Entwicklung des Mandantenstammes setzt neben der Definition der notwendigen Voraussetzungen einer erfolgreichen Zusammenarbeit voraus, dass den Kunden auch die zukünftige Ausrichtung der Kanzlei transparent vorgestellt wird. Die Praxis zeigt, dass die Authentizität eine sehr hohe Aussagekraft über das Beratungsunternehmen wiedergibt. Es ist für den Kunden z. B. selbstverständlich, dass ein Steuerberater, der die automatisierte Zusammenarbeit und auch die Beratung in der digitalen Transformation intensiver betreiben möchte, dem gesamten Kanzleiumfeld sichtbar aufzeigt, dass die Digitalisierung durch die Kanzlei verinnerlicht und in der Eigenorganisation sowie der Außendarstellung täglich gelebt wird.

Diese veränderte Außendarstellung wirkt sich in der Regel sehr vorteilhaft auf die Neumandatsgewinnung aus, wenn diese den erhöhten Nutzen aus der Zusammenarbeit transparent darstellt. Potentielle Neukunden suchen nach Herausstellungsmerkmalen, welche die Kanzlei vom Wettbewerb positiv abgrenzt und durch eine gemeinsame Zieldefinition eine größtmögliche Schnittmenge von Angebot und Nachfrage realisiert werden kann.

2.2 Kanzleimitarbeiter entwickeln

Die Steuerberaterbranche ist hinsichtlich des Fachkräftemangels sehr angespannt. Die Kanzleien sind dem "WAR OF TALENTS" ausgesetzt und stehen vor der großen Herausforderung, den hohen Nachfragebedarf an Mitarbeitern zu befriedigen. An dieser Stelle kann man sich die Frage stellen, ob eine digitalaffine Kanzlei überhaupt noch viele Mitarbeiter nachfragen muss, wenn doch viele Prozesse elektronisch und automatisiert ablaufen.

Die Praxis zeigt, dass auch digital gut aufgestell...